Richiesta di preventivo packaging (RFQ): cosa includere

Quali informazioni servono a un produttore di packaging per preparare un preventivo?

Un produttore deve sapere che cos'è l'articolo, di cosa è fatto, come viene stampato e rifinito, quanti pezzi servono e con quale frequenza, come deve essere imballato e consegnato e quali documenti devono accompagnarlo. Se manca uno di questi elementi, il fornitore è costretto a fare ipotesi, ed è lì che i preventivi divergono.

I campi si dividono in otto gruppi:

Formato e struttura del prodotto

Articolo e struttura vanno descritti con i termini usati dal produttore, precisando a cosa serve l'articolo. «Sacchetto a fondo quadro con maniglie piatte in carta per un menu con due hamburger e una bevanda» dice a chi produce sacchetti molto più di «sacchetto da asporto», perché lascia intendere impronta della base, carico ed esposizione ai grassi.

Da includere:

• Tipo e stile dell'articolo: per esempio sacchetto a fondo quadro (SOS), sacchetto piatto, sacchetto con soffietto laterale, box hamburger a conchiglia, cartone pizza con alette di chiusura, bicchiere monoparete per bevande calde, scatola e-commerce, busta stand-up.
• Chiusura e caratteristiche: maniglie (ritorte, piatte, fustellate), linguette di garanzia, fori di sfiato, finestre, strappi di apertura, zip, coperchi.
• Condizioni d'uso: tipo di alimento (secco, umido, grasso, caldo), temperatura, tempo di permanenza nell'imballo, consegna a domicilio o servizio al banco, eventuale uso in microonde o forno. Questi elementi guidano la scelta della barriera e le condizioni riportate nella dichiarazione di conformità (DoC).
• Metodo di riempimento: manuale, semiautomatico o su macchina automatica. Le linee automatiche richiedono tolleranze più strette e a volte una prova su macchina.

Se si sostituisce un articolo esistente, conviene inviare due o tre campioni fisici insieme a una foto dell'articolo in uso. Un campione elimina ambiguità che nessuna descrizione scritta può risolvere.

Dimensioni e tolleranze

Le dimensioni vanno indicate in millimetri (e in pollici, se il team li usa), precisando se sono misure interne, esterne o a piatto (non assemblato), insieme alla tolleranza accettabile. Una differenza di 3 mm raramente conta su una shopper, ma può impedire a un coperchio di chiudersi su un bicchiere o a un astuccio di scorrere su una macchina di riempimento.

Convenzioni per prodotto:

• Sacchetti: larghezza × soffietto × altezza, con l'altezza misurata fino al bordo superiore, maniglie escluse. Se rilevante, indicare anche l'altezza della maniglia sopra il bordo.
• Scatole e astucci: lunghezza × larghezza × profondità, normalmente misure interne, perché è lì che devono entrare l'alimento o il prodotto.
• Bicchieri e contenitori rotondi: volume nominale più diametro superiore, diametro della base e altezza; il diametro del bordo deve corrispondere al coperchio.
• Involucri e fogli: formato di taglio (per esempio 300 × 300 mm) oppure, per le bobine, larghezza, diametro dell'anima e diametro della bobina.
• Buste: larghezza × altezza × soffietto di fondo, con la larghezza delle saldature se prevista.

Se non è chiaro quale tolleranza indicare, si possono chiedere al produttore le sue tolleranze standard per quell'articolo e valutare se bastano per l'uso previsto. Le indicazioni sulle misure dei singoli prodotti sono nei nostri approfondimenti: misure delle shopper in carta, misure dei box hamburger, misure dei cartoni pizza e misure dei bicchieri di carta.

Materiale, grammatura e barriera

Vanno indicati supporto, grammatura e barriera, oppure la prestazione richiesta, lasciando al produttore la proposta del materiale. Il materiale è in genere la quota maggiore del costo unitario del packaging in carta e cartoncino sulle tirature lunghe, quindi una descrizione vaga del materiale causa la maggiore dispersione tra i preventivi.

• Supporto: kraft avana, kraft bianco (sbiancato), kraft riciclato, carta monolucida (MG), carta antigrasso, cartoncino FBB, cartoncino SBS, cartoncino WLC, cartone ondulato con tipo di onda (E, B, microonda), cartoncino per bicchieri, film LDPE o HDPE, struttura dell'accoppiato per le buste.
• Peso: grammatura in g/m² per carta e cartoncino, oppure spessore in micron (mil per i lettori statunitensi) per il film. Per il cartoncino, lo spessore in micron può essere più utile della grammatura.
• Fibra: vergine, riciclata o con un contenuto minimo di riciclato, e se serve materiale con certificazione di catena di custodia (per esempio FSC o PEFC) a sostegno di una dichiarazione.
• Barriera: resistenza ai grassi (per le carte spesso espressa con il valore KIT), resistenza all'umidità, politenatura PE, rivestimento barriera in dispersione acquosa, PLA, cera, oppure una barriera funzionale contro la migrazione di oli minerali dalla fibra riciclata. Vanno segnalate eventuali restrizioni, come «senza PFAS aggiunti intenzionalmente» o «nessuna politenatura PE».

Per capire quale carta sia adatta all'uso, la nostra guida alle tipologie di carta per packaging illustra kraft, MG, carta antigrasso, cartoncino per bicchieri e liner, mentre i rivestimenti barriera per packaging in carta vengono messi a confronto in una guida dedicata. Per il tema dei grassi in particolare si veda la guida al packaging alimentare senza PFAS.

Metodo di stampa, colori e copertura

Al fornitore vanno comunicati numero di colori, riferimenti Pantone esatti, quota di superficie stampata e lati stampati. La copertura è il campo che gli acquirenti omettono più spesso, eppure un piccolo logo e un fondo pieno sullo stesso articolo possono differire sensibilmente per costo di inchiostro, asciugatura e velocità di stampa.

• Processo di stampa: una preferenza va indicata solo se c'è un motivo (per esempio offset per immagini fotografiche su un astuccio, flexo per sacchetti kraft, digitale per una breve tiratura di prova); altrimenti conviene lasciare la proposta al produttore. Il nostro confronto tra i metodi di stampa per il packaging spiega i pro e i contro.
• Numero di colori per lato, per esempio «2/0» (due colori su un lato, niente sul retro) o «4/1».
• Riferimenti colore: numeri Pantone (indicando se riferiti alla guida coated o uncoated, cioè su carta patinata o non patinata) oppure CMYK. Lo stesso Pantone appare diverso sul kraft avana e sul cartoncino bianco; vedere Pantone e CMYK nel packaging.
• Copertura: percentuale approssimativa dell'area stampata, oppure una descrizione come «solo logo, circa il 10%» o «fondo pieno con logo in negativo».
• Posizione della stampa: un solo lato, tutti i lati, stampa interna, motivo ripetuto su tutta la superficie, oppure stampa su soffietti e fondo.
• Standard colore: riferimento colore fisico fornito dal cliente, obiettivo misurato (Delta E) oppure approvazione in macchina.

Finiture e caratteristiche speciali

Ogni finitura va elencata, perché ciascuna può aggiungere una lavorazione, un avviamento e a volte un fornitore separato. Esempi comuni sono vernice all'acqua o UV, plastificazione opaca o lucida, vernice UV selettiva, stampa a caldo, goffratura o incisione a secco, finestre in film, maniglie, stampa interna, perforazioni e strappi di apertura. Le finiture facoltative conviene farle quotare su una riga separata, così da vederne l'effetto sul prezzo. Per gli astucci, il nostro articolo sulle finiture per astucci pieghevoli spiega come si applica ciascuna.

Quantità, versioni e consegne a chiamata

Servono la quantità per ordine, il volume annuo stimato, la suddivisione delle consegne e il numero di progetti grafici o formati compresi nell'ordine. Volume annuo e ritmo delle consegne consentono al produttore di quotare in modo più realistico di quanto sia possibile con un solo numero.

• Quantità per ordine: conviene chiedere scaglioni di prezzo su due o tre quantità (per esempio l'ordine previsto, la metà e il doppio) per vedere come si ripartiscono i costi di avviamento.
• Volume annuo e previsioni: indica al fornitore se il materiale può essere acquistato a condizioni migliori e se cliché e attrezzature saranno riutilizzati.
• Consegne a chiamata o programmate: se l'intera quantità viene spedita in un'unica volta oppure prodotta in una sola tiratura e rilasciata a tranche. Va chiarito chi tiene a magazzino la merce e per quanto tempo.
• Versioni: numero di progetti, formati o varianti linguistiche e quali condividono gli stessi colori di stampa. Più formati con lo stesso set di colori possono spesso condividere i cliché o essere prodotti in sequenza. La nostra guida al MOQ nel packaging spiega come questo incide sui minimi.
• Tolleranza sulla quantità (eccedenze e carenze): la variazione di quantità accettabile. Il packaging stampato viene in genere prodotto con una certa variazione di quantità, da concordare in anticipo.

Imballo e pallettizzazione

Conteggio, imballo e pallettizzazione vanno specificati, perché l'imballo incide sia sul prezzo sia sulla movimentazione nei punti di consegna. Un caffè senza carrello elevatore ha bisogno di cartoni piccoli, sollevabili a mano; un centro di distribuzione vuole pallet completi, stabili ed etichettati.

• Imballo interno: pezzi per pacco, fascia o sacchetto in polietilene, e se i pacchi devono contenere un numero esatto di pezzi.
• Cartoni esterni: pezzi per cartone, peso massimo del cartone, etichettatura del cartone (codice articolo, descrizione, quantità, lotto, codice a barre).
• Pallet: tipo (bancale EPAL 1.200 × 800 mm, pallet UK 1.200 × 1.000 mm, pallet USA 48 × 40 pollici), altezza massima pallet incluso, peso massimo, film estensibile, paraspigoli, trattamento termico ISPM 15 per il legno.
• Carico di container o autotreno: se serve un camion o un container completo e se i cartoni caricati sfusi a pavimento sono accettabili per aumentare il volume di carico.

Incoterms, destinazione e consegna

Vanno indicati la regola Incoterms 2020 da quotare e il luogo indicato, insieme all'indirizzo di consegna completo e a eventuali vincoli di ricevimento. «FCA Istanbul» e «DAP magazzino di Amburgo» sono prezzi diversi per la stessa merce, e un preventivo senza luogo indicato è incompleto.

• Incoterm e luogo indicato: per esempio EXW o FCA (stabilimento), FOB o CIF (porto indicato, solo trasporto marittimo), CPT o CIP (destinazione indicata), DAP o DDP (indirizzo di consegna indicato). Con DDP il venditore si occupa di dazi e imposte all'importazione nel Paese di destinazione, cosa che non tutti gli esportatori offrono.
• Paese e indirizzo di destinazione: incide su modalità di trasporto, documenti di esportazione ed eventuali requisiti specifici del mercato.
• Vincoli di ricevimento: fasce orarie di consegna, necessità di sponda idraulica, dimensione massima del veicolo, obbligo di prenotazione.
• Data di consegna richiesta e se le consegne parziali sono accettabili. Per tempi realistici per fase e modalità di trasporto si veda la nostra guida ai tempi di consegna del packaging.

Quando si acquista da fuori del proprio territorio doganale, va indicato anche chi opera come importatore (importer of record). Per le merci dalla Turchia, documenti come il certificato di circolazione A.TR per l'UE, o una dichiarazione di origine ai sensi dell'accordo commerciale Regno Unito-Turchia, vanno richiesti già in fase di RFQ; la nostra guida all'acquisto di packaging dalla Turchia li illustra.

Documenti di conformità e dichiarazioni

Nella RFQ stessa vanno elencati tutti i documenti richiesti e ogni dichiarazione o marchio da stampare. La documentazione può incidere su scelta del materiale, tempi e costi dei test, quindi richiederla dopo l'ordine provoca ritardi.

Richieste tipiche:

• Dichiarazione di conformità (DoC) per il contatto alimentare (UE/Regno Unito) e, per gli Stati Uniti, una dichiarazione che richiami le disposizioni FDA pertinenti. Si veda la guida alla conformità del packaging a contatto con alimenti.
• Rapporti di prova di migrazione o sul fluoro rilasciati da un laboratorio accreditato.
• Specifiche dei materiali e schede tecniche.
• Evidenze a supporto delle dichiarazioni stampate: contenuto di riciclato, fibra certificata, riciclabilità, compostabilità. Dal 27 settembre 2026 le dichiarazioni ambientali generiche sono limitate nell'UE dalla Direttiva (UE) 2024/825; si veda la guida alle dichiarazioni su riciclabilità e compostabilità.
• Marcature obbligatorie: per esempio la marcatura «PLASTICA NEL PRODOTTO» per i bicchieri di carta rivestiti in PE venduti nell'UE ai sensi del Regolamento di esecuzione (UE) 2020/2151.
• Dati sull'imballaggio per la rendicontazione della responsabilità estesa del produttore (EPR), come il peso per unità per materiale. Dal 12 agosto 2026 il PPWR dell'UE, Regolamento (UE) 2025/40, si applica in via generale; i ruoli coinvolti sono spiegati nella nostra guida al PPWR.

Stato del file grafico

Va indicato se il file grafico è definitivo, in lavorazione o non ancora avviato, e in quale formato sarà fornito. Un produttore può quotare anche senza il file definitivo, ma deve conoscere colori e copertura e sapere se servono la fustella, un supporto grafico o la prestampa.

Da precisare:

• Se serve prima la fustella del produttore (tracciato di fustella).
• Il formato dei file forniti (di solito PDF vettoriale o AI, con font convertiti in tracciati e immagini a risoluzione adeguata).
• La fase di prova richiesta: prova digitale in PDF, prova cartacea, campione stampato o approvazione in macchina.

La nostra guida alla preparazione dei file grafici per il packaging tratta in dettaglio file, abbondanze, fustelle e prove di stampa.

Modello di RFQ per il packaging da copiare

Il blocco qui sotto si copia in un'email o in un documento, compilandone uno per ciascun articolo, e la stessa versione va a ogni fornitore interpellato. Un campo incerto va lasciato con «da proporre» invece di eliminarlo, così il fornitore capisce che è richiesta una sua proposta.

RFQ PACKAGING / SCHEDA TECNICA

Azienda:

Nome del referente, email, telefono:

Riferimento RFQ e data:

Preventivo richiesto entro il:

1. PRODOTTO

Tipo e stile dell'articolo:

Uso previsto (tipo di alimento, caldo/freddo, grasso/umido, consegna o servizio al banco):

Metodo di riempimento (manuale / macchina automatica, modello della macchina se noto):

Sostituisce un articolo esistente? (sì/no; campioni inviati?):

2. DIMENSIONI

Misure (mm; indicare se interne / esterne / a piatto):

Soffietto / profondità / volume:

Tolleranza accettabile:

Deve adattarsi a (alimento, coperchio, altro imballo):

3. MATERIALE E BARRIERA

Supporto:

Grammatura (g/m²) / spessore / spessore del film:

Fibra (vergine / riciclata / % minima di riciclato; fibra certificata richiesta?):

Barriera (grassi / umidità / altro; livello KIT se noto):

Restrizioni (per esempio senza PFAS aggiunti intenzionalmente, nessuna politenatura PE):

4. STAMPA

Processo di stampa preferito (oppure «da proporre»):

Colori esterno / interno (per esempio 2/0):

Riferimenti Pantone (coated/uncoated) o CMYK:

Copertura di inchiostro approssimativa (% o descrizione):

Posizione della stampa (lati, su tutta la superficie, soffietti, fondo, interno):

Metodo di approvazione del colore (prova / riferimento fisico / approvazione in macchina):

5. FINITURE E CARATTERISTICHE

Vernice / plastificazione / lamina / goffratura / finestra / maniglie / altro:

Finiture facoltative da quotare separatamente:

6. QUANTITÀ

Quantità per ordine (e quantità per gli scaglioni di prezzo):

Volume annuo stimato:

Modalità di consegna (consegna unica / consegne a chiamata programmate / merce a magazzino presso il fornitore):

Numero di progetti, formati o versioni (e colori in comune):

Tolleranza accettabile sulla quantità (eccedenze/carenze):

7. IMBALLO E CONSEGNA

Pezzi per pacco / per cartone:

Peso massimo del cartone; requisiti di etichettatura dei cartoni:

Tipo di pallet, altezza massima, peso massimo; ISPM 15 richiesto?:

Regola Incoterms 2020 e luogo indicato:

Indirizzo di consegna e vincoli di ricevimento:

Data di consegna richiesta; consegne parziali accettabili?:

Importatore (importer of record):

8. CONFORMITÀ E FILE GRAFICO

Documenti richiesti (DoC, rapporti di prova, dichiarazione FDA per gli USA, dati sui PFAS, certificati):

Dichiarazioni o marchi da stampare (ed evidenze disponibili):

Dati EPR richiesti (peso per unità per materiale):

Stato del file grafico (definitivo / in lavorazione / non avviato; formato del file):

Fustella richiesta al fornitore?:

9. ASPETTI COMMERCIALI

Valuta:

Condizioni di pagamento richieste:

Validità del preventivo richiesta:

Attrezzature (cliché, cilindri, fustelle) da quotare su righe separate: sì

Cosa omettono più spesso gli acquirenti in una RFQ per il packaging?

Le omissioni che più spesso causano nuove quotazioni o contestazioni sono copertura di inchiostro, tolleranze, Incoterm con luogo indicato, volume annuo, requisiti di imballo e documenti necessari. Ognuna è semplice da aggiungere in fase di RFQ e costosa da correggere dopo l'ordine.

Quando arrivano i preventivi, la nostra guida alle voci di costo del packaging e al confronto dei preventivi aiuta a metterli su basi omogenee. La scelta tra i fornitori che hanno risposto è trattata nella guida su come scegliere un produttore di packaging personalizzato.

Specifiche da aggiungere per prodotto

Ogni pagina prodotto elenca i campi più importanti per quell'articolo, da usare insieme al modello qui sopra.

Terminologia per RFQ multilingue

Se alla preparazione della RFQ partecipano colleghi di altri mercati, può essere utile conoscere alcuni equivalenti: in tedesco la richiesta di preventivo è «Anfrage» e il preventivo «Angebot», la grammatura «Grammatur», l'approvazione di stampa «Druckfreigabe» e i costi dei cliché «Klischeekosten». In olandese la RFQ è «offerteaanvraag», la tiratura «oplage» e i tempi di consegna «levertijd». Gli acquirenti statunitensi dicono spesso «spec sheet» per la specifica e «bid» per il preventivo.

Prossimo passo: inviare una RFQ completa

Il modello va compilato per ciascun articolo e inviato ai fornitori selezionati, con campioni o foto ed eventuali bozze del file grafico. 9 Packaging, produttore ed esportatore con sede a Istanbul di packaging personalizzato stampato per clienti business, con esperienza nella fornitura a operatori foodservice organizzati in catena, quota a partire da specifiche complete e conferma i dettagli finali in sede di revisione tecnica. Le RFQ si possono inviare al nostro team dalla pagina dei contatti.

Letture correlate

• Glossario del packaging: termini su carta, cartoncino, stampa e conformità
• Tutte le guide sul packaging e le risorse per gli acquirenti
• Dichiarazione di conformità PPWR: cosa deve contenere e chi la firma
• Come si produce il packaging personalizzato stampato: guida al processo produttivo

Per inviare questi campi in formato strutturato è disponibile il modello RFQ per packaging (foglio di calcolo, senza registrazione).