Angebotsanfrage für Verpackungen: Welche Angaben dazugehören

Welche Angaben braucht ein Verpackungshersteller für ein Angebot?

Ein Hersteller muss wissen, um welchen Artikel es sich handelt, woraus er besteht, wie er bedruckt und veredelt wird, wie viele Stück Sie wie oft benötigen, wie er verpackt und geliefert werden soll und welche Dokumente beiliegen müssen. Fehlt eine dieser Angaben, muss der Lieferant Annahmen treffen, und genau dort gehen Angebote auseinander.

Die Angaben lassen sich in acht Gruppen gliedern:

Produktformat und Konstruktion

Benennen Sie den Artikel und seine Konstruktion in der Fachsprache des Herstellers und geben Sie an, wofür er verwendet wird. „Blockbodenbeutel mit Flachhenkeln für ein Menü aus zwei Burgern und Getränk“ sagt einem Beutelhersteller deutlich mehr als „Takeaway-Tüte“, denn daraus ergeben sich Bodenfläche, Traglast und Fettbelastung.

Dazu gehören:

• Artikelart und Bauform: zum Beispiel Blockbodenbeutel (SOS-Beutel), Flachbeutel, Seitenfaltenbeutel, Burgerbox als Klappbox, Pizzakarton mit Verschlusslaschen, einwandiger Heißgetränkebecher, Versandkarton mit Steckdeckel, Standbodenbeutel.
• Verschluss und Zusatzmerkmale: Griffe (gedreht, flach, ausgestanzt), Originalitätsverschlüsse, Lüftungsöffnungen, Sichtfenster, Aufreißstreifen, Zipper, Deckel.
• Einsatzbedingungen: Art des Füllguts (trocken, feucht, fettig, heiß), Temperatur, Verweildauer in der Verpackung, Lieferung oder Verkauf an der Theke, gegebenenfalls Einsatz in Mikrowelle oder Ofen. Diese Angaben bestimmen die Wahl der Barriere und die Bedingungen, die in der Konformitätserklärung genannt werden.
• Befüllung: von Hand, halbautomatisch oder auf einer automatischen Maschine. Automatische Linien verlangen engere Toleranzen und mitunter einen Maschinentest.

Wenn Sie einen bestehenden Artikel ersetzen, senden Sie zwei bis drei physische Muster und ein Foto des Artikels im Einsatz. Ein Muster beseitigt Unklarheiten, die keine schriftliche Beschreibung ausräumen kann.

Maße und Toleranzen

Geben Sie die Maße in Millimetern an (und in Zoll, falls Ihr Team damit arbeitet), sagen Sie, ob es sich um Innen-, Außen- oder Flachmaße (abgewickelt) handelt, und nennen Sie die Toleranz, die Sie akzeptieren können. Ein Unterschied von 3 mm spielt bei einer Tragetasche selten eine Rolle, kann aber dazu führen, dass ein Deckel nicht auf den Becher passt oder eine Faltschachtel nicht auf der Füllmaschine läuft.

Übliche Angaben je Produkt:

• Beutel und Taschen: Breite x Seitenfalte x Höhe, wobei die Höhe bis zur Oberkante ohne Griffe gemessen wird. Geben Sie die Grifflänge an, wenn sie relevant ist.
• Schachteln und Faltschachteln: Länge x Breite x Tiefe, in der Regel als Innenmaße, denn darin muss Ihr Füllgut Platz finden.
• Becher und runde Behälter: Nennvolumen sowie Öffnungsdurchmesser, Bodendurchmesser und Höhe; der Randdurchmesser muss zum Deckel passen.
• Einschlagpapiere und Bogen: Zuschnittsformat (zum Beispiel 300 x 300 mm) oder bei Rollen Rollenbreite, Kerndurchmesser und Rollendurchmesser.
• Beutel mit Standboden: Breite x Höhe x Bodenfalte, bei Bedarf mit Siegelnahtbreiten.

Wenn Sie nicht wissen, welche Toleranz Sie vorgeben sollen, fragen Sie den Hersteller nach seinen Standardtoleranzen für den jeweiligen Artikel und entscheiden Sie, ob sie für Ihren Einsatz genügen. Produktbezogene Größenhinweise finden Sie in unseren Artikeln zu Papiertragetaschen-Größen, Burgerbox-Größen, Pizzakarton-Größen und Pappbecher-Größen.

Material, Grammatur und Barriere

Legen Sie Material, Gewicht und Barriere fest oder beschreiben Sie die benötigte Leistung und lassen Sie sich vom Hersteller ein Material vorschlagen. Bei Verpackungen aus Papier und Karton ist das Material bei großen Auflagen typischerweise der größte Anteil der Stückkosten. Eine ungenaue Materialangabe führt deshalb zur größten Streuung zwischen den Angeboten.

• Material: Natronkraftpapier (braun), weißes (gebleichtes) Kraftpapier, Recycling-Kraftpapier, MG-Papier (einseitig glatt), fettdichtes Papier, Faltschachtelkarton (FBB), Vollzellstoffkarton (SBS), Chromoduplexkarton (WLC), Wellpappe mit Wellenart (E-Welle, B-Welle, Mikrowelle), Becherkarton, LDPE- oder HDPE-Folie, Verbundaufbau bei Beuteln.
• Gewicht: Grammatur in g/m² bei Papier und Karton oder Foliendicke in µm (in mil bei US-Kunden). Bei Karton kann die Kartonstärke in µm aussagekräftiger sein als die Grammatur.
• Faser: Frischfaser, Recyclingfaser oder ein Mindestanteil an Recyclingfasern, und ob Sie für eine Aussage ein Material mit Chain-of-Custody-Zertifizierung (zum Beispiel FSC oder PEFC) benötigen.
• Barriere: Fettbeständigkeit (bei Papieren oft als KIT-Wert angegeben), Feuchtigkeitsbeständigkeit, PE-Beschichtung, Dispersionsbeschichtung, PLA, Wachs oder eine funktionelle Mineralölbarriere gegen den Übergang von Mineralöl aus Recyclingfasern. Nennen Sie Ausschlüsse, etwa „keine absichtlich zugesetzten PFAS“ oder „keine PE-Beschichtung“.

Wenn Sie unsicher sind, welche Sorte zu Ihrem Einsatz passt: Unser Ratgeber zu Papiersorten für Verpackungen erklärt Kraftpapier, MG-Papier, fettdichtes Papier, Becherkarton und Liner, und Barrierebeschichtungen für Papierverpackungen vergleicht die Beschichtungsoptionen. Zur Frage der Fettbeständigkeit finden Sie mehr unter PFAS-freie Lebensmittelverpackungen.

Druckverfahren, Farben und Farbdeckung

Teilen Sie dem Lieferanten mit, wie viele Farben Sie benötigen, welche Pantone-Referenzen genau gelten, wie viel der Fläche bedruckt wird und auf welchen Seiten. Die Farbdeckung ist die Angabe, die Einkäufer am häufigsten weglassen. Dabei können ein kleines Logo und eine vollflächige Farbfläche auf demselben Artikel bei Farbkosten, Trocknung und Maschinengeschwindigkeit deutlich auseinanderliegen.

• Druckverfahren: Geben Sie eine Präferenz nur an, wenn Sie einen Grund dafür haben (zum Beispiel Offsetdruck für fotografische Motive auf einer Faltschachtel, Flexodruck für Kraftpapiertaschen, Digitaldruck für eine kurze Testauflage). Andernfalls lassen Sie den Hersteller ein Verfahren vorschlagen. Unser Vergleich der Druckverfahren für Verpackungen erläutert die Vor- und Nachteile.
• Farbanzahl je Seite, zum Beispiel „2/0“ (zwei Farben auf einer Seite, Rückseite unbedruckt) oder „4/1“.
• Farbreferenzen: Pantone- oder HKS-Nummern (mit Angabe, ob gestrichener oder ungestrichener Fächer) oder CMYK. Beachten Sie, dass dieselbe Pantone-Farbe auf braunem Kraftpapier anders wirkt als auf weißem Karton; mehr dazu unter Pantone oder CMYK bei Verpackungen.
• Farbdeckung: ungefährer Prozentsatz der bedruckten Fläche oder eine Beschreibung wie „nur Logo, etwa 10 %“ oder „vollflächiger Hintergrund mit ausgespartem Logo“.
• Druckposition: eine Seite, alle Seiten, Innenbedruckung, umlaufendes Rapportmuster oder Druck auf Seitenfalten und Boden.
• Farbstandard: ob Sie eine physische Farbvorlage liefern, einen gemessenen Zielwert (Delta E) akzeptieren oder eine Freigabe am Andruck verlangen.

Veredelung und Sondermerkmale

Führen Sie jede Veredelung auf, denn jede kann einen zusätzlichen Arbeitsgang, einen Rüstvorgang und mitunter einen weiteren Lieferanten bedeuten. Gängige Beispiele sind Dispersionslack oder UV-Lack, Folienkaschierung matt oder glänzend, partieller UV-Lack, Heißfolienprägung, Hoch- oder Tiefprägung, Sichtfenster, Griffe, Innenbedruckung, Perforationen und Aufreißstreifen. Ist eine Veredelung optional, lassen Sie sie als eigene Position anbieten, damit Sie ihren Einfluss auf den Preis sehen. Für Faltschachteln erläutert unser Artikel zu Veredelungen für Faltschachteln, wie die einzelnen Verfahren aufgebracht werden.

Mengen, Varianten und Abrufe

Nennen Sie die Menge je Bestellung, Ihren geschätzten Jahresbedarf, wie die Lieferungen aufgeteilt werden sollen und wie viele Designs oder Größen sich eine Bestellung teilen. Jahresbedarf und Lieferrhythmus erlauben dem Hersteller eine realistischere Kalkulation als eine einzelne Zahl.

• Bestellmenge: Fragen Sie Staffelpreise für zwei oder drei Mengen ab (zum Beispiel Ihre erwartete Bestellung, die Hälfte und das Doppelte), um zu sehen, wie sich die Rüstkosten verteilen.
• Jahresbedarf und Prognose: zeigt dem Lieferanten, ob Material zu besseren Konditionen eingekauft werden kann und ob Druckplatten und Werkzeuge wiederverwendet werden.
• Abrufe oder terminierte Lieferungen: ob die gesamte Menge auf einmal geliefert oder in einer Auflage produziert und in Teillieferungen abgerufen wird. Legen Sie fest, wer den Bestand hält und wie lange.
• Varianten: Anzahl der Designs, Größen oder Sprachvarianten und welche davon dieselben Druckfarben nutzen. Mehrere Größen mit einem gemeinsamen Farbsatz können oft dieselben Druckplatten nutzen oder nacheinander laufen. Wie sich das auf Mindestmengen auswirkt, erklärt unser Ratgeber zur Mindestbestellmenge bei Verpackungen.
• Mehr- und Minderlieferungen: Geben Sie an, welche Mengenabweichung Sie akzeptieren können. Bedruckte Verpackungen werden üblicherweise mit einer gewissen Mengenabweichung gefertigt, die vorab vereinbart werden sollte.

Verpackung und Palettierung

Legen Sie fest, wie die Ware gezählt, verpackt und palettiert werden soll, denn das beeinflusst sowohl den Preis als auch die Handhabung an Ihren Standorten. Ein Café ohne Gabelstapler braucht kleine Kartons, die sich von Hand heben lassen; ein Logistikzentrum wünscht vollständige, stabile, gekennzeichnete Paletten.

• Innenverpackung: Stück je Bündel, Banderole oder Polybeutel und ob Bündel exakt gezählt sein müssen.
• Umkartons: Stück je Karton, maximales Kartongewicht, Kennzeichnung der Kartons (Artikelnummer, Bezeichnung, Menge, Charge, Barcode).
• Palette: Typ (Europalette 1.200 x 800 mm, UK-Palette 1.200 x 1.000 mm, US-Palette 48 x 40 Zoll), maximale Höhe einschließlich Palette, maximales Gewicht, Stretchfolie, Kantenschutz, Wärmebehandlung des Holzes nach ISPM 15.
• Container- oder LKW-Beladung: ob Sie eine komplette LKW- oder Containerladung wünschen und ob lose gestapelte Kartons ohne Palette zulässig sind, um das Ladevolumen zu erhöhen.

Incoterms, Zielort und Lieferung

Nennen Sie die Incoterms®-2020-Klausel, die Sie angeboten haben möchten, samt benanntem Ort, außerdem die vollständige Lieferadresse und mögliche Einschränkungen bei der Warenannahme. „FCA Istanbul“ und „DAP Lager Hamburg“ sind unterschiedliche Preise für dieselbe Ware, und ein Angebot ohne benannten Ort ist unvollständig.

• Incoterm und benannter Ort: zum Beispiel EXW oder FCA (Werk), FOB oder CIF (benannter Hafen, nur Seefracht), CPT oder CIP (benannter Bestimmungsort), DAP oder DDP (benannte Lieferadresse). Bei DDP übernimmt der Verkäufer Einfuhrabgaben und Steuern in Ihrem Land, was nicht jeder Exporteur anbietet.
• Zielland und Adresse: beeinflussen Transportart, Exportdokumente und marktspezifische Anforderungen.
• Anforderungen der Warenannahme: Zeitfenster, Bedarf an Hebebühne, maximale Fahrzeuggröße, Anmeldepflichten.
• Gewünschter Liefertermin und ob Teillieferungen akzeptabel sind. Realistische Zeitangaben je Stufe und Transportart finden Sie in unserem Ratgeber zu Lieferzeiten bei Verpackungen.

Beim Einkauf von außerhalb Ihres Zollgebiets sollten Sie außerdem angeben, wer als Einführer (Importeur) auftritt. Bei Ware aus der Türkei sollten Dokumente wie die Warenverkehrsbescheinigung A.TR für die EU oder eine Ursprungserklärung nach dem Handelsabkommen zwischen dem Vereinigten Königreich und der Türkei schon bei der Anfrage angefordert werden; unser Ratgeber Verpackungen aus der Türkei beziehen erklärt sie.

Konformitätsdokumente und Aussagen

Führen Sie in der Anfrage selbst alle Dokumente auf, die Sie benötigen, sowie jede Aussage und jedes Zeichen, das aufgedruckt werden soll. Dokumentation kann Materialwahl, Prüfdauer und Kosten beeinflussen; wer sie erst nach der Bestellung verlangt, verursacht Verzögerungen.

Typische Anforderungen:

• Konformitätserklärung (DoC) für den Lebensmittelkontakt (EU/UK) und, für die USA, eine Erklärung mit Bezug auf die einschlägigen FDA-Vorschriften. Siehe Konformität von Verpackungen mit Lebensmittelkontakt.
• Migrations- oder Fluorprüfberichte eines akkreditierten Labors.
• Materialspezifikationen und technische Datenblätter.
• Nachweise für aufgedruckte Aussagen: Recyclinganteil, zertifizierte Faser, Recyclingfähigkeit, Kompostierbarkeit. Allgemeine Umweltaussagen sind in der EU seit dem 27. September 2026 nach der Richtlinie (EU) 2024/825 eingeschränkt; siehe Aussagen zu Recyclingfähigkeit und Kompostierbarkeit.
• Verpflichtende Kennzeichnungen: zum Beispiel die Kennzeichnung „PRODUKT ENTHÄLT KUNSTSTOFF“ (englisch „PLASTIC IN PRODUCT“) auf PE-beschichteten Pappbechern, die in der EU nach der Durchführungsverordnung (EU) 2020/2151 verkauft werden.
• Verpackungsdaten für die Meldung im Rahmen der erweiterten Herstellerverantwortung (EPR), etwa das Gewicht je Einheit nach Material. Seit dem 12. August 2026 gilt die EU-Verpackungsverordnung (PPWR), Verordnung (EU) 2025/40, allgemein; die beteiligten Rollen erläutert unser Ratgeber zur EU-Verpackungsverordnung (PPWR).

Stand der Druckdaten

Teilen Sie mit, ob die Druckdaten final, in Arbeit oder noch nicht begonnen sind und in welchem Format Sie sie liefern. Ein Hersteller kann auch ohne finale Druckdaten kalkulieren, muss aber Farben und Farbdeckung kennen und wissen, ob Sie die Stanzkontur, Gestaltungsunterstützung oder Druckvorstufenleistungen benötigen.

Geben Sie an:

• ob Sie zunächst die Stanzkontur des Herstellers benötigen.
• in welchem Dateiformat Sie liefern (üblicherweise Vektor-PDF oder AI, mit Schriften in Pfaden und Bildern in ausreichender Auflösung).
• welche Freigabestufe Sie verlangen: digitaler PDF-Proof, Hardcopy-Proof, gedrucktes Muster oder Freigabe am Andruck.

Unser Ratgeber zu Druckdaten für Verpackungen aufbereiten behandelt Dateien, Beschnitt, Stanzkonturen und Proofs ausführlich.

Vorlage zum Kopieren: Angebotsanfrage für Verpackungen

Kopieren Sie den folgenden Block in eine E-Mail oder ein Dokument, füllen Sie je Artikel einen Block aus und senden Sie allen Lieferanten, die ein Angebot abgeben sollen, dieselbe Fassung. Lassen Sie ein Feld mit „bitte um Vorschlag“ stehen, statt es zu löschen, damit der Lieferant weiß, dass Sie einen Vorschlag erwarten.

ANGEBOTSANFRAGE VERPACKUNG / SPEZIFIKATIONSBLATT

Unternehmen:

Ansprechpartner, E-Mail, Telefon:

Anfragenummer und Datum:

Angebot erforderlich bis:

1. PRODUKT

Artikelart und Bauform:

Verwendungszweck (Füllgut, heiß/kalt, fettig/feucht, Lieferung oder Theke):

Befüllung (von Hand / automatische Maschine, ggf. Maschinentyp):

Ersatz für einen bestehenden Artikel? (ja/nein; Muster gesendet?):

2. MASSE

Größe (mm; Innen- / Außen- / Flachmaß angeben):

Seitenfalte / Tiefe / Volumen:

Zulässige Toleranz:

Muss passen zu (Füllgut, Deckel, weitere Verpackung):

3. MATERIAL UND BARRIERE

Material:

Grammatur (g/m²) / Kartonstärke / Foliendicke:

Faser (Frischfaser / Recycling / Mindestanteil Recycling in %; zertifizierte Faser erforderlich?):

Barriere (Fett / Feuchtigkeit / andere; KIT-Wert, falls bekannt):

Ausschlüsse (z. B. keine absichtlich zugesetzten PFAS, keine PE-Beschichtung):

4. DRUCK

Bevorzugtes Druckverfahren (oder „bitte um Vorschlag“):

Farben außen / innen (z. B. 2/0):

Pantone-/HKS-Referenzen (gestrichen/ungestrichen) oder CMYK:

Ungefähre Farbdeckung (% oder Beschreibung):

Druckposition (Seiten, umlaufend, Seitenfalten, Boden, innen):

Methode der Farbfreigabe (Proof / physische Vorlage / Freigabe am Andruck):

5. VEREDELUNG UND MERKMALE

Lack / Folienkaschierung / Folie / Prägung / Sichtfenster / Griffe / sonstiges:

Optionale Veredelungen als eigene Position anbieten:

6. MENGEN

Menge je Bestellung (und Mengen für Staffelpreise):

Geschätzter Jahresbedarf:

Lieferrhythmus (Einzellieferung / terminierte Abrufe / Bestand beim Lieferanten):

Anzahl Designs, Größen oder Varianten (und gemeinsame Farben):

Zulässige Mehr- und Minderlieferungen:

7. VERPACKUNG UND LIEFERUNG

Stück je Bündel / je Karton:

Maximales Kartongewicht; Anforderungen an die Kartonkennzeichnung:

Palettentyp, maximale Höhe, maximales Gewicht; ISPM 15 erforderlich?:

Incoterms®-2020-Klausel und benannter Ort:

Lieferadresse und Anforderungen der Warenannahme:

Gewünschter Liefertermin; Teillieferungen zulässig?:

Einführer (Importeur):

8. KONFORMITÄT UND DRUCKDATEN

Benötigte Dokumente (DoC, Prüfberichte, US-FDA-Erklärung, PFAS-Daten, Zertifikate):

Aufzudruckende Aussagen oder Zeichen (und vorhandene Nachweise):

Benötigte EPR-Daten (Gewicht je Einheit nach Material):

Stand der Druckdaten (final / in Arbeit / nicht begonnen; Dateiformat):

Stanzkontur vom Lieferanten benötigt?:

9. KOMMERZIELLES

Währung:

Gewünschte Zahlungsbedingungen:

Erforderliche Angebotsgültigkeit:

Werkzeuge (Druckplatten, Zylinder, Stanzwerkzeuge) bitte als eigene Positionen anbieten: ja

Was lassen Einkäufer in einer Angebotsanfrage für Verpackungen am häufigsten weg?

Am häufigsten führen fehlende Angaben zu Farbdeckung, Toleranzen, Incoterm mit benanntem Ort, Jahresbedarf, Verpackungsanforderungen und benötigten Dokumenten zu Nachkalkulationen oder Streitfällen. Jede dieser Angaben ist bei der Anfrage schnell ergänzt und nach der Bestellung teuer zu korrigieren.

Sobald die Angebote vorliegen, bringen Sie sie mit unserem Ratgeber zu Kostentreibern und Angebotsvergleich bei Verpackungen auf eine vergleichbare Basis. Wie Sie zwischen den antwortenden Lieferanten entscheiden, behandelt der Beitrag zur Auswahl des richtigen Verpackungsherstellers.

Produktspezifische Angaben

Die Produktseiten nennen jeweils die Angaben, die für den betreffenden Artikel besonders wichtig sind; nutzen Sie sie zusammen mit der Vorlage oben.

Begriffe für mehrsprachige Anfragen

Wenn Kolleginnen und Kollegen in anderen Märkten die Anfrage mitvorbereiten, helfen ein paar Entsprechungen. Im Englischen heißt die Angebotsanfrage „RFQ“ (Request for Quotation), das Angebot „quotation“ oder „quote“, die Grammatur „grammage“ oder „gsm“, die Druckfreigabe „proof approval“ und die Klischeekosten „plate costs“. Im Niederländischen sagt man „offerteaanvraag“ für die Angebotsanfrage, „oplage“ für die Auflage und „levertijd“ für die Lieferzeit. US-Einkäufer sprechen häufig von einem „spec sheet“ für die Spezifikation und von einem „bid“ für das Angebot.

Nächster Schritt: eine vollständige Anfrage senden

Füllen Sie die Vorlage für jeden Artikel aus, hängen Sie Muster oder Fotos und gegebenenfalls Entwurfsdaten an und senden Sie sie an Ihre engere Auswahl. Als in Istanbul ansässiger Hersteller und Exporteur individuell bedruckter Verpackungen für Geschäftskunden, mit Erfahrung in der Belieferung von Gastronomieketten, erstellt 9 Packaging Angebote auf Grundlage vollständiger Spezifikationen und klärt die letzten Details in der technischen Prüfung. Senden Sie Ihre Angebotsanfrage an unser Team.

Weiterführende Beiträge

• Verpackungsglossar: Begriffe zu Papier, Karton, Druck und Konformität
• Alle Verpackungsratgeber und Hilfen für Einkäufer
• PPWR-Konformitätserklärung: Was sie enthalten muss und wer sie unterzeichnet
• Wie individuell bedruckte Verpackungen entstehen: Ratgeber zum Produktionsprozess

Um diese Angaben strukturiert zu übermitteln, laden Sie die Vorlage für die Angebotsanfrage herunter (Tabellendatei, ohne Registrierung).