Solicitud de presupuesto de packaging: qué incluir en una RFQ

¿Qué información necesita un fabricante de packaging para presupuestar?

Un fabricante necesita saber qué es el artículo, de qué material está hecho, cómo se imprime y se acaba, cuántas unidades se requieren y con qué frecuencia, cómo debe embalarse y entregarse, y qué documentos deben acompañarlo. Si falta alguno de estos datos, el proveedor tiene que suponerlo, y ahí es donde los presupuestos divergen.

Los campos se agrupan en ocho bloques:

Formato y construcción del producto

Nombre el artículo y su construcción con los términos del fabricante e indique para qué se usa. «Bolsa SOS con asas planas de papel para un menú de dos hamburguesas y bebida» dice mucho más a un fabricante de bolsas que «bolsa para llevar», porque ya implica la superficie de la base, la carga y la exposición a la grasa.

Incluya:

• Tipo y estilo de artículo: por ejemplo bolsa de fondo cuadrado (SOS), bolsa plana, bolsa con fuelle lateral, caja para hamburguesa tipo concha, caja de pizza con solapas de cierre, vaso de pared simple para bebidas calientes, caja de envío e-commerce, bolsa doypack.
• Cierre y características: asas (rizadas, planas, troqueladas), precintos de seguridad, orificios de ventilación, ventanas, tiras de apertura, cierres zip, tapas.
• Condiciones de uso: tipo de alimento (seco, húmedo, graso, caliente), temperatura, tiempo de permanencia en el envase, entrega a domicilio o venta en mostrador, y uso en microondas o en horno, si lo hay. Estos datos condicionan la elección de la barrera y las condiciones que recoge la declaración de conformidad (DoC).
• Método de envasado: manual, semiautomático o en máquina automática. Las líneas automáticas exigen tolerancias más ajustadas y, en ocasiones, una prueba en máquina.

Si va a sustituir un artículo existente, envíe dos o tres muestras físicas junto con una foto del artículo en uso. Una muestra elimina ambigüedades que ninguna descripción escrita puede resolver.

Medidas y tolerancias

Indique las medidas en milímetros (y en pulgadas, si su equipo las utiliza), aclare si son internas, externas o planas (desplegadas) y señale la tolerancia que puede aceptar. Una diferencia de 3 mm rara vez importa en una bolsa de asas, pero puede impedir que una tapa cierre sobre un vaso o que un estuche funcione en una envasadora.

Convenciones por producto:

• Bolsas: ancho × fuelle × alto, con la altura medida hasta el borde superior sin contar las asas. Si es relevante, indique la caída del asa.
• Cajas y estuches: largo × ancho × profundidad, normalmente medidas internas, que son las que debe respetar su alimento o producto.
• Vasos y envases redondos: volumen nominal más diámetro superior, diámetro de la base y altura; el diámetro del borde debe coincidir con el de la tapa.
• Envolturas y hojas: tamaño de corte (por ejemplo 300 × 300 mm) o, en bobinas, ancho de bobina, diámetro del mandril y diámetro de la bobina.
• Bolsas doypack: ancho × alto × fuelle inferior, con la anchura de los sellados si se especifica.

Si no sabe qué tolerancia fijar, pregunte al fabricante cuáles son sus tolerancias estándar para ese artículo y valore si se adaptan a su uso. Encontrará orientación de tamaños por producto en nuestros artículos sobre tamaños de bolsas de papel, tamaños de cajas para hamburguesa, tamaños de cajas de pizza y tamaños de vasos de papel.

Material, gramaje y barrera

Defina el soporte, su peso y su barrera, o describa el rendimiento que necesita y pida al fabricante que proponga un material. En envases de papel y cartulina, el material suele ser la mayor parte del coste unitario en tiradas largas, de modo que una descripción vaga del material provoca la mayor dispersión entre presupuestos.

• Soporte: kraft marrón, kraft blanco (blanqueado), kraft reciclado, papel monolúcido (MG), papel antigrasa, cartulina FBB, cartulina SBS, cartulina reciclada GD (WLC), cartón ondulado con indicación del tipo de onda (E, B, microcanal), cartulina para vasos (cupstock), film de PEBD (LDPE) o PEAD (HDPE) y estructura del laminado en bolsas doypack.
• Peso: gramaje en g/m² para papel y cartulina, o espesor en micras (µm) para film (en EE. UU. se utilizan mils). En cartulina, el espesor en micras puede resultar más útil que el gramaje.
• Fibra: virgen, reciclada o con un contenido mínimo de fibra reciclada, y si necesita material con certificación de cadena de custodia (por ejemplo FSC o PEFC) para respaldar una declaración.
• Barrera: resistencia a la grasa (a menudo expresada con el índice KIT en papeles), resistencia a la humedad, recubrimiento de PE, recubrimiento barrera en dispersión acuosa, PLA, cera, o una barrera funcional frente a la migración de aceites minerales procedentes de fibra reciclada. Indique cualquier restricción, como «sin PFAS añadidos intencionadamente» o «sin recubrimiento de PE».

Si no tiene claro qué calidad se ajusta a su uso, nuestra guía de tipos de papel para packaging explica el kraft, el monolúcido, el antigrasa, la cartulina para vasos y los papeles liner, y el artículo sobre recubrimientos barrera para packaging de papel compara las opciones de recubrimiento. Para la cuestión de la grasa en concreto, consulte packaging alimentario sin PFAS.

Método de impresión, colores y cobertura

Indique al proveedor cuántos colores necesita, qué referencias Pantone exactas, qué parte de la superficie se imprime y en qué caras. La cobertura es el campo que los compradores omiten con más frecuencia, aunque un logotipo pequeño y un fondo de color a toda superficie en el mismo artículo pueden diferir notablemente en coste de tinta, secado y velocidad de máquina.

• Proceso de impresión: fije una preferencia solo si tiene un motivo (por ejemplo, offset para imágenes fotográficas en un estuche, flexografía para bolsas kraft, impresión digital para una tirada de prueba corta). En los demás casos, deje que proponga el fabricante. Nuestra comparativa de métodos de impresión para packaging explica las ventajas e inconvenientes de cada uno.
• Número de colores por cara, por ejemplo «2/0» (dos colores por una cara y nada en el reverso) o «4/1».
• Referencias de color: números Pantone (indique si usa la guía estucada o sin estucar) o CMYK. Tenga en cuenta que un mismo Pantone se ve distinto sobre kraft marrón que sobre cartulina blanca; consulte Pantone frente a CMYK en packaging.
• Cobertura: porcentaje aproximado de la superficie impresa, o una descripción como «solo logotipo, alrededor del 10 %» o «fondo a toda superficie con logotipo en negativo».
• Posición de la impresión: una cara, todas las caras, impresión interior, patrón repetido en toda la superficie, o impresión en fuelles y base.
• Estándar de color: si facilitará una referencia física de color, aceptará un valor objetivo medido (Delta E) o exigirá una aprobación en máquina.

Acabados y características especiales

Enumere todos los acabados, porque cada uno puede añadir un proceso, una puesta a punto y, a veces, un proveedor distinto. Entre los más habituales figuran el barniz acuoso o UV, el plastificado mate o brillo, el barniz UV selectivo, la estampación en caliente, el relieve o bajorrelieve, las ventanas, las asas, la impresión interior, las perforaciones y las tiras de apertura. Si un acabado es opcional, pida que se presupueste en una línea aparte para ver su efecto en el precio. Para estuches plegables, nuestro artículo sobre acabados para estuches explica cómo se aplica cada uno.

Cantidades, versiones y entregas programadas

Indique la cantidad por pedido, su volumen anual estimado, cómo deben repartirse las entregas y cuántos diseños o tamaños comparten el pedido. El volumen anual y el patrón de entregas permiten al fabricante presupuestar de forma más realista que con una sola cifra.

• Cantidad por pedido: pida escalones de precio para dos o tres cantidades (por ejemplo, su pedido previsto, la mitad y el doble) para ver cómo se reparte el coste de la puesta a punto.
• Volumen anual y previsión: indica al proveedor si puede comprar el material en mejores condiciones y si los clisés y los troqueles se reutilizarán.
• Entregas programadas (call-off): si toda la cantidad se envía de una vez o se produce en una sola tirada y se libera por tramos. Indique quién custodia el stock y durante cuánto tiempo.
• Versiones: número de diseños, tamaños o variantes de idioma, y cuáles comparten los mismos colores de impresión. Varios tamaños con el mismo juego de colores pueden compartir clisés o producirse de forma consecutiva. Nuestra guía del pedido mínimo (MOQ) en packaging explica cómo influye esto en los mínimos.
• Tolerancia de cantidad (más/menos): indique qué variación de cantidad puede aceptar. El packaging impreso suele producirse con cierta variación de cantidad, y conviene acordarla de antemano.

Embalaje y paletización

Especifique cómo debe contarse, embalarse y paletizarse la mercancía, porque el embalaje afecta tanto al precio como a la manipulación en sus instalaciones. Una cafetería sin carretilla elevadora necesita cajas pequeñas que pueda levantar a mano; un centro de distribución quiere palés completos, estables y etiquetados.

• Embalaje interior: unidades por paquete, funda o bolsa de polietileno, y si los paquetes deben contarse con exactitud.
• Cajas de embalaje: unidades por caja, peso máximo por caja, etiquetado de la caja (código de artículo, descripción, cantidad, lote, código de barras).
• Palé: tipo (palé europeo 1200 × 800 mm, palé del Reino Unido 1200 × 1000 mm, palé de EE. UU. 48 × 40 pulgadas), altura máxima incluido el palé, peso máximo, film estirable, cantoneras y tratamiento térmico NIMF 15 (ISPM 15) para la madera.
• Carga en contenedor o camión: si desea camión o contenedor completo, y si se aceptan cajas cargadas directamente sobre el suelo para aumentar el volumen de carga.

Incoterms, destino y entrega

Indique la regla Incoterms 2020 que desea presupuestar y el lugar designado, además de la dirección de entrega completa y cualquier restricción de recepción. «FCA Estambul» y «DAP almacén de Hamburgo» son precios distintos para la misma mercancía, y un presupuesto sin lugar designado está incompleto.

• Incoterm y lugar designado: por ejemplo EXW o FCA (fábrica), FOB o CIF (puerto designado, solo transporte marítimo), CPT o CIP (destino designado), DAP o DDP (dirección de entrega designada). Con DDP, el vendedor se hace cargo de los derechos de importación y los impuestos en su país, algo que no todos los exportadores ofrecen.
• País y dirección de destino: afecta al modo de transporte, a los documentos de exportación y a cualquier requisito específico del mercado.
• Restricciones de recepción: franjas horarias de entrega, necesidad de plataforma elevadora, tamaño máximo del vehículo, requisitos de cita previa.
• Fecha de entrega requerida y si se aceptan entregas parciales. Para conocer los plazos realistas por fase y modo de transporte, consulte nuestra guía de plazos de entrega en packaging.

Cuando la compra se realiza fuera de su territorio aduanero, indique también quién actúa como importador a efectos aduaneros. Para mercancía procedente de Turquía, conviene solicitar ya en la fase de RFQ documentos como el certificado de circulación A.TR para la UE o una declaración de origen conforme al acuerdo comercial entre el Reino Unido y Turquía; nuestra guía sobre cómo abastecerse de packaging desde Turquía los explica.

Documentos de conformidad y declaraciones

Enumere en la propia RFQ todos los documentos que va a exigir y todas las declaraciones o marcas que piensa imprimir. La documentación puede afectar a la elección del material y al tiempo y coste de los ensayos, de modo que pedirla después de formalizar el pedido provoca retrasos.

Solicitudes habituales:

• Declaración de conformidad para contacto alimentario (UE/Reino Unido) y, para EE. UU., una declaración que haga referencia a las disposiciones aplicables de la FDA. Consulte conformidad del packaging en contacto con alimentos.
• Informes de ensayos de migración o de flúor de un laboratorio acreditado.
• Especificaciones de materiales y fichas técnicas.
• Pruebas que respalden las declaraciones impresas: contenido reciclado, fibra certificada, reciclabilidad, compostabilidad. Las declaraciones medioambientales genéricas están restringidas en la UE desde el 27 de septiembre de 2026 conforme a la Directiva (UE) 2024/825; consulte afirmaciones de reciclable frente a compostable.
• Marcas obligatorias: por ejemplo, el marcado «PLÁSTICO EN EL PRODUCTO» en vasos de papel con recubrimiento de PE introducidos en el mercado de la UE, conforme al Reglamento de Ejecución (UE) 2020/2151.
• Datos de envases para la declaración de la responsabilidad ampliada del productor (RAP), como el peso por unidad y por material. Desde el 12 de agosto de 2026 se aplica con carácter general el PPWR de la UE, Reglamento (UE) 2025/40; en nuestra guía del PPWR encontrará los agentes implicados.

Estado del arte final

Indique si el arte final está terminado, en curso o sin empezar, y en qué formato lo facilitará. Un fabricante puede presupuestar sin arte final definitivo, pero necesita conocer los colores y la cobertura, y saber si usted precisa el plano de troquel, apoyo de diseño o trabajos de preimpresión.

Indique:

• Si necesita primero el plano de troquel del fabricante.
• El formato de archivo que entregará (normalmente PDF vectorial o AI, con las tipografías convertidas a curvas y las imágenes con resolución suficiente).
• La fase de prueba requerida: prueba digital en PDF, prueba impresa, muestra impresa o aprobación en máquina.

Nuestra guía de preparación de arte final para packaging trata en detalle los archivos, el sangrado, los planos de troquel y las pruebas.

Plantilla de solicitud de presupuesto de packaging lista para copiar

Copie el bloque siguiente en un correo o en un documento, rellene un bloque por artículo y envíe la misma versión a todos los proveedores a los que pida presupuesto. Deje cada campo con la indicación «a proponer por el fabricante» en lugar de borrarlo, para que el proveedor sepa que espera una propuesta.

SOLICITUD DE PRESUPUESTO DE PACKAGING (RFQ) / FICHA DE ESPECIFICACIONES

Empresa:

Nombre de contacto, correo electrónico, teléfono:

Referencia y fecha de la RFQ:

Presupuesto necesario antes del:

1. PRODUCTO

Tipo y estilo de artículo:

Uso previsto (tipo de alimento, caliente/frío, graso/húmedo, entrega a domicilio o mostrador):

Método de envasado (manual / máquina automática, modelo de máquina si se conoce):

¿Sustituye un artículo existente? (sí/no; ¿se han enviado muestras?):

2. MEDIDAS

Tamaño (mm; indique si es interno / externo / plano):

Fuelle / profundidad / volumen:

Tolerancia aceptable:

Debe ajustarse a (alimento, tapa, otro envase):

3. MATERIAL Y BARRERA

Soporte:

Gramaje (g/m²) / espesor / espesor del film:

Fibra (virgen / reciclada / % mínimo de reciclado; ¿se exige fibra certificada?):

Barrera (grasa / humedad / otra; nivel KIT si se conoce):

Restricciones (p. ej. sin PFAS añadidos intencionadamente, sin recubrimiento de PE):

4. IMPRESIÓN

Proceso de impresión preferido (o «a proponer por el fabricante»):

Colores exterior / interior (p. ej. 2/0):

Referencias Pantone (estucado / sin estucar) o CMYK:

Cobertura de tinta aproximada (% o descripción):

Posición de la impresión (caras, toda la superficie, fuelles, base, interior):

Método de aprobación del color (prueba / referencia física / aprobación en máquina):

5. ACABADOS Y CARACTERÍSTICAS

Barniz / plastificado / estampación en caliente / relieve / ventana / asas / otros:

Acabados opcionales que deben presupuestarse por separado:

6. CANTIDADES

Cantidad por pedido (y cantidades para los escalones de precio):

Volumen anual estimado:

Patrón de entrega (entrega única / entregas programadas / stock custodiado por el proveedor):

Número de diseños, tamaños o versiones (y colores compartidos):

Tolerancia de cantidad (más/menos) aceptable:

7. EMBALAJE Y ENTREGA

Unidades por paquete / por caja:

Peso máximo por caja; requisitos de etiquetado de cajas:

Tipo de palé, altura máxima, peso máximo; ¿se exige NIMF 15?:

Regla Incoterms 2020 y lugar designado:

Dirección de entrega y restricciones de recepción:

Fecha de entrega requerida; ¿se aceptan entregas parciales?:

Importador a efectos aduaneros:

8. CONFORMIDAD Y ARTE FINAL

Documentos exigidos (DoC, informes de ensayos, declaración FDA de EE. UU., datos sobre PFAS, certificados):

Declaraciones o marcas que se imprimirán (y pruebas disponibles):

Datos de RAP necesarios (peso por unidad y por material):

Estado del arte final (terminado / en curso / sin empezar; formato de archivo):

¿Necesita el plano de troquel del proveedor?:

9. CONDICIONES COMERCIALES

Moneda:

Condiciones de pago solicitadas:

Validez del presupuesto requerida:

Presupuestar el utillaje (clisés, cilindros, troqueles) en líneas aparte: sí

¿Qué suelen omitir los compradores en una solicitud de presupuesto de packaging?

Las omisiones que con más frecuencia provocan nuevos presupuestos o discrepancias son la cobertura de tinta, las tolerancias, el Incoterm con lugar designado, el volumen anual, los requisitos de embalaje y los documentos necesarios. Cada una es sencilla de añadir en la fase de RFQ y cara de corregir una vez realizado el pedido.

Cuando lleguen los presupuestos, utilice nuestra guía sobre factores de coste del packaging y comparación de presupuestos para ponerlos en igualdad de condiciones. La elección entre los proveedores que respondan se aborda en cómo elegir un fabricante de packaging personalizado.

Puntos de especificación por producto

Cada página de producto enumera los campos que más importan para ese artículo; utilícelos junto con la plantilla anterior.

Terminología para RFQ multilingües

Si colegas de otros mercados colaboran en la preparación de la solicitud, conviene conocer algunas equivalencias. En alemán, la solicitud de presupuesto es «Anfrage» y el presupuesto «Angebot»; el gramaje es «Grammatur», la aprobación de impresión «Druckfreigabe» y el coste de los clisés «Klischeekosten». En neerlandés, la solicitud es «offerteaanvraag», la tirada «oplage» y el plazo de entrega «levertijd». Los compradores de EE. UU. suelen decir «spec sheet» para la ficha de especificaciones y «bid» para el presupuesto.

Siguiente paso: envíe una RFQ completa

Rellene la plantilla para cada artículo, adjunte muestras o fotos y cualquier borrador de arte final, y envíela a su lista de proveedores preseleccionados. 9 Packaging, fabricante y exportador de envases impresos personalizados para clientes empresariales con sede en Estambul y con experiencia en el suministro a cadenas de restauración, presupuesta a partir de especificaciones completas y confirma los detalles finales en la revisión técnica. Envíe su solicitud a nuestro equipo.

Lecturas relacionadas

• Glosario de packaging: términos de papel, cartulina, impresión y conformidad
• Todas las guías de packaging y recursos para compradores
• Declaración de conformidad del PPWR: qué debe contener y quién la firma
• Cómo se fabrica el packaging personalizado impreso: guía del proceso de producción

Para enviar estos campos en formato estructurado, descargue la plantilla de solicitud de presupuesto de packaging (hoja de cálculo, sin registro).