Ambalaj Teklif Talebi (RFQ) Rehberi: Teklif İsteğinde Neler Yer Almalı?

Ambalaj üreticisi teklif vermek için hangi bilgilere ihtiyaç duyar?

Üretici, ürünün ne olduğunu, neyden yapıldığını, nasıl basılıp hangi işlemlerden geçeceğini, kaç adet ve ne sıklıkla gerektiğini, nasıl paketlenip teslim edileceğini ve hangi belgelerin eşlik etmesi gerektiğini bilmelidir. Bunlardan herhangi biri eksikse tedarikçi varsayım yapmak zorunda kalır, tekliflerin birbirinden ayrıştığı yer de bu varsayımlardır.

Alanlar sekiz grupta toplanır:

Ürün formatı ve yapısı

Ürünü ve yapısını üreticinin kullandığı terimlerle adlandırın ve ne için kullanıldığını yazın. “İki hamburger menüsü ve içecek için yassı saplı SOS kağıt torba”, “paket servis çantası” ifadesinden çok daha fazlasını anlatır; çünkü taban ölçüsünü, taşınacak yükü ve ne kadar yağla temas edeceğini de anlatır.

Şunları ekleyin:

• Ürün tipi ve modeli: örneğin SOS kağıt torba (köşeli dipli, kendiliğinden açılan), düz kağıt torba, körüklü torba, hamburger kutusu, kilitli kapaklı pizza kutusu, tek katlı sıcak içecek bardağı, e-ticaret kutusu, doypack.
• Kapama ve özellikler: saplar (burgu, yassı, kesik), açıldığı belli olan bantlar, havalandırma delikleri, pencereler, yırtma şeritleri, fermuarlar, kapaklar.
• Kullanım koşulları: yiyecek türü (kuru, nemli, yağlı, sıcak), sıcaklık, ambalajda kalma süresi, paket servis veya tezgâh kullanımı, varsa mikrodalga ya da fırın kullanımı. Bunlar bariyer seçimini ve uygunluk beyanında belirtilen koşulları belirler.
• Dolum yöntemi: elle, yarı otomatik veya otomatik makinede. Otomatik hatlar daha dar toleranslar ve bazen makine denemesi gerektirir.

Mevcut bir ürünün yerine geçecek bir ürün istiyorsanız iki üç fiziksel numuneyi, ürünün kullanım halini gösteren bir fotoğrafla birlikte gönderin. Numune, hiçbir yazılı tarifin gideremeyeceği belirsizliği ortadan kaldırır.

Ölçüler ve toleranslar

Ölçüleri milimetre cinsinden (ekibiniz inç kullanıyorsa inç olarak da) yazın, bunların iç, dış ya da açık (katlanmamış) ölçü olduğunu belirtin ve kabul edebileceğiniz toleransı bildirin. 3 mm fark alışveriş çantasında nadiren önem taşır, ancak bir bardakta kapağın kapanmasını ya da bir kartonun dolum makinesinde çalışmasını engelleyebilir.

Ürüne göre kurallar:

• Torbalar: en x körük x yükseklik; yükseklik, saplar hariç üst kenara kadar ölçülür. Önemliyse sap yüksekliğini de belirtin.
• Kutular ve kartonlar: boy x en x derinlik; normalde iç ölçüler verilir, çünkü yiyeceğinizin veya ürününüzün sığması gereken boşluk budur.
• Bardaklar ve yuvarlak kaplar: nominal hacim ile üst çap, taban çapı ve yükseklik; ağız çapı kapakla uyumlu olmalıdır.
• Sargılar ve tabakalar: kesim ölçüsü (örneğin 300 x 300 mm) veya rulolar için bobin eni, kor çapı ve bobin çapı.
• Doypack ve diğer esnek poşetler: en x yükseklik x alt körük; belirtilmişse kaynak (seal) genişlikleri.

Hangi toleransı belirteceğinizi bilmiyorsanız üreticiden ilgili ürün için standart toleranslarını isteyin ve kullanımınıza uygun olup olmadığına karar verin. Ürüne özel ölçü rehberlerine kağıt çanta ölçüleri, hamburger kutusu ölçüleri, pizza kutusu ölçüleri ve karton bardak ölçüleri yazılarımızdan ulaşabilirsiniz.

Malzeme, gramaj ve bariyer

Ana malzemeyi, gramajını veya kalınlığını ve bariyerini belirtin; ya da ihtiyaç duyduğunuz performansı tarif edip üreticiden malzeme önermesini isteyin. Uzun üretimlerde kağıt ve karton ambalajın birim maliyetinin en büyük payı genellikle malzemeye aittir; bu yüzden muğlak bir malzeme tarifi, teklifler arasındaki en büyük farkı yaratır.

• Ana malzeme: kahverengi kraft, beyaz (ağartılmış) kraft, geri dönüştürülmüş kraft, MG (tek yüzü parlatılmış) kağıt, yağ geçirmez kağıt, FBB karton, SBS karton, dubleks karton, dalga tipiyle birlikte oluklu mukavva (E, B, mikro oluk), bardak kartonu, LDPE veya HDPE film, doypack için lamine yapı.
• Gramaj veya kalınlık: kağıt ve karton için g/m² cinsinden gramaj, film için mikron cinsinden kalınlık (ABD'de mil kullanılır). Karton için mikron cinsinden kalınlık, gramajdan daha yararlı olabilir.
• Elyaf: birinci hamur, geri dönüştürülmüş elyaf veya asgari geri dönüştürülmüş içerik oranı; ayrıca bir beyanı desteklemek için kontrol zinciri sertifikalı malzeme gerekip gerekmediği (örneğin FSC veya PEFC).
• Bariyer: yağ geçirmezlik (kağıtlarda çoğunlukla KIT değeriyle ifade edilir), nem direnci, PE kaplama, su bazlı dispersiyon kaplama, PLA kaplama, mum kaplama veya geri dönüştürülmüş elyaftan mineral yağ migrasyonuna karşı fonksiyonel bariyer. “Kasıtlı olarak eklenmiş PFAS içermesin” veya “PE kaplama olmasın” gibi kısıtlamaları mutlaka yazın.

Hangi kalitenin kullanımınıza uygun olduğundan emin değilseniz ambalaj kağıdı kaliteleri rehberimiz kraft, MG, yağ geçirmez kağıt, bardak kartonu ve liner kağıtları açıklar; kağıt ambalaj için bariyer kaplamalar yazısı kaplama seçeneklerini karşılaştırır. Yağ konusu özelinde PFAS içermeyen gıda ambalajı yazısına bakın.

Baskı yöntemi, renkler ve kapsama oranı

Tedarikçiye kaç renk gerektiğini, tam olarak hangi Pantone referanslarının kullanılacağını, yüzeyin ne kadarının basılacağını ve hangi yüzlerin basılacağını bildirin. Kapsama oranı, alıcıların en sık atladığı alandır; oysa aynı üründe küçük bir logo ile tam yüzey zemin rengi, mürekkep maliyeti, kuruma ve baskı hızı açısından belirgin biçimde farklı olabilir.

• Baskı yöntemi: yalnızca bir gerekçeniz varsa tercih belirtin (örneğin kartonda fotoğraf kalitesi için ofset, kraft torbalar için flekso, kısa bir deneme üretimi için dijital). Aksi halde üreticinin önermesine bırakın. Ambalaj baskı yöntemleri karşılaştırmamız avantaj ve dezavantajları açıklar.
• Yüz başına renk sayısı, örneğin “2/0” (bir yüzde iki renk, arka yüzde baskı yok) veya “4/1”.
• Renk referansları: Pantone numaraları (kaplamalı veya kaplamasız katalog belirtin) ya da CMYK. Aynı Pantone renginin kahverengi kraftta beyaz kartondan farklı göründüğüne dikkat edin; bkz. ambalajda Pantone ve CMYK.
• Kapsama oranı: basılan alanın yaklaşık yüzdesi ya da “yalnızca logo, yaklaşık %10” veya “tam yüzey zemin rengi ve negatif logo” gibi bir tarif.
• Baskı konumu: tek panel, tüm paneller, iç baskı, yüzeyin tamamında tekrar eden desen veya körüklerde ve tabanda baskı.
• Renk standardı: fiziksel bir renk referansı verip vermeyeceğiniz, ölçülmüş bir hedef değeri (Delta E) kabul edip etmeyeceğiniz veya makine başı onay isteyip istemeyeceğiniz.

Yüzey işlemleri ve özel özellikler

Her yüzey işlemini yazın; çünkü her biri ek bir işlem, ek bir makine hazırlığı ve bazen ayrı bir tedarikçi anlamına gelebilir. Yaygın örnekler: su bazlı veya UV lak, mat ya da parlak selefon, lokal lak, sıcak yaldız, kabartma veya gömme baskı, pencere filmi, saplar, iç baskı, perforasyon ve yırtma şeritleri. Bir işlem isteğe bağlıysa fiyata etkisini görebilmek için ayrı kalem olarak fiyatlandırılmasını isteyin. Kutularda her işlemin nasıl uygulandığı katlanır karton kutu yüzey işlemleri yazımızda anlatılır.

Adetler, varyantlar ve çağrılı sevkiyat

Sipariş başına adedi, tahmini yıllık hacminizi, teslimatların nasıl bölüneceğini ve aynı siparişte kaç tasarım ya da ebadın yer aldığını bildirin. Yıllık hacmi ve teslimat düzenini bilen üretici, tek bir adede göre hesaplanmış bir tekliften çok daha gerçekçi bir fiyat verir.

• Sipariş adedi: hazırlık maliyetinin nasıl dağıldığını görmek için iki üç adet kademesinde fiyat isteyin (örneğin beklediğiniz sipariş, yarısı ve iki katı).
• Yıllık hacim ve tahmin: malzemenin daha iyi koşullarla alınıp alınamayacağını ve klişe ile takımların tekrar kullanılıp kullanılmayacağını tedarikçiye gösterir.
• Çağrılı sevkiyat veya planlı teslimatlar: toplam adedin tek seferde mi sevk edileceği, yoksa tek üretimde yapılıp partiler halinde mi teslim edileceği. Stoku kimin ve ne kadar süre tutacağını da yazın.
• Varyantlar: tasarım, ebat veya dil varyantı sayısı ve hangilerinin aynı baskı renklerini paylaştığı. Aynı renk setini paylaşan birkaç ebat çoğu zaman klişeleri paylaşabilir veya peş peşe basılabilir. Ambalajda minimum sipariş miktarı (MOQ) rehberimiz bunun minimum adetleri nasıl etkilediğini açıklar.
• Fazla ve eksik üretim: kabul edebileceğiniz adet toleransını belirtin. Baskılı ambalaj genellikle belirli bir adet sapmasıyla üretilir; bu önceden kararlaştırılmalıdır.

Paketleme ve paletleme

Ürünlerin nasıl sayılıp paketleneceğini ve paletleneceğini belirtin; çünkü paketleme hem fiyatı hem de ürünlerin sizin tesislerinizde nasıl elleçleneceğini etkiler. Forklifti olmayan bir kafe elle kaldırabileceği küçük koliler ister; dağıtım merkezi ise tam, dengeli ve etiketli paletler bekler.

• İç paketleme: demet, kılıf veya poşet başına adet; demetlerin tam sayımla hazırlanıp hazırlanmayacağı.
• Dış koli: koli başına adet, azami koli ağırlığı, koli etiketi (ürün kodu, tanım, adet, parti, barkod).
• Palet: tip (Euro palet 1.200 x 800 mm, Birleşik Krallık 1.200 x 1.000 mm, ABD 48 x 40 inç), palet dahil azami yükseklik, azami ağırlık, streç film, köşe koruyucu, ahşap için ISPM 15 ısıl işlem.
• Konteyner veya kamyon yükleme: tam kamyon ya da konteyner isteyip istemediğiniz ve yük hacmini artırmak için kolilerin paletsiz, zemine dizilerek yüklenmesinin kabul edilebilir olup olmadığı.

Incoterms, varış yeri ve teslimat

Teklif verilmesini istediğiniz Incoterms 2020 kuralını ve belirtilen yeri, ayrıca tam teslimat adresini ve varsa teslim alma kısıtlarını yazın. “FCA İstanbul” ile “DAP Hamburg deposu” aynı ürün için farklı fiyatlardır; belirtilen yeri olmayan bir teklif eksiktir.

• Incoterms ve belirtilen yer: örneğin EXW veya FCA (fabrika), FOB veya CIF (belirtilen liman, yalnızca deniz yolu), CPT veya CIP (belirtilen varış yeri), DAP veya DDP (belirtilen teslim adresi). DDP'de satıcı sizin ülkenizdeki ithalat vergi ve harçlarını üstlenir; her ihracatçı bunu sunmaz.
• Varış ülkesi ve adresi: taşıma türünü, ihracat belgelerini ve pazara özgü gereklilikleri etkiler.
• Teslim alma kısıtları: teslimat saat aralıkları, araçta hidrolik kapak (lift) ihtiyacı, azami araç boyutu, randevu zorunluluğu.
• İstenen teslim tarihi ve kısmi teslimatların kabul edilip edilmediği. Aşamalara ve taşıma türüne göre gerçekçi süreler için ambalaj termin süreleri rehberimize bakın.

Gümrük bölgeniz dışından alım yaparken ithalatçı olarak kimin görüneceğini de (importer of record) belirtin. Türkiye'den gelen mallar için AB'ye yönelik A.TR dolaşım belgesi veya Birleşik Krallık-Türkiye ticaret anlaşması kapsamında menşe beyanı gibi belgeler teklif talebi aşamasında istenmelidir; bunları Türkiye'den ambalaj tedariki rehberimiz açıklar.

Uygunluk belgeleri ve beyanlar

İhtiyaç duyacağınız her belgeyi ve basmayı düşündüğünüz her beyan ya da işareti teklif talebinin içinde sıralayın. Belgeler malzeme seçimini, test süresini ve maliyeti etkileyebilir; sipariş verildikten sonra istenmeleri gecikmeye yol açar.

Tipik talepler:

• Gıda ile temas için uygunluk beyanı (DoC; AB/Birleşik Krallık) ve ABD için ilgili FDA hükümlerine atıf yapan bir beyan. Bkz. gıda ile temas eden ambalajlarda uygunluk.
• Akredite bir laboratuvardan migrasyon veya flor test raporları.
• Malzeme şartnameleri ve teknik veri föyleri.
• Basılı beyanları destekleyen kanıtlar: geri dönüştürülmüş içerik, sertifikalı elyaf, geri dönüştürülebilirlik, kompostlanabilirlik. Genel çevre beyanları AB'de 27 Eylül 2026 tarihinden itibaren Direktif (AB) 2024/825 kapsamında kısıtlanmıştır; bkz. geri dönüştürülebilir ve kompostlanabilir beyanları.
• Zorunlu işaretler: örneğin AB'de satılan PE kaplı karton bardaklarda Uygulama Tüzüğü (AB) 2020/2151 uyarınca “Plastic in product” işareti.
• Genişletilmiş üretici sorumluluğu (GÜS) raporlaması için ambalaj verileri, örneğin malzeme bazında adet başı ağırlık. AB Ambalaj ve Ambalaj Atıkları Tüzüğü (PPWR), yani Tüzük (AB) 2025/40, 12 Ağustos 2026 tarihinden itibaren genel olarak uygulanmaktadır; ilgili roller için PPWR rehberimize bakın.

Baskı dosyası durumu

Baskı dosyasının hazır mı, hazırlık aşamasında mı yoksa henüz başlanmamış mı olduğunu ve hangi formatta sağlayacağınızı belirtin. Üretici nihai baskı dosyası olmadan da teklif verebilir, ancak renkleri ve kapsama oranını, ayrıca bıçak izine, tasarım desteğine ya da baskı öncesi hazırlığa ihtiyaç duyup duymadığınızı bilmesi gerekir.

Şunları belirtin:

• Önce üreticinin bıçak izine (kesim şablonu) ihtiyacınız olup olmadığı.
• Sağlayacağınız dosya formatı (genellikle vektörel PDF veya AI; fontlar eğriye çevrilmiş, görseller yeterli çözünürlükte).
• İstenen prova aşaması: dijital PDF provası, basılı prova, baskılı numune veya makine başı onay.

Dosyalar, taşma payı, bıçak izleri ve provalar ambalaj baskı dosyası hazırlama rehberimizde ayrıntılı biçimde ele alınır.

Kopyalayıp kullanabileceğiniz ambalaj teklif talebi şablonu

Aşağıdaki bloğu bir e-postaya veya belgeye kopyalayın, her ürün için bir blok doldurun ve teklif istediğiniz tüm tedarikçilere aynı sürümü gönderin. Bir alanı silmek yerine “lütfen önerin” yazın; böylece tedarikçi o konuda kendisinden öneri beklendiğini anlar.

AMBALAJ TEKLİF TALEBİ / ŞARTNAME FORMU

Firma:

İlgili kişi, e-posta, telefon:

Teklif talebi referansı ve tarihi:

Teklifin istendiği tarih:

1. ÜRÜN

Ürün tipi ve modeli:

Kullanım amacı (yiyecek türü, sıcak/soğuk, yağlı/nemli, paket servis veya tezgâh):

Dolum yöntemi (elle / otomatik makine, varsa makine modeli):

Mevcut bir ürünün yerine mi geçecek? (evet/hayır; numune gönderildi mi?):

2. ÖLÇÜLER

Ölçü (mm; iç / dış / açık olduğunu belirtin):

Körük / derinlik / hacim:

Kabul edilebilir tolerans:

Uyumlu olması gerekenler (yiyecek, kapak, diğer ambalajlar):

3. MALZEME VE BARİYER

Ana malzeme:

Gramaj (g/m²) / kalınlık / film kalınlığı:

Elyaf (birinci hamur / geri dönüştürülmüş / asgari geri dönüştürülmüş oranı %; sertifikalı elyaf gerekli mi?):

Bariyer (yağ / nem / diğer; biliniyorsa KIT seviyesi):

Kısıtlamalar (örneğin kasıtlı olarak eklenmiş PFAS içermesin, PE kaplama olmasın):

4. BASKI

Tercih edilen baskı yöntemi (veya “lütfen önerin”):

Dış / iç renk sayısı (örneğin 2/0):

Pantone referansları (kaplamalı/kaplamasız katalog) veya CMYK:

Yaklaşık mürekkep kapsama oranı (% veya tarif):

Baskı konumu (paneller, tüm yüzey, körükler, taban, iç):

Renk onay yöntemi (prova / fiziksel referans / makine başı onay):

5. YÜZEY İŞLEMLERİ VE ÖZELLİKLER

Lak / selefon / yaldız / kabartma / pencere / saplar / diğer:

Ayrı fiyatlandırılacak isteğe bağlı işlemler:

6. ADETLER

Sipariş başına adet (ve fiyat kademesi adetleri):

Tahmini yıllık hacim:

Teslimat düzeni (tek teslimat / planlı çağrılı sevkiyat / stoku tedarikçide tutma):

Tasarım, ebat veya varyant sayısı (ve ortak renkler):

Kabul edilebilir fazla/eksik üretim:

7. PAKETLEME VE TESLİMAT

Demet başına / koli başına adet:

Azami koli ağırlığı; koli etiketi gereklilikleri:

Palet tipi, azami yükseklik, azami ağırlık; ISPM 15 gerekli mi?:

Incoterms 2020 kuralı ve belirtilen yer:

Teslimat adresi ve teslim alma kısıtları:

İstenen teslim tarihi; kısmi teslimat kabul edilir mi?:

İthalatçı (importer of record):

8. UYGUNLUK VE BASKI DOSYASI

İstenen belgeler (DoC, test raporları, ABD FDA beyanı, PFAS verileri, sertifikalar):

Basılacak beyanlar veya işaretler (ve mevcut kanıtlar):

İstenen GÜS verileri (malzeme bazında adet başı ağırlık):

Baskı dosyası durumu (nihai / hazırlanıyor / başlanmadı; dosya formatı):

Tedarikçiden bıçak izi gerekli mi?:

9. TİCARİ KOŞULLAR

Para birimi:

Talep edilen ödeme koşulları:

İstenen teklif geçerlilik süresi:

Takımların (klişe, silindir, kesim bıçağı) ayrı kalemler olarak fiyatlandırılması: evet

Alıcılar ambalaj teklif talebinde en sık neleri atlar?

Yeniden teklife veya anlaşmazlığa en sık yol açan eksikler şunlardır: mürekkep kapsama oranı, toleranslar, belirtilen yeri olan Incoterms kuralı, yıllık hacim, paketleme gereklilikleri ve istenen belgeler. Bunların her biri teklif talebi aşamasında eklemesi kolay, sipariş verildikten sonra düzeltmesi pahalı kalemlerdir.

Gelen teklifleri eşit koşullarda karşılaştırmak için ambalaj maliyet kalemleri ve tekliflerin karşılaştırılması rehberimizden yararlanın. Yanıt veren tedarikçiler arasından seçim yapmak için özel ambalaj üreticisi nasıl seçilir yazımıza bakın.

Ürüne özel şartname noktaları

Her ürün sayfası o ürün için en önemli alanları listeler; bunları yukarıdaki şablonla birlikte kullanın.

Çok dilli teklif talepleri için terminoloji

Teklif talebinin hazırlanmasına başka pazarlardaki meslektaşlarınız katkı veriyorsa birkaç karşılık işinizi kolaylaştırır. Almancada teklif talebi “Anfrage”, teklif “Angebot”, gramaj “Grammatur”, baskı onayı “Druckfreigabe” ve klişe maliyeti “Klischeekosten” olarak geçer. Hollandacada teklif talebi “offerteaanvraag”, baskı adedi “oplage” ve termin süresi “levertijd” demektir. ABD'li alıcılar şartname için sıklıkla “spec sheet”, teklif için “bid” der.

Sonraki adım: eksiksiz bir teklif talebi gönderin

Şablonu her ürün için doldurun, numuneleri veya fotoğrafları ve varsa taslak baskı dosyasını ekleyin, ardından kısa listenizdeki tedarikçilere gönderin. İşletmelere yönelik özel baskılı ambalaj üreten ve ihraç eden İstanbul merkezli bir üretici olan 9 Packaging, zincir yapıdaki yiyecek-içecek işletmelerine tedarik deneyimine sahiptir; tamamlanmış şartnamelerden teklif verir ve nihai ayrıntıları teknik değerlendirmede teyit eder. Teklif talebinizi ekibimize gönderin.

İlgili okumalar

• Ambalaj sözlüğü: kağıt, karton, baskı ve uygunluk terimleri
• Tüm ambalaj rehberleri ve alıcı kaynakları
• PPWR Uygunluk Beyanı (Declaration of Conformity): İçeriği ve Kimin İmzalayacağı
• Özel Baskılı Ambalaj Nasıl Üretilir: Üretim Süreci Rehberi

Bu alanları yapılandırılmış biçimde göndermek için ambalaj teklif talebi şablonunu (elektronik tablo, üyelik gerektirmez) indirin.