Guide de la demande de devis emballage : ce qu'il faut y inclure

Quelles informations un fabricant d'emballages doit-il connaître pour établir un devis ?

Un fabricant doit savoir de quel article il s'agit, dans quelle matière il est réalisé, comment il est imprimé et fini, en quelle quantité et à quel rythme vous en avez besoin, comment il doit être conditionné et livré, et quels documents doivent l'accompagner. Chaque information manquante oblige le fournisseur à faire une hypothèse, et c'est là que les devis divergent.

Les champs se répartissent en huit groupes :

Format et construction du produit

Nommez l'article et sa construction avec les termes du fabricant, et indiquez son usage. « Sac SOS à poignées plates en papier pour un menu deux burgers et boisson » en dit beaucoup plus à un fabricant de sacs que « sac à emporter », car cette description implique le fond, la charge et l'exposition aux graisses.

Précisez :

• Type et style d'article : par exemple sac SOS (sac à fond carré), sachet plat, sachet à soufflets latéraux, boîte burger à charnière, boîte à pizza à rabats de verrouillage, gobelet carton simple paroi pour boissons chaudes, boîte d'expédition e-commerce, doypack.
• Fermeture et caractéristiques : poignées (torsadées, plates, découpées), languettes d'inviolabilité, évents, fenêtres, bandes d'arrachage, zips, couvercles.
• Conditions d'usage : type d'aliment (sec, humide, gras, chaud), température, durée de contact avec l'emballage, livraison ou vente au comptoir, utilisation au micro-ondes ou au four le cas échéant. Ces éléments déterminent le choix de la barrière et les conditions d'emploi indiquées dans la déclaration de conformité (DoC).
• Mode de remplissage : manuel, semi-automatique ou sur machine automatique. Les lignes automatiques exigent des tolérances plus serrées et parfois un essai machine.

Si vous remplacez un article existant, envoyez deux ou trois échantillons physiques accompagnés d'une photo de l'article en situation d'usage. Un échantillon lève une ambiguïté qu'aucune description écrite ne peut lever.

Dimensions et tolérances

Indiquez les dimensions en millimètres (et en pouces si vos équipes les utilisent), précisez s'il s'agit de cotes internes, externes ou à plat (déployées), et donnez la tolérance que vous pouvez accepter. Un écart de 3 mm compte rarement sur un sac papier, mais il peut empêcher un couvercle de se fermer sur un gobelet ou un étui de passer sur une machine de remplissage.

Conventions par produit :

• Sacs : largeur × soufflet × hauteur, la hauteur étant mesurée jusqu'au bord supérieur, poignées exclues. Précisez la hauteur de poignée si elle compte.
• Boîtes et étuis : longueur × largeur × profondeur, normalement en cotes internes, car c'est à ces cotes que doit s'adapter votre produit alimentaire ou autre.
• Gobelets et contenants ronds : volume nominal, diamètre supérieur, diamètre du fond et hauteur ; le diamètre du bord doit correspondre au couvercle.
• Papiers d'emballage et feuilles : format de coupe (par exemple 300 × 300 mm), ou largeur de bobine, diamètre du mandrin et diamètre de bobine pour les rouleaux.
• Doypacks : largeur × hauteur × soufflet de fond, avec la largeur des soudures si elle est imposée.

Si vous ne savez pas quelle tolérance retenir, demandez au fabricant ses tolérances standard sur l'article concerné et jugez si elles conviennent à votre usage. Des repères de dimensions propres à chaque produit figurent dans nos articles sur les tailles de sacs papier, les tailles de boîtes burger, les tailles de boîtes à pizza et les tailles de gobelets carton.

Matière, grammage et barrière

Indiquez le support, son grammage et sa barrière, ou décrivez la performance attendue et demandez au fabricant de proposer une matière. Sur les grandes séries d'emballages papier et carton, la matière représente généralement la plus grande part du coût unitaire : une description approximative est donc la première cause d'écarts entre les devis.

• Support : papier kraft brun, kraft blanc (blanchi), kraft recyclé, papier MG (frictionné), papier ingraissable, carton FBB (GC1/GC2), carton SBS (GZ), carton GD (dos gris), carton ondulé avec type de cannelure (E, B, micro-cannelure), carton pour gobelets, film PEBD (LDPE) ou PEHD (HDPE), structure du complexe pour les doypacks.
• Poids : grammage en g/m² pour le papier et le carton, ou épaisseur en microns (µm) pour les films (le mil étant l'unité employée aux États-Unis). Pour le carton, l'épaisseur en microns peut être plus parlante que le grammage.
• Fibres : fibres vierges, fibres recyclées ou teneur minimale en fibres recyclées, et nécessité ou non d'une matière certifiée chaîne de contrôle (par exemple FSC ou PEFC) pour étayer une allégation.
• Barrière : résistance aux graisses (souvent exprimée par un indice KIT pour les papiers), résistance à l'humidité, enduction PE, couchage barrière en dispersion aqueuse, enduction PLA, cire, ou barrière fonctionnelle contre la migration d'huiles minérales issues des fibres recyclées. Indiquez les exclusions éventuelles, par exemple « sans PFAS ajoutés intentionnellement » ou « sans enduction PE ».

Si vous hésitez sur la qualité adaptée à votre usage, notre guide des qualités de papier d'emballage présente le kraft, le MG, le papier ingraissable, le carton pour gobelets et les papiers de couverture (liners), et notre article sur les couchages barrière pour emballages papier compare les options de couchage. Pour la question des graisses en particulier, consultez notre article sur les emballages alimentaires sans PFAS.

Procédé d'impression, couleurs et taux de couverture

Indiquez au fournisseur le nombre de couleurs, les références Pantone exactes, la part de surface imprimée et les faces concernées. Le taux de couverture est le champ que les acheteurs oublient le plus souvent ; or un petit logo et un aplat intégral sur le même article peuvent différer nettement en coût d'encre, en séchage et en cadence machine.

• Procédé d'impression : n'imposez une préférence que si vous avez une raison (par exemple l'offset pour des images photographiques sur un étui, la flexo pour des sacs kraft, l'impression numérique pour un essai en petite série). Sinon, laissez le fabricant proposer. Notre comparatif des procédés d'impression pour emballages en détaille les arbitrages.
• Nombre de couleurs par face : par exemple « 2/0 » (deux couleurs au recto, rien au verso) ou « 4/1 ».
• Références couleur : numéros Pantone (précisez le nuancier couché ou non couché) ou CMJN. Notez qu'un même Pantone ne rend pas de la même façon sur kraft brun et sur carton blanc ; voir Pantone ou CMJN en emballage.
• Taux de couverture : pourcentage approximatif de la surface imprimée, ou description telle que « logo seul, environ 10 % » ou « aplat intégral avec logo en réserve ».
• Position de l'impression : un panneau, tous les panneaux, impression intérieure, motif répété en plein, ou impression sur les soufflets et le fond.
• Validation des couleurs : indiquez si vous fournirez une référence couleur physique, si vous acceptez une cible mesurée (Delta E) ou si vous exigez un BAT sur machine.

Finitions et caractéristiques particulières

Listez chaque finition, car chacune peut ajouter une opération, un calage et parfois un sous-traitant distinct. Les exemples courants sont le vernis acrylique ou UV, le pelliculage mat ou brillant, le vernis sélectif UV, la dorure à chaud, le gaufrage ou le débossage, les films de fenêtre, les poignées, l'impression intérieure, les perforations et les bandes d'arrachage. Si une finition est optionnelle, demandez qu'elle soit chiffrée sur une ligne séparée pour mesurer son effet sur le prix. Pour les étuis, notre article sur les finitions d'étuis carton explique comment chacune est appliquée.

Quantités, versions et livraisons échelonnées

Donnez la quantité par commande, votre volume annuel estimé, la façon dont les livraisons doivent être réparties et le nombre de visuels ou de formats compris dans la commande. Le volume annuel et le rythme de livraison permettent au fabricant de chiffrer de façon plus réaliste qu'avec une quantité unique.

• Quantité par commande : demandez des paliers de prix à deux ou trois quantités (par exemple la quantité prévue, la moitié et le double) pour voir comment les frais de calage se répartissent.
• Volume annuel et prévisions : ils indiquent au fournisseur si la matière peut être achetée à de meilleures conditions et si les clichés et les outils seront réutilisés.
• Livraisons échelonnées : la quantité totale part-elle en une fois, ou est-elle produite en une seule série puis libérée par tranches ? Précisez qui conserve le stock et pendant combien de temps.
• Versions : nombre de visuels, de formats ou de variantes linguistiques, et lesquels partagent les mêmes couleurs d'impression. Plusieurs formats partageant un même jeu de couleurs peuvent souvent partager les clichés ou passer à la suite sur la machine. Notre guide du minimum de commande en emballage explique l'incidence sur les minimums.
• Écarts de quantité : indiquez l'écart de quantité (en plus ou en moins) que vous acceptez. Les emballages imprimés sont généralement produits avec une certaine variation de quantité, qui doit être convenue à l'avance.

Conditionnement et palettisation

Précisez comment les marchandises doivent être comptées, conditionnées et palettisées, car le conditionnement influe à la fois sur le prix et sur la manutention sur vos sites. Un café sans chariot élévateur a besoin de petits cartons manipulables à la main ; un centre de distribution veut des palettes complètes, stables et étiquetées.

• Conditionnement intérieur : pièces par paquet, par manchon ou par sachet plastique, et obligation ou non de compter exactement chaque paquet.
• Cartons de suremballage : pièces par carton, poids maximal du carton, étiquetage (code article, désignation, quantité, lot, code-barres).
• Palette : type (palette Europe 1 200 × 800 mm, palette UK 1 200 × 1 000 mm, palette US 48 × 40 pouces), hauteur maximale palette comprise, poids maximal, film étirable, cornières, traitement thermique NIMP 15 (ISPM 15) pour le bois.
• Chargement en conteneur ou en camion : camion ou conteneur complet, et acceptation ou non de cartons chargés à même le plancher pour augmenter le volume chargé.

Incoterms, destination et livraison

Indiquez la règle Incoterms 2020 sur laquelle vous souhaitez être chiffré et le lieu désigné, ainsi que l'adresse de livraison complète et les éventuelles contraintes de réception. « FCA Istanbul » et « DAP entrepôt de Hambourg » correspondent à des prix différents pour les mêmes marchandises, et un devis sans lieu désigné est incomplet.

• Incoterm et lieu désigné : par exemple EXW ou FCA (usine), FOB ou CIF (port désigné, transport maritime uniquement), CPT ou CIP (destination désignée), DAP ou DDP (adresse de livraison désignée). Sous DDP, le vendeur prend en charge les droits et taxes d'importation dans votre pays, ce que tous les exportateurs ne proposent pas.
• Pays et adresse de destination : ils influent sur le mode de transport, les documents d'export et les exigences propres au marché.
• Contraintes de réception : créneaux horaires de livraison, hayon élévateur, gabarit maximal du véhicule, prise de rendez-vous.
• Date de livraison souhaitée et acceptation ou non de livraisons partielles. Pour des délais réalistes par étape et par mode de transport, consultez notre guide des délais de fabrication et de livraison des emballages.

Lorsque vous achetez hors de votre territoire douanier, indiquez aussi qui intervient comme importateur déclaré en douane. Pour des marchandises en provenance de Turquie, des documents tels que le certificat de circulation A.TR pour l'UE, ou une déclaration d'origine au titre de l'accord commercial entre le Royaume-Uni et la Turquie, doivent être demandés dès la demande de devis ; notre guide pour s'approvisionner en emballages en Turquie les présente.

Documents de conformité et allégations

Listez dans la demande de devis elle-même tous les documents que vous exigerez et toutes les allégations ou marques que vous comptez imprimer. La documentation peut influer sur le choix de la matière ainsi que sur la durée et le coût des tests ; la réclamer après la commande provoque donc des retards.

Demandes habituelles :

• Déclaration de conformité contact alimentaire (UE/Royaume-Uni) et, pour les États-Unis, une attestation faisant référence aux dispositions applicables de la FDA. Voir conformité des emballages au contact des denrées alimentaires.
• Rapports de tests de migration ou de recherche de fluor émis par un laboratoire accrédité.
• Spécifications matière et fiches techniques.
• Justificatifs des allégations imprimées : teneur en matière recyclée, fibres certifiées, recyclabilité, compostabilité. Les allégations environnementales génériques sont restreintes dans l'UE depuis le 27 septembre 2026 au titre de la directive (UE) 2024/825 ; voir allégations recyclable ou compostable.
• Marquages obligatoires : par exemple la mention « PRODUIT CONTENANT DU PLASTIQUE » sur les gobelets en carton à enduction PE vendus dans l'UE, au titre du règlement d'exécution (UE) 2020/2151.
• Données d'emballage pour la déclaration REP, comme le poids par unité et par matière. Depuis le 12 août 2026, le règlement européen relatif aux emballages et aux déchets d'emballages (PPWR), règlement (UE) 2025/40, s'applique de manière générale ; consultez notre guide du PPWR pour les rôles concernés.

État des fichiers d'impression

Indiquez si vos fichiers d'impression sont définitifs, en cours ou pas encore commencés, et dans quel format vous les fournirez. Un fabricant peut chiffrer sans fichiers définitifs, mais il doit connaître les couleurs et le taux de couverture, et savoir si vous avez besoin du tracé de découpe, d'un accompagnement graphique ou d'un travail de prépresse.

Précisez :

• si vous avez d'abord besoin du tracé de découpe du fabricant (gabarit) ;
• le format de fichier que vous fournirez (généralement PDF vectoriel ou AI, polices vectorisées et images en résolution suffisante) ;
• l'étape d'épreuve requise : BAT en PDF, épreuve papier, échantillon imprimé ou BAT sur machine.

Notre guide de préparation des fichiers d'impression détaille les fichiers, le fond perdu, les tracés de découpe et les épreuves.

Modèle de demande de devis emballage prêt à copier

Copiez le bloc ci-dessous dans un e-mail ou un document, remplissez un bloc par article et envoyez la même version à chaque fournisseur que vous consultez. Laissez un champ sur « merci de conseiller » plutôt que de le supprimer : le fournisseur comprendra que vous attendez une proposition.

DEMANDE DE DEVIS EMBALLAGE / CAHIER DES CHARGES

Société :

Nom du contact, e-mail, téléphone :

Référence et date de la demande de devis :

Devis souhaité avant le :

1. PRODUIT

Type et style d'article :

Usage prévu (type d'aliment, chaud/froid, gras/humide, livraison ou comptoir) :

Mode de remplissage (manuel / machine automatique, modèle de machine le cas échéant) :

Remplacement d'un article existant ? (oui/non ; échantillons envoyés ?) :

2. DIMENSIONS

Dimensions (mm ; préciser internes / externes / à plat) :

Soufflet / profondeur / volume :

Tolérance acceptable :

Doit s'adapter à (produit alimentaire, couvercle, autre emballage) :

3. MATIÈRE ET BARRIÈRE

Support :

Grammage (g/m²) / épaisseur / épaisseur du film :

Fibres (vierges / recyclées / min. % recyclé ; fibres certifiées exigées ?) :

Barrière (graisses / humidité / autre ; indice KIT si connu) :

Exclusions (par ex. sans PFAS ajoutés intentionnellement, sans enduction PE) :

4. IMPRESSION

Procédé d'impression souhaité (ou « merci de conseiller ») :

Couleurs extérieur / intérieur (par ex. 2/0) :

Références Pantone (couché / non couché) ou CMJN :

Taux de couverture approximatif (% ou description) :

Position de l'impression (panneaux, en plein, soufflets, fond, intérieur) :

Mode de validation des couleurs (épreuve / référence physique / BAT sur machine) :

5. FINITIONS ET CARACTÉRISTIQUES

Vernis / pelliculage / dorure / gaufrage / fenêtre / poignées / autre :

Finitions optionnelles à chiffrer séparément :

6. QUANTITÉS

Quantité par commande (et quantités des paliers de prix) :

Volume annuel estimé :

Rythme de livraison (livraison unique / livraisons échelonnées / stock conservé par le fournisseur) :

Nombre de visuels, de formats ou de versions (et couleurs communes) :

Écarts de quantité acceptables (en plus / en moins) :

7. CONDITIONNEMENT ET LIVRAISON

Pièces par paquet / par carton :

Poids maximal du carton ; exigences d'étiquetage des cartons :

Type de palette, hauteur max., poids max. ; NIMP 15 exigée ? :

Règle Incoterms 2020 et lieu désigné :

Adresse de livraison et contraintes de réception :

Date de livraison souhaitée ; livraisons partielles acceptées ? :

Importateur déclaré :

8. CONFORMITÉ ET FICHIERS D'IMPRESSION

Documents exigés (DoC, rapports de tests, attestation FDA US, données PFAS, certificats) :

Allégations ou marques à imprimer (et justificatifs disponibles) :

Données REP exigées (poids par unité et par matière) :

État des fichiers d'impression (définitifs / en cours / non commencés ; format de fichier) :

Tracé de découpe à fournir par le fournisseur ? :

9. CONDITIONS COMMERCIALES

Devise :

Délai de paiement souhaité :

Validité du devis exigée :

Merci de chiffrer l'outillage (clichés, cylindres, outils de découpe) sur des lignes séparées : oui

Quels sont les oublis les plus fréquents dans une demande de devis ?

Les oublis qui entraînent le plus souvent un nouveau devis ou un litige sont le taux de couverture, les tolérances, l'Incoterm avec lieu désigné, le volume annuel, les exigences de conditionnement et les documents nécessaires. Chacun est simple à ajouter au stade de la demande de devis et coûteux à corriger après la commande.

Une fois les devis reçus, notre guide des facteurs de coût et de la comparaison de devis d'emballage vous aide à les ramener sur une base comparable. Pour départager les fournisseurs ayant répondu, consultez notre guide pour choisir un fabricant d'emballages personnalisés.

Points de cahier des charges propres à chaque produit

Chaque page produit liste les champs les plus importants pour l'article concerné ; utilisez-les avec le modèle ci-dessus.

Vocabulaire pour les demandes de devis multilingues

Si des collègues d'autres marchés participent à la préparation de la demande de devis, quelques équivalents peuvent aider. En allemand, une demande de devis se dit « Anfrage » et le devis « Angebot », le grammage « Grammatur », la validation d'impression « Druckfreigabe » et les frais de clichés « Klischeekosten ». En néerlandais, une demande de devis est une « offerteaanvraag », le tirage s'appelle « oplage » et le délai de fabrication « levertijd ». Les acheteurs américains disent souvent « spec sheet » pour le cahier des charges et « bid » pour le devis.

Prochaine étape : envoyer une demande de devis complète

Remplissez le modèle pour chaque article, joignez échantillons ou photos et tout projet de visuel, puis envoyez le tout à votre présélection de fournisseurs. 9 Packaging, fabricant et exportateur d'emballages personnalisés imprimés basé à Istanbul, travaille pour une clientèle professionnelle, notamment des chaînes de restauration. Nous chiffrons à partir de cahiers des charges complets et confirmons les derniers détails lors de la revue technique. Envoyer votre demande de devis à notre équipe.

Pour aller plus loin

• Glossaire de l'emballage : termes de papier, carton, impression et conformité
• Tous les guides sur l'emballage et ressources pour les acheteurs
• Déclaration de conformité PPWR : contenu obligatoire et signataire
• Comment sont fabriqués les emballages personnalisés imprimés : guide du processus de production

Pour transmettre ces champs sous forme structurée, téléchargez le modèle de demande de devis emballage (tableur, sans inscription).