בקשה להצעת מחיר לאריזות (RFQ): מה חייבים לכלול בבקשה

איזה מידע יצרן אריזות צריך כדי לתת הצעת מחיר?

יצרן צריך לדעת מהו הפריט, ממה הוא עשוי, איך הוא מודפס ומגומר, כמה יחידות נדרשות ובאיזו תדירות, איך יש לארוז ולספק אותו, ואילו מסמכים חייבים ללוות אותו. כל פרט חסר מאלץ את הספק להניח הנחות, ובהנחות נוצרים הפערים בין הצעות המחיר.

השדות מתחלקים לשמונה קבוצות:

סוג המוצר ומבנהו

יש לתאר את הפריט ואת מבנהו במונחים של היצרן, ולציין למה הוא משמש. "שקית נייר עם תחתית מרובעת (SOS) וידיות נייר שטוחות, לארוחה של שני המבורגרים ושתייה" אומרת ליצרן שקיות הרבה יותר מ"שקית טייק אוויי", כי היא מרמזת על שטח הבסיס, על העומס ועל החשיפה לשומן.

יש לכלול:

• סוג הפריט וסגנונו: למשל שקית SOS, שקית נייר שטוחה, שקית עם קפל צד, קופסת המבורגר (קלאמשל), קרטון פיצה עם לשוניות נעילה, כוס חמה בדופן יחידה, קופסת דיוור (מיילר), שקית עומדת (דויפק).
• סגירה ותכונות: ידיות (שזורות, שטוחות, חתוכות), לשוניות עם חיווי פתיחה, פתחי אוורור, חלונות, פסי קריעה, זיפים, מכסים.
• תנאי שימוש: סוג המזון (יבש, לח, שומני, חם), טמפרטורה, זמן שהייה באריזה, שימוש במשלוח או בדלפק, ושימוש במיקרוגל או בתנור אם יש. אלה קובעים את בחירת המחסום ואת התנאים שמצוינים בהצהרת התאימות (DoC).
• שיטת מילוי: אריזה ידנית, חצי אוטומטית או במכונה אוטומטית. קווים אוטומטיים דורשים טולרנסים הדוקים יותר, ולעיתים גם ניסוי במכונה.

אם מחליפים פריט קיים, כדאי לשלוח שתיים או שלוש דוגמאות פיזיות יחד עם תמונה של הפריט בשימוש. דוגמה מסירה עמימות שאף תיאור כתוב אינו מסיר.

מידות וטולרנסים

יש לציין את המידות במילימטרים (ובאינצ'ים, אם הצוות עובד איתם), להבהיר אם מדובר במידות פנימיות, חיצוניות או בפריסה (לפני קיפול), ולהגדיר את הטולרנס שאפשר לקבל. הפרש של 3 מ"מ כמעט אינו משנה בשקית נשיאה, אבל עלול למנוע מכיסוי להיסגר על כוס או לעצור קרטון בקו מילוי.

מוסכמות לפי סוג מוצר:

• שקיות: רוחב x קפל צד x גובה, כשהגובה נמדד עד הקצה העליון ללא הידיות. אם זה משנה, יש לציין גם את אורך הידית.
• קופסאות וקרטונים: אורך x רוחב x עומק, בדרך כלל במידות פנימיות, שהן המידות שהמזון או המוצר צריכים להיכנס אליהן.
• כוסות ומיכלים עגולים: נפח נומינלי, קוטר עליון, קוטר בסיס וגובה; קוטר השפה חייב להתאים למכסה.
• עטיפות וגיליונות: מידת חיתוך (למשל 300 x 300 מ"מ), ובגלילים: רוחב הגליל, קוטר הליבה וקוטר הגליל.
• שקיות עומדות: רוחב x גובה x קפל תחתון, עם רוחב האיטום אם הוא מוגדר.

אם לא ברור איזה טולרנס להגדיר, אפשר לבקש מהיצרן את הטולרנסים הסטנדרטיים שלו לפריט ולהחליט אם הם מתאימים לשימוש. הנחיות מידה לפי מוצר מופיעות במדריכים שלנו: מידות שקיות נייר, מידות קופסאות המבורגר, מידות קרטוני פיצה ומידות כוסות נייר.

חומר, גרמאז' ומחסום

יש להגדיר את חומר הגלם, משקלו והמחסום, או לתאר את הביצועים הנדרשים ולבקש מהיצרן להציע חומר. בדרך כלל החומר הוא החלק הגדול ביותר בעלות היחידה באריזות נייר וקרטון בסדרות ארוכות, ולכן תיאור חומר רופף יוצר את הפער הרחב ביותר בין הצעות המחיר.

• חומר גלם: קראפט חום, קראפט לבן (מולבן), קראפט ממוחזר, נייר MG (machine glazed), נייר עמיד לשומן, קרטון מתקפל (FBB), קרטון לבן מולבן (SBS), קרטון דופלקס (WLC), קרטון גלי עם סוג הגל (E, B, מיקרו־גל), קרטון לכוסות, יריעת LDPE או HDPE, ומבנה למינט לשקיות עומדות.
• משקל: גרמאז' (ג'/מ"ר) לנייר וקרטון, או עובי במיקרונים (µm) ליריעה, ובמיל (mil) אם הצוות עובד בשיטה האמריקאית. בקרטון, עובי (caliper) במיקרונים עשוי להועיל יותר מגרמאז'.
• סיב: בתולי, ממוחזר או תכולה ממוחזרת מינימלית, והאם נדרש חומר מוסמך בשרשרת משמורת (למשל FSC או PEFC) כדי לתמוך בטענה.
• מחסום: עמידות לשומן (לרוב מבוטאת בדירוג KIT לניירות), עמידות ללחות, ציפוי פוליאתילן (PE), ציפוי דיספרסיה על בסיס מים, ציפוי ביו־פלסטיק PLA, שעווה, או מחסום פונקציונלי מפני נדידת שמנים מינרליים מסיב ממוחזר (MOSH/MOAH). יש לציין כל הגבלה, כגון "ללא PFAS שנוספו במכוון" או "ללא ציפוי PE".

אם לא ברור איזה סוג נייר מתאים, המדריך שלנו על סוגי נייר לאריזות מסביר על קראפט, MG, נייר עמיד לשומן, קרטון לכוסות וליינרים, וציפויי מחסום לאריזות נייר משווה בין אפשרויות הציפוי. לשאלת עמידות השומן בפרט ראו אריזות מזון ללא PFAS.

שיטת הדפסה, צבעים וכיסוי

יש לומר לספק כמה צבעים נדרשים, אילו גווני פנטון בדיוק, כמה מהשטח מודפס ובאילו צדדים. כיסוי הדיו הוא השדה שרוכשים משמיטים לעיתים קרובות ביותר, אף שלוגו קטן וכיסוי צבע מלא על אותו פריט יכולים להיבדל מאוד בעלות הדיו, בייבוש ובמהירות ההדפסה.

• שיטת הדפסה: כדאי לציין העדפה רק אם יש לה סיבה (למשל אופסט לתמונות פוטוגרפיות על קופסת קרטון, פלקסו לשקיות קראפט, הדפסה דיגיטלית לסדרת ניסוי קצרה). אחרת עדיף להשאיר ליצרן להציע. ההשוואה שלנו בין שיטות הדפסה לאריזות מסבירה את שיקולי הבחירה.
• מספר צבעים לכל צד, למשל "2/0" (שני צבעים בצד אחד, בלי הדפסה בצד האחורי) או "4/1".
• הפניות צבע: מספרי פנטון (עם ציון מניפה מצופה או לא מצופה) או CMYK. יש לזכור שאותו גוון פנטון נראה אחרת על קראפט חום מאשר על קרטון לבן; ראו פנטון או CMYK באריזות.
• כיסוי: אחוז משוער מהשטח המודפס, או תיאור כגון "לוגו בלבד, כ-10%" או "רקע מלא עם לוגו בשלילי".
• מיקום ההדפסה: פאנל אחד, כל הפאנלים, הדפסה פנימית, דוגמה חוזרת על כל השטח, או הדפסה על קפלי הצד ועל התחתית.
• תקן צבע: האם תספקו דוגמת צבע פיזית, תקבלו יעד נמדד (Delta E) או תדרשו אישור על המכונה.

גימורים ותכונות מיוחדות

יש לפרט כל גימור, כי כל אחד מהם יכול להוסיף תהליך, הכנה ולעיתים גם ספק נפרד. דוגמאות נפוצות: לכה על בסיס מים או לכת UV, למינציה מט או מבריקה, UV סלקטיבי, הטבעת פויל חם, הבלטה או הטבעה שקועה, חלונות, ידיות, הדפסה פנימית, פרפורציות ופסי קריעה. אם גימור הוא אופציונלי, כדאי לבקש לתמחר אותו בשורה נפרדת, כדי לראות את השפעתו על המחיר. לגבי קופסאות קרטון, המאמר שלנו על גימורים לקופסאות קרטון מסביר כיצד מבצעים כל גימור.

כמויות, גרסאות ואספקות מדורגות

יש לציין את הכמות לכל הזמנה, את ההיקף השנתי המשוער, כיצד לפצל את האספקות וכמה עיצובים או מידות חולקים את ההזמנה. היקף שנתי ומתכונת אספקה מאפשרים ליצרן לתמחר באופן ממשי יותר ממספר בודד.

• כמות להזמנה: כדאי לבקש מדרגות מחיר בשתיים או שלוש כמויות (למשל הכמות הצפויה, חציה וכפליים), כדי לראות כיצד עלויות ההכנה מתפזרות.
• היקף שנתי ותחזית: מראים לספק אם אפשר לרכוש חומר בתנאים טובים יותר ואם הלוחות והכלים ישמשו שוב.
• אספקות מדורגות (call-off): האם כל הכמות נשלחת בבת אחת, או שהיא מיוצרת בסדרה אחת ומשוחררת במנות. יש לציין מי מחזיק את המלאי ולכמה זמן.
• גרסאות: מספר העיצובים, המידות או גרסאות השפה, ואילו מהם חולקים את אותם צבעי הדפסה. כמה מידות עם סט צבעים משותף יכולות לעיתים קרובות לחלוק לוחות או לרוץ ברצף. מדריך כמות מינימום להזמנה (MOQ) באריזות מסביר כיצד זה משפיע על המינימום.
• עודף וחוסר: יש לציין איזו סטייה בכמות אפשר לקבל. אריזות מודפסות מיוצרות בדרך כלל עם מידה מסוימת של סטייה בכמות, ויש להסכים עליה מראש.

אריזה ומשטחים

יש להגדיר כיצד לספור, לארוז ולהעמיס את הסחורה על משטחים, כי האריזה משפיעה גם על המחיר וגם על הטיפול בסחורה באתרים שלכם. בית קפה ללא מלגזה זקוק לקרטונים קטנים שאפשר להרים ביד; מרכז הפצה רוצה משטחים מלאים, יציבים ומסומנים.

• אריזה פנימית: מספר יחידות בחבילה, בשרוול או בשקית, והאם יש לספור את החבילות במדויק.
• קרטוני שילוח: מספר יחידות בקרטון, משקל קרטון מרבי, סימון הקרטון (קוד פריט, תיאור, כמות, אצווה, ברקוד).
• משטח: סוג (משטח אירופי 1,200 x 800 מ"מ, משטח בריטי 1,200 x 1,000 מ"מ, משטח אמריקאי 48 x 40 אינץ'), גובה מרבי כולל המשטח, משקל מרבי, עטיפת סטרץ', פינות הגנה, וטיפול בחום לפי ISPM 15 לעץ.
• העמסה למכולה או למשאית: האם נדרשת משאית או מכולה מלאה, והאם מקובלת העמסת קרטונים ישירות על הרצפה כדי להגדיל את נפח המטען.

Incoterms, יעד ואספקה

יש לציין את כלל Incoterms 2020 שעליו מבקשים תמחור ואת המקום המוגדר, וכן את כתובת האספקה המלאה ואת מגבלות הקבלה. "FCA איסטנבול" ו"DAP מחסן בהמבורג" הם מחירים שונים לאותה סחורה, והצעת מחיר ללא מקום מוגדר אינה שלמה.

• Incoterm ומקום מוגדר: למשל EXW או FCA (מפעל), FOB או CIF (נמל מוגדר, הובלה ימית בלבד), CPT או CIP (יעד מוגדר), DAP או DDP (כתובת אספקה מוגדרת). ב-DDP המוכר מטפל במכס ובמיסי היבוא במדינתכם, מה שלא כל יצואן מציע.
• מדינת יעד וכתובת: משפיעות על אופן ההובלה, על מסמכי היצוא ועל דרישות ייחודיות לשוק.
• מגבלות קבלה: חלונות זמן לאספקה, צורך ברמפה הידראולית, גודל רכב מרבי, דרישות תיאום מראש.
• מועד אספקה נדרש והאם מקובלות אספקות חלקיות. לזמנים ריאליים לפי שלב ואמצעי הובלה ראו מדריך זמני אספקה באריזות.

כשרוכשים מחוץ לטריטוריית המכס שלכם, יש לציין גם מי משמש יבואן רשום. לסחורה מטורקיה, מסמכים כגון תעודת תנועה A.TR לאיחוד האירופי, או הצהרת מקור לפי הסכם הסחר בין בריטניה לטורקיה, כדאי לבקש כבר בשלב ה-RFQ; רכש אריזות מטורקיה מסביר אותם.

מסמכי תאימות וטענות

בבקשה עצמה יש לפרט כל מסמך שתדרשו וכל טענה או סימון שתכוונו להדפיס. תיעוד יכול להשפיע על בחירת החומר, על זמן הבדיקות ועל עלותן, ולכן בקשה שלו לאחר ההזמנה גורמת לעיכובים.

בקשות אופייניות:

• הצהרת תאימות (DoC) למגע עם מזון (באיחוד האירופי ובבריטניה) ובארה"ב הצהרה המתייחסת להוראות ה-FDA הרלוונטיות. ראו תאימות אריזות למגע עם מזון.
• דוחות בדיקות נדידה (מיגרציה) או בדיקות פלואור ממעבדה מוסמכת.
• מפרטי חומר וגיליונות נתונים טכניים.
• ראיות התומכות בטענות מודפסות: תכולה ממוחזרת, סיב מוסמך, ניתנות למיחזור, קומפוסטביליות. טענות סביבתיות כלליות מוגבלות באיחוד האירופי מאז 27.09.2026 לפי הדירקטיבה (EU) 2024/825; ראו ניתן למיחזור או קומפוסטבילי: איך מנסחים טענות על אריזות.
• סימונים חובה: למשל הסימון "Plastic in product" על כוסות נייר מצופות PE הנמכרות באיחוד האירופי, לפי תקנת היישום (EU) 2020/2151.
• נתוני אריזה לדיווח אחריות יצרן מורחבת (EPR), כגון משקל ליחידה לפי חומר. תקנת האריזות ופסולת האריזות של האיחוד האירופי (PPWR), תקנה (EU) 2025/40, חלה באופן כללי מאז 12.08.2026; את התפקידים הנדרשים מפרט מדריך ה-PPWR.

מצב הקובץ הגרפי

יש לציין אם הקובץ הגרפי סופי, בעבודה או שטרם התחיל, ובאיזה פורמט יימסר. יצרן יכול לתמחר גם בלי קובץ סופי, אך עליו לדעת מהם הצבעים והכיסוי, והאם נדרשים שרטוט שטנץ, תמיכה בעיצוב או עבודת טרום־דפוס.

יש לציין:

• האם נדרש קודם שרטוט השטנץ של היצרן (פריסת חיתוך).
• פורמט הקובץ שתספקו (בדרך כלל PDF וקטורי או AI, עם פונטים בקווי מתאר ותמונות ברזולוציה מספקת).
• שלב ההגהה הנדרש: הגהה דיגיטלית ב-PDF, הגהה מודפסת, דוגמה מודפסת או אישור על המכונה.

מדריך הכנת קובץ גרפי לדפוס לאריזות מפרט בהרחבה קבצים, שוליים לחיתוך (bleed), שרטוטי שטנץ והגהות.

תבנית RFQ לאריזות מוכנה להעתקה

יש להעתיק את הבלוק שלהלן למייל או למסמך, להשלים בלוק אחד לכל פריט, ולשלוח את אותה גרסה לכל ספק שמתבקש להציע מחיר. עדיף להשאיר שדה עם הערה "נא להמליץ" מאשר למחוק אותו, כדי שהספק יבין שמצפים ממנו להצעה.

בקשה להצעת מחיר לאריזות (RFQ) / דף מפרט

חברה:

שם איש קשר, מייל, טלפון:

מספר RFQ ותאריך:

מועד אחרון להגשת הצעת מחיר:

1. מוצר

סוג הפריט וסגנונו:

שימוש מיועד (סוג מזון, חם או קר, שומני או לח, משלוח או דלפק):

שיטת מילוי (ידנית / מכונה אוטומטית, דגם המכונה אם יש):

האם מחליף פריט קיים? (כן/לא; נשלחו דוגמאות?):

2. מידות

מידה (מ"מ; לציין פנימית / חיצונית / בפריסה):

קפל צד / עומק / נפח:

טולרנס מקובל:

צריך להתאים ל (פריט מזון, מכסה, אריזה אחרת):

3. חומר ומחסום

חומר גלם:

גרמאז' (ג'/מ"ר) / עובי / עובי היריעה:

סיב (בתולי / ממוחזר / אחוז מינימלי של חומר ממוחזר; האם נדרש סיב מוסמך?):

מחסום (שומן / לחות / אחר; רמת KIT אם ידועה):

הגבלות (למשל ללא PFAS שנוספו במכוון, ללא ציפוי PE):

4. הדפסה

שיטת הדפסה מועדפת (או "נא להמליץ"):

צבעים בחוץ / בפנים (למשל 2/0):

גווני פנטון (מצופה / לא מצופה) או CMYK:

כיסוי דיו משוער (% או תיאור):

מיקום ההדפסה (פאנלים, כל השטח, קפלי צד, תחתית, פנים):

שיטת אישור צבע (הגהה / דוגמת צבע פיזית / אישור על המכונה):

5. גימורים ותכונות

לכה / למינציה / פויל / הבלטה / חלון / ידיות / אחר:

גימורים אופציונליים לתמחור בנפרד:

6. כמויות

כמות להזמנה (וכמויות למדרגות מחיר):

היקף שנתי משוער:

מתכונת אספקה (אספקה אחת / אספקות מדורגות / מלאי אצל הספק):

מספר עיצובים, מידות או גרסאות (וצבעים משותפים):

סטייה מקובלת בכמות (עודף או חוסר):

7. אריזה ומשלוח

יחידות בחבילה / בקרטון:

משקל קרטון מרבי; דרישות סימון קרטונים:

סוג משטח, גובה מרבי, משקל מרבי; האם נדרש ISPM 15?:

כלל Incoterms 2020 ומקום מוגדר:

כתובת אספקה ומגבלות קבלה:

מועד אספקה נדרש; האם מקובלות אספקות חלקיות?:

יבואן רשום:

8. תאימות וקובץ גרפי

מסמכים נדרשים (DoC, דוחות בדיקה, הצהרת FDA, נתוני PFAS, תעודות):

טענות או סימונים להדפסה (וראיות זמינות):

נתוני EPR נדרשים (משקל ליחידה לפי חומר):

מצב הקובץ הגרפי (סופי / בעבודה / טרם התחיל; פורמט הקובץ):

האם נדרש שרטוט שטנץ מהספק?:

9. מסחרי

מטבע:

תנאי תשלום מבוקשים:

תוקף הצעת המחיר הנדרש:

נא לתמחר כלים (לוחות דפוס, גלילים, שטנצי חיתוך) בשורות נפרדות: כן

מה רוכשים משמיטים לרוב מבקשה להצעת מחיר לאריזות?

ההשמטות שגורמות לרוב להצעות מחיר חוזרות או למחלוקות הן כיסוי דיו, טולרנסים, Incoterm עם מקום מוגדר, היקף שנתי, דרישות אריזה והמסמכים הנדרשים. כל אחד מהם קל להוסיף בשלב ה-RFQ ויקר לתקן אחרי ההזמנה.

אחרי שההצעות מגיעות, מה קובע את מחיר האריזה והשוואת הצעות מחיר יעזור להעמיד אותן על בסיס השוואה אחיד. הבחירה בין הספקים שהשיבו מוסברת באיך בוחרים יצרן אריזות מודפסות.

נקודות מפרט לפי מוצר

בדף של כל מוצר מפורטים השדות החשובים ביותר לפריט זה; יש להשתמש בהם יחד עם התבנית שלעיל.

מונחים לבקשות להצעת מחיר רב־לשוניות

אם עמיתים בשווקים אחרים מסייעים בהכנת ה-RFQ, כדאי להכיר כמה מקבילות: בגרמנית RFQ הוא "Anfrage" והצעת המחיר היא "Angebot", גרמאז' הוא "Grammatur", אישור הדפסה הוא "Druckfreigabe" ועלויות לוחות הן "Klischeekosten". בהולנדית RFQ הוא "offerteaanvraag", אורך סדרה הוא "oplage" וזמן אספקה הוא "levertijd". רוכשים אמריקאים אומרים לעיתים קרובות "spec sheet" למפרט ו-"bid" להצעת המחיר.

הצעד הבא: שליחת RFQ שלם

יש למלא את התבנית לכל פריט, לצרף דוגמאות או תמונות וכל טיוטת קובץ גרפי, ולשלוח לרשימת הספקים הקצרה. ב-9 Packaging, יצרן ויצואן מאיסטנבול של אריזות מודפסות בהתאמה אישית ללקוחות עסקיים, עם ניסיון באספקה לפעילויות הסעדה בסגנון רשתות, מתמחרים לפי מפרט מלא ומאשרים את הפרטים הסופיים בסקירה טכנית. שליחת ה-RFQ לצוות שלנו.

קריאה נוספת

• מילון מונחי אריזה: נייר, קרטון, דפוס ותאימות
• כל מדריכי האריזות ומשאבים לרוכשים
• הצהרת התאמה לפי ה-PPWR: מה היא חייבת לכלול ומי חותם עליה
• איך מייצרים אריזות מודפסות בהתאמה אישית: מדריך לתהליך הייצור

להורדת השדות בפורמט מובנה: תבנית RFQ לאריזות (גיליון אלקטרוני, ללא הרשמה).