Tilbudsanmodning på emballage: Hvad skal en RFQ indeholde?

Hvilke oplysninger skal en emballageproducent bruge for at give et tilbud?

En producent skal vide, hvad varen er, hvad den er lavet af, hvordan den trykkes og efterbehandles, hvor mange du har brug for og hvor ofte, hvordan den skal pakkes og leveres, og hvilke dokumenter der skal følge med. Mangler ét af punkterne, må leverandøren selv gætte, og det er netop de gæt, der får tilbuddene til at stikke i hver sin retning.

Felterne falder i otte grupper:

Produktformat og konstruktion

Benævn varen og dens konstruktion med producentens fagudtryk, og oplys, hvad den skal bruges til. »Blokbundspose med flade papirhanke til et måltid med to burgere og drikkevare« fortæller en posefabrikant langt mere end »takeaway-pose«, fordi det antyder bundens størrelse, belastningen og fedtpåvirkningen.

Medtag:

• Varetype og model: for eksempel blokbundspose (SOS-pose), flad pose, sidefalspose, burgerboks (clamshell), pizzaæske med låseflapper, enkeltvægget papkrus til varme drikke, forsendelsesæske, standpose.
• Lukning og funktioner: hanke (snoede, flade, udstansede), sikringsflapper, ventilationshuller, ruder, rivestrimler, lynlåse, låg.
• Anvendelsesforhold: fødevaretype (tør, fugtig, fed, varm), temperatur, opbevaringstid i emballagen, levering eller salg over disk, eventuel brug i mikrobølgeovn eller ovn. Disse forhold styrer valget af barriere og de betingelser, der angives i overensstemmelseserklæringen (DoC).
• Påfyldningsmetode: håndpakket, halvautomatisk eller på automatisk maskine. Automatiske linjer kræver snævrere tolerancer og indimellem en maskinprøve.

Erstatter du en eksisterende vare, så send to eller tre fysiske vareprøver sammen med et foto af varen i brug. En vareprøve fjerner tvetydighed, som ingen skriftlig beskrivelse kan.

Mål og tolerancer

Angiv målene i millimeter (og i tommer, hvis dit team bruger dem), oplys om det er indvendige, udvendige eller flade (udfoldede) mål, og angiv den tolerance, du kan acceptere. En forskel på 3 mm betyder sjældent noget på en bærepose, men kan forhindre et låg i at lukke på et krus eller en karton i at køre på en påfyldningsmaskine.

Konventioner for de enkelte produkter:

• Poser: bredde x fals x højde, hvor højden måles til overkanten uden hanke. Angiv hankenes længde under overkanten, hvis det har betydning.
• Æsker og kartoner: længde x bredde x dybde, normalt indvendige mål, da det er dem, din fødevare eller dit produkt skal passe til.
• Krus og runde beholdere: nominelt volumen plus topdiameter, bunddiameter og højde; randdiameteren skal passe til låget.
• Indpakningspapir og ark: formatstørrelse (for eksempel 300 x 300 mm), eller rullebredde, kernediameter og rullediameter for ruller.
• Standposer: bredde x højde x bundfals, med svejsesømmenes bredde, hvis den er angivet.

Er du usikker på, hvilken tolerance du skal angive, så bed producenten om sine standardtolerancer for varen og vurder, om de passer til din anvendelse. Størrelsesvejledning til de enkelte produkter findes i vores artikler om størrelser på papirposer, størrelser på burgerbokse, størrelser på pizzaæsker og størrelser på papkrus.

Materiale, gramvægt og barriere

Angiv materiale, vægt og barriere, eller beskriv den ydeevne, du har brug for, og bed producenten foreslå et materiale. Materialet udgør typisk den største andel af stykprisen for emballage af papir og karton ved lange serier, så en løs materialebeskrivelse giver den største spredning mellem tilbuddene.

• Materiale: brunt kraftpapir, hvidt (bleget) kraftpapir, kraftpapir af genbrugsfiber, MG-papir, fedttæt papir, FBB-karton, SBS-karton, duplexkarton (WLC), bølgepap med angivelse af bølgetype (E, B, mikrobølge), kruskarton, LDPE- eller HDPE-folie, laminatopbygning til poser.
• Vægt: gramvægt i g/m² for papir og karton eller tykkelse i mikron (mil for amerikanske læsere) for folie. For karton kan tykkelsen i mikron være mere anvendelig end gramvægten.
• Fiber: nyfiber, genbrugsfiber eller et mindste indhold af genbrugsfiber, og om du har brug for sporbarhedscertificeret materiale (for eksempel FSC eller PEFC) til at understøtte et udsagn.
• Barriere: fedtresistens (ofte angivet som KIT-værdi for papir), fugtresistens, PE-belægning, dispersionsbelægning, PLA-belægning, voks eller en funktionel mineraloliebarriere mod migration fra genbrugsfiber. Angiv eventuelle begrænsninger, for eksempel »ingen bevidst tilsatte PFAS« eller »ingen PE-belægning«.

Er du i tvivl om, hvilken kvalitet der passer til din anvendelse, forklarer vores guide til papirkvaliteter til emballage kraftpapir, MG-papir, fedttæt papir, kruskarton og liner, og i barrierebelægninger til papiremballage sammenlignes belægningsmulighederne. Om selve fedtspørgsmålet, se PFAS-fri fødevareemballage.

Trykmetode, farver og dækningsgrad

Oplys leverandøren om antal farver, de præcise Pantone-referencer, hvor stor en del af overfladen der trykkes, og på hvilke sider. Dækningsgraden er det felt, købere oftest udelader, men et lille logo og en fuld farveflade på samme vare kan give mærkbart forskelligt farveforbrug, tørring og trykhastighed.

• Trykmetode: Angiv kun en præference, hvis du har en grund til det (for eksempel offsettryk til fotografiske billeder på en karton, flexotryk til kraftposer, digitaltryk til en kort prøveserie). Ellers lad producenten komme med et forslag. Vores sammenligning af trykmetoder til emballage gennemgår fordele og ulemper.
• Antal farver pr. side, for eksempel »2/0« (to farver på forsiden, intet på bagsiden) eller »4/1«.
• Farvereferencer: Pantone-numre (angiv vifte for bestrøget eller ubestrøget papir) eller CMYK. Bemærk, at samme Pantone-farve ser anderledes ud på brunt kraftpapir end på hvid karton; se Pantone eller CMYK i emballage.
• Dækningsgrad: omtrentlig procentdel af det trykte areal eller en beskrivelse som »kun logo, ca. 10 %« eller »fuld farveflade som baggrund med udsparet logo«.
• Trykposition: ét felt, alle felter, indvendigt tryk, gentaget mønster over hele fladen eller tryk på false og bund.
• Farvestandard: om du leverer en fysisk farvereference, accepterer en målt målværdi (Delta E) eller kræver trykgodkendelse ved pressen.

Efterbehandling og særlige funktioner

Angiv alle efterbehandlinger, for hver af dem kan tilføje en proces, en opsætning og indimellem en særskilt underleverandør. Typiske eksempler er vandbaseret lak eller UV-lak, mat eller blank laminering, spot-UV-lak, folieprægning (hotfoil), prægning eller nedsænket prægning, ruder, hanke, indvendigt tryk, perforeringer og rivestrimler. Er en efterbehandling valgfri, så bed om, at den tilbydes som en separat linje, så du kan se effekten på prisen. For kartoner forklarer vores artikel om efterbehandling af kartoner, hvordan hver enkelt udføres.

Mængder, versioner og afrop

Oplys mængden pr. ordre, din forventede årsvolumen, hvordan leverancerne skal fordeles, og hvor mange designs eller størrelser der indgår i ordren. Årsvolumen og leveringsmønster gør det muligt for en producent at give et mere realistisk tilbud end ét enkelt tal.

• Ordremængde: bed om en prisstaffel ved to eller tre mængder (for eksempel din forventede ordre, halvdelen og det dobbelte) for at se, hvordan opsætningsomkostningerne fordeles.
• Årsvolumen og prognose: fortæller leverandøren, om materiale kan indkøbes på bedre vilkår, og om plader og værktøj kan genbruges.
• Afrop (call-off) eller planlagte leverancer: om hele mængden leveres på én gang, eller om den produceres i én serie og frigives i partier. Angiv, hvem der opbevarer lageret, og hvor længe.
• Versioner: antal designs, størrelser eller sprogvarianter, og hvilke der har de samme trykfarver. Flere størrelser med samme farvesæt kan ofte dele plader eller køres efter hinanden. Vores guide til minimumsordre for emballage forklarer, hvordan det påvirker minimumsmængderne.
• Over- og underlevering: angiv, hvilken mængdetolerance du kan acceptere. Trykt emballage produceres normalt med en vis mængdevariation, og den bør aftales på forhånd.

Pakning og palletering

Angiv, hvordan varerne skal tælles, pakkes og anbringes på paller, for pakningen påvirker både prisen og håndteringen på dine lokationer. En café uden gaffeltruck har brug for små transportkasser, den kan løfte i hånden; et distributionscenter vil have hele, stabile og mærkede paller.

• Indvendig pakning: antal pr. bundt, banderole eller plastpose, og om bundter skal tælles nøjagtigt.
• Transportkasser: antal pr. kasse, maksimal kassevægt, mærkning af kasser (varenummer, beskrivelse, mængde, batch, stregkode).
• Palle: type (EUR-palle 1.200 x 800 mm, UK-palle 1.200 x 1.000 mm, US-palle 48 x 40 tommer), maksimal højde inklusive palle, maksimal vægt, stretchfolie, kantbeskyttelse, ISPM 15-varmebehandling af træ.
• Læsning af container eller lastbil: om du ønsker en hel lastbil eller container, og om gulvlæssede transportkasser kan accepteres for at øge lastvolumen.

Incoterms, bestemmelsessted og levering

Angiv den Incoterms 2020-regel, du ønsker tilbud på, og det navngivne sted, samt den fulde leveringsadresse og eventuelle begrænsninger ved modtagelse. »FCA Istanbul« og »DAP lager i Hamburg« er to forskellige priser for de samme varer, og et tilbud uden navngivet sted er ufuldstændigt.

• Incoterm og navngivet sted: for eksempel EXW eller FCA (fabrik), FOB eller CIF (navngivet havn, kun søfragt), CPT eller CIP (navngivet bestemmelsessted), DAP eller DDP (navngivet leveringsadresse). Under DDP håndterer sælgeren importtold og afgifter i dit land, hvilket ikke alle eksportører tilbyder.
• Bestemmelsesland og adresse: påvirker transportform, eksportdokumenter og eventuelle markedsspecifikke krav.
• Begrænsninger ved modtagelse: leveringstidsrum, behov for lift på lastbilen, maksimal køretøjsstørrelse, krav om tidsbestilling.
• Ønsket leveringsdato og om delleverancer kan accepteres. Realistiske tidsplaner fordelt på faser og transportform findes i vores guide til leveringstider for emballage.

Når du køber uden for dit toldområde, skal du også angive, hvem der er importør i toldmæssig forstand. For varer fra Tyrkiet bør du bede om dokumenter som A.TR-varecertifikatet til EU eller en oprindelseserklæring under handelsaftalen mellem Storbritannien og Tyrkiet allerede i tilbudsanmodningen; vores guide til indkøb af emballage fra Tyrkiet forklarer dem.

Overensstemmelsesdokumenter og udsagn

Angiv alle dokumenter, du har brug for, og alle udsagn eller mærker, du agter at trykke, i selve tilbudsanmodningen. Dokumentation kan påvirke materialevalg, testtid og omkostninger, så hvis den først efterspørges efter bestillingen, giver det forsinkelser.

Typiske ønsker:

• Overensstemmelseserklæring (DoC) for fødevarekontakt (EU/UK) og for USA en erklæring med henvisning til de relevante FDA-bestemmelser. Se krav til emballage til fødevarekontakt.
• Rapporter fra migrationstest eller fluortest fra et akkrediteret laboratorium.
• Materialespecifikationer og tekniske datablade.
• Dokumentation til de udsagn, der skal trykkes: indhold af genbrugsfiber, certificeret fiber, genanvendelighed, komposterbarhed. Generiske miljøudsagn er begrænset i EU siden 27. september 2026 i medfør af direktiv (EU) 2024/825; se udsagn om genanvendelighed og komposterbarhed.
• Obligatoriske mærker: for eksempel mærkningen »PLASTIK I PRODUKTET« på PE-belagte papkrus, der sælges i EU, i henhold til gennemførelsesforordning (EU) 2020/2151.
• Emballagedata til indberetning under udvidet producentansvar (UPA), for eksempel vægt pr. enhed fordelt på materiale. Siden 12. august 2026 finder emballageforordningen (PPWR), forordning (EU) 2025/40, generelt anvendelse; se vores guide til emballageforordningen (PPWR) for de involverede roller.

Status for trykfilen

Oplys, om trykfilen er endelig, under udarbejdelse eller ikke påbegyndt, og i hvilket format du leverer den. En producent kan give tilbud uden endelig trykfil, men har brug for at kende farver og dækningsgrad og vide, om du har brug for stansetegning, designhjælp eller prepress-arbejde.

Angiv:

• Om du først har brug for producentens stansetegning (stanselinje).
• Hvilket filformat du leverer (normalt vektor-PDF eller AI med konverterede skrifttyper og billeder i tilstrækkelig opløsning).
• Hvilket korrekturtrin der kræves: digital PDF-korrektur, fysisk trykprøve, trykt vareprøve eller trykgodkendelse ved pressen.

Vores guide til klargøring af trykfiler til emballage gennemgår filer, beskæring, stansetegninger og korrektur i detaljer.

Færdig skabelon til tilbudsanmodning på emballage

Kopiér blokken nedenfor over i en e-mail eller et dokument, udfyld én blok pr. vare, og send den samme version til alle leverandører, du beder om tilbud. Skriv hellere »forslag ønskes« i et felt end at slette det.

TILBUDSANMODNING PÅ EMBALLAGE / SPECIFIKATIONSARK

Virksomhed:

Kontaktperson, e-mail, telefon:

Reference og dato for tilbudsanmodning:

Tilbud ønskes senest:

1. PRODUKT

Varetype og model:

Anvendelse (fødevaretype, varm/kold, fed/fugtig, levering eller salg over disk):

Påfyldningsmetode (manuel / automatisk maskine, evt. maskinmodel):

Erstatter den en eksisterende vare? (ja/nej; vareprøver sendt?):

2. MÅL

Størrelse (mm; angiv indvendig / udvendig / flad):

Fals / dybde / volumen:

Acceptabel tolerance:

Skal passe til (fødevare, låg, anden emballage):

3. MATERIALE OG BARRIERE

Materiale:

Gramvægt (g/m²) / tykkelse / folietykkelse:

Fiber (nyfiber / genbrugsfiber / min. % genbrugsfiber; certificeret fiber påkrævet?):

Barriere (fedt / fugt / andet; KIT-niveau, hvis kendt):

Begrænsninger (f.eks. ingen bevidst tilsatte PFAS, ingen PE-belægning):

4. TRYK

Foretrukken trykmetode (eller »forslag ønskes«):

Farver udvendigt / indvendigt (f.eks. 2/0):

Pantone-referencer (bestrøget/ubestrøget) eller CMYK:

Omtrentlig dækningsgrad (% eller beskrivelse):

Trykposition (felter, hele fladen, false, bund, indvendigt):

Metode til farvegodkendelse (korrektur / fysisk reference / trykgodkendelse ved pressen):

5. EFTERBEHANDLING OG FUNKTIONER

Lak / laminering / folie / prægning / rude / hanke / andet:

Valgfri efterbehandling, der skal tilbydes separat:

6. MÆNGDER

Mængde pr. ordre (og mængder til prisstaffel):

Forventet årsvolumen:

Leveringsmønster (enkelt leverance / planlagte afrop / lager hos leverandøren):

Antal designs, størrelser eller versioner (og fælles farver):

Acceptabel over-/underlevering:

7. PAKNING OG LEVERING

Antal pr. bundt / pr. transportkasse:

Maks. vægt pr. transportkasse; krav til mærkning:

Pallestype, maks. højde, maks. vægt; ISPM 15 påkrævet?:

Incoterms 2020-regel og navngivet sted:

Leveringsadresse og begrænsninger ved modtagelse:

Ønsket leveringsdato; er delleverancer acceptable?:

Importør (toldmæssigt):

8. REGELEFTERLEVELSE OG TRYKFIL

Krævede dokumenter (DoC, testrapporter, US FDA-erklæring, PFAS-data, certifikater):

Udsagn eller mærker, der skal trykkes (og tilgængelig dokumentation):

UPA-data påkrævet (vægt pr. enhed fordelt på materiale):

Status for trykfil (endelig / under udarbejdelse / ikke påbegyndt; filformat):

Stansetegning påkrævet fra leverandøren?:

9. KOMMERCIELT

Valuta:

Ønskede betalingsbetingelser:

Ønsket tilbudsgyldighed:

Værktøj (plader, cylindre, stanseværktøj) bedes tilbudt som separate linjer: ja

Hvad udelader købere oftest i en tilbudsanmodning på emballage?

De udeladelser, der oftest fører til nye tilbud eller uenighed, er dækningsgrad, tolerancer, Incoterm med navngivet sted, årsvolumen, pakkekrav og de nødvendige dokumenter. Hver af dem er let at tilføje i tilbudsanmodningen og dyr at rette efter bestillingen.

Når tilbuddene er kommet, kan du bruge vores guide til prisdrivere og sammenligning af tilbud på emballage til at stille dem op på et sammenligneligt grundlag. Valget mellem de leverandører, der har svaret, behandles i sådan vælger du en emballageproducent.

Produktspecifikke punkter i specifikationen

Hver produktside angiver de felter, der er vigtigst for den pågældende vare; brug dem sammen med skabelonen ovenfor.

Terminologi til flersprogede tilbudsanmodninger

Hjælper kolleger i andre markeder med at forberede tilbudsanmodningen, kan nogle ækvivalenter være nyttige: På tysk er en RFQ en »Anfrage« og tilbuddet et »Angebot«, gramvægt er »Grammatur«, trykgodkendelse »Druckfreigabe« og pladeomkostninger »Klischeekosten«. På hollandsk hedder en RFQ »offerteaanvraag«, oplag »oplage« og leveringstid »levertijd«. Amerikanske købere siger ofte »spec sheet« om specifikationen og »bid« om tilbuddet.

Næste skridt: send en komplet tilbudsanmodning

Udfyld skabelonen for hver vare, vedhæft vareprøver eller fotos og eventuelle udkast til trykfil, og send den til din udvalgte leverandørliste. 9 Packaging er en B2B-producent og eksportør af emballage med eget tryk i Istanbul med erfaring fra kædedrevet foodservice. Vi giver tilbud ud fra færdige specifikationer og bekræfter de endelige detaljer ved den tekniske gennemgang. Send din tilbudsanmodning til vores team.

Relateret læsning

• Emballageordliste: begreber inden for papir, karton, tryk og regelefterlevelse
• Alle emballageguides og ressourcer til købere
• PPWR-overensstemmelseserklæring: Hvad den skal indeholde, og hvem der underskriver den
• Sådan fremstilles emballage med eget tryk: Guide til produktionsprocessen

Vil du sende felterne i et struktureret format, kan du hente skabelonen til tilbudsanmodning på emballage (regneark, uden tilmelding).