Offerteaanvraag verpakkingen: wat u in een RFQ moet opnemen

Welke informatie heeft een verpakkingsfabrikant nodig voor een offerte?

Een fabrikant moet weten wat het product is, waarvan het is gemaakt, hoe het wordt bedrukt en afgewerkt, hoeveel u nodig hebt en hoe vaak, hoe het moet worden verpakt en geleverd en welke documenten erbij horen. Ontbreekt een van deze gegevens, dan vult de leverancier zelf iets in, en precies daar lopen offertes uiteen.

De velden vallen uiteen in acht groepen:

Producttype en constructie

Benoem het product en de constructie in de termen van de fabrikant en geef aan waarvoor het wordt gebruikt. “Blokbodemzak met platte papieren handgrepen voor een maaltijd met twee hamburgers en een drankje” zegt een zakkenmaker veel meer dan “afhaaltas”, omdat daaruit de bodemafmeting, de belasting en de vetbelasting volgen.

Vermeld:

• Producttype en uitvoering: bijvoorbeeld blokbodemzak (SOS-zak), platte zak, zijvouwzak, hamburgerdoos (clamshell), pizzadoos met sluitkleppen, enkelwandige beker voor warme dranken, verzenddoos, stazak (doypack).
• Sluiting en kenmerken: handgrepen (gedraaid, plat of uitgestanst), garantiesluiting, ventilatiegaatjes, vensters, afscheurstrips, zipsluitingen, deksels.
• Gebruiksomstandigheden: soort voedsel (droog, vochtig, vethoudend, warm), temperatuur, tijd in de verpakking, bezorging of verkoop aan de balie, eventueel gebruik in magnetron of oven. Deze gegevens bepalen de keuze van de barrière en de gebruiksomstandigheden op de conformiteitsverklaring.
• Vulmethode: handmatig, halfautomatisch of op een automatische machine. Automatische lijnen vragen om krappere toleranties en soms om een machinetest.

Vervangt u een bestaand product, stuur dan twee of drie fysieke samples mee, samen met een foto van het product in gebruik. Een sample legt vast wat een beschrijving nooit helemaal vangt.

Afmetingen en toleranties

Geef de afmetingen in millimeters (en in inches als uw team die gebruikt), vermeld of het om interne, externe of vlakke (uitgevouwen) maten gaat en geef de tolerantie die u kunt accepteren. Een verschil van 3 mm is bij een draagtas zelden van belang, maar kan voorkomen dat een deksel op een beker sluit of een vouwdoos op een vulmachine loopt.

Gebruikelijke notatie per product:

• Zakken: breedte x zijvouw x hoogte, waarbij de hoogte tot de bovenrand wordt gemeten, exclusief handgrepen. Vermeld de hoogte van de handgrepen als die van belang is.
• Dozen en vouwdozen: lengte x breedte x diepte, normaal gesproken interne maten, want daarin moet uw voedsel of product passen.
• Bekers en ronde bakken: nominale inhoud plus bovendiameter, bodemdiameter en hoogte; de randdiameter moet bij het deksel passen.
• Wikkels en vellen: snijformaat (bijvoorbeeld 300 x 300 mm), of bij rollen rolbreedte, kerndiameter en roldiameter.
• Stazakken en andere flexibele zakken: breedte x hoogte x bodemvouw, met breedte van de zegelnaden indien voorgeschreven.

Weet u niet welke tolerantie u moet opgeven, vraag de fabrikant dan naar de standaardtoleranties voor dat product en beoordeel of die bij uw gebruik passen. Productspecifieke maatadviezen vindt u in onze artikelen over maten van papieren draagtassen, maten van hamburgerdozen, maten van pizzadozen en maten van papieren bekers.

Materiaal, grammatuur en barrière

Geef de ondergrond, het gewicht en de barrière op, of beschrijf de prestaties die u nodig hebt en vraag de fabrikant een materiaal voor te stellen. Bij lange oplagen is materiaal meestal het grootste deel van de stuksprijs van papieren en kartonnen verpakkingen. Een vage materiaalomschrijving zorgt daarom voor de grootste verschillen tussen offertes.

• Ondergrond: bruin kraftpapier, wit (gebleekt) kraftpapier, gerecycled kraftpapier, MG-papier (machine glazed), vetvrij papier, vouwdooskarton (FBB), SBS-karton, duplexkarton (WLC), golfkarton met golftype (E-golf, B-golf, microgolf), bekerkarton, LDPE- of HDPE-folie, laminaatopbouw voor stazakken.
• Gewicht: grammatuur in g/m² voor papier en karton, of dikte in micron (µm; mil voor Amerikaanse lezers) voor folie. Bij karton kan de dikte in micron nuttiger zijn dan g/m².
• Vezel: verse vezels, gerecyclede vezels of een minimaal gerecycled aandeel, en of u materiaal met een chain-of-custody-certificaat (bijvoorbeeld FSC of PEFC) nodig hebt om een claim te onderbouwen.
• Barrière: vetbestendigheid (bij papier vaak uitgedrukt als KIT-waarde), vochtbestendigheid, PE-coating, dispersiecoating op waterbasis, PLA-coating, was, of een functionele barrière tegen migratie van minerale oliën uit gerecyclede vezels. Vermeld eventuele beperkingen, zoals “geen opzettelijk toegevoegde PFAS” of “geen PE-coating”.

Weet u niet zeker welke kwaliteit bij uw gebruik past, dan leggen we in onze gids over papiersoorten voor verpakkingen kraft, MG, vetvrij papier, bekerkarton en liners uit, en vergelijkt het artikel over barrièrecoatings voor papieren verpakkingen de coatingopties. Voor de vetvraag specifiek leest u meer over PFAS-vrije voedselverpakkingen.

Drukmethode, kleuren en dekking

Vermeld hoeveel kleuren u nodig hebt, welke exacte Pantone-kleuren, hoeveel van het oppervlak wordt bedrukt en op welke zijden. Dekking laten inkopers het vaakst weg, terwijl een klein logo en een volvlak in kleur op hetzelfde product flink kunnen verschillen in inktkosten, droging en persnelheid.

• Drukproces: geef alleen een voorkeur op als u daar een reden voor hebt (bijvoorbeeld offsetdruk voor fotografische beelden op een vouwdoos, flexodruk voor kraftzakken, digitale druk voor een korte proefoplage). Laat het anders aan de fabrikant om een voorstel te doen. In onze vergelijking van drukmethoden voor verpakkingen komen de afwegingen aan bod.
• Aantal kleuren per zijde, bijvoorbeeld “2/0” (twee kleuren aan één zijde, niets op de achterzijde) of “4/1”.
• Kleurreferenties: Pantone-nummers (vermeld of het om de gecoate of de ongecoate waaier gaat) of CMYK. Let op: dezelfde Pantone-kleur ziet er op bruin kraftpapier anders uit dan op wit karton; zie Pantone of CMYK bij verpakkingen.
• Dekking: geschat percentage van het bedrukte oppervlak, of een omschrijving zoals “alleen logo, circa 10%” of “volvlak als achtergrond met uitgespaard logo”.
• Drukpositie: één vlak, alle vlakken, binnenbedrukking, doorlopend patroon, of bedrukking op zijvouwen en bodem.
• Kleurnorm: of u een fysieke kleurreferentie aanlevert, een gemeten streefwaarde (Delta E) accepteert of een persgoedkeuring eist.

Afwerkingen en speciale kenmerken

Noem elke afwerking: elke afwerking kan een extra bewerking, extra insteltijd en soms een aparte leverancier betekenen. Veelvoorkomende voorbeelden zijn lak op waterbasis of UV-lak, matte of glanzende cellofanering, spot-UV-lak, foliedruk (hotfoil), verhoogde of verdiepte preeg, vensterfolie, handgrepen, binnenbedrukking, perforaties en afscheurstrips. Is een afwerking optioneel, laat die dan als aparte regel offreren, zodat u het effect op de prijs ziet. Hoe elke afwerking bij vouwdozen wordt aangebracht, leest u in ons artikel over afwerkingen voor vouwdozen.

Hoeveelheden, versies en afroepen

Geef de hoeveelheid per bestelling, uw geschatte jaarvolume, hoe leveringen moeten worden gesplitst en hoeveel ontwerpen of maten onder de bestelling vallen. Met jaarvolume en leverpatroon kan een fabrikant scherper en realistischer offreren dan met één los getal.

• Bestelhoeveelheid: vraag staffelprijzen op bij twee of drie hoeveelheden (bijvoorbeeld uw verwachte bestelling, de helft en het dubbele), zodat u ziet hoe de opstartkosten worden verdeeld.
• Jaarvolume en prognose: laat de leverancier weten of materiaal tegen betere voorwaarden kan worden ingekocht en of clichés en gereedschap worden hergebruikt.
• Afroepen of geplande leveringen: of de volledige hoeveelheid in één keer wordt geleverd, of in één oplage wordt geproduceerd en in partijen wordt vrijgegeven. Vermeld wie de voorraad aanhoudt en hoe lang.
• Versies: aantal ontwerpen, maten of taalvarianten, en welke dezelfde drukkleuren delen. Meerdere maten met dezelfde kleurenset kunnen vaak dezelfde clichés delen of direct na elkaar worden gedrukt. In onze gids over de minimale bestelhoeveelheid (MOQ) leggen we uit hoe dit de minimale afname beïnvloedt.
• Meer- en minderlevering: geef aan welke afwijking in aantal u accepteert. Bedrukte verpakkingen worden meestal met enige afwijking in aantal geproduceerd, en die moet vooraf worden afgesproken.

Verpakking en palletisering

Geef aan hoe de goederen moeten worden geteld, verpakt en gepalletiseerd, want de verpakkingswijze beïnvloedt zowel de prijs als de hantering op uw locaties. Een café zonder vorkheftruck heeft kleine dozen nodig die met de hand te tillen zijn; een distributiecentrum wil complete, stabiele en geëtiketteerde pallets.

• Binnenverpakking: stuks per bundel, hoes of polybag, en of bundels exact geteld moeten zijn.
• Omdozen: stuks per omdoos, maximaal doosgewicht, etikettering van de omdoos (artikelcode, omschrijving, aantal, batch, barcode).
• Pallet: type (europallet 1.200 x 800 mm, UK-pallet 1.200 x 1.000 mm, US-pallet 48 x 40 inch), maximale hoogte inclusief pallet, maximaal gewicht, stretchfolie, hoekbeschermers, ISPM 15-hittebehandeling voor hout.
• Laden van container of vrachtwagen: of u een volle vrachtwagen of container wilt en of los gestapelde dozen zonder pallets acceptabel zijn om meer te kunnen laden.

Incoterms, bestemming en levering

Geef de Incoterms 2020-regel op waarvoor u een prijs wilt ontvangen en de benoemde plaats, plus het volledige afleveradres en eventuele ontvangstbeperkingen. “FCA Istanbul” en “DAP magazijn Hamburg” zijn verschillende prijzen voor dezelfde goederen, en een offerte zonder benoemde plaats is onvolledig.

• Incoterm en benoemde plaats: bijvoorbeeld EXW of FCA (fabriek), FOB of CIF (benoemde haven, alleen zeevracht), CPT of CIP (benoemde bestemming), DAP of DDP (benoemd afleveradres). Bij DDP regelt de verkoper de invoerrechten en belastingen in uw land, wat niet elke exporteur aanbiedt.
• Land en adres van bestemming: bepaalt de vervoerswijze, de exportdocumenten en eventuele marktspecifieke eisen.
• Ontvangstbeperkingen: tijdvensters voor levering, laadklep nodig, maximale voertuiggrootte, afspraakplicht.
• Gewenste leverdatum en of deelleveringen acceptabel zijn. Realistische doorlooptijden per fase en vervoerswijze vindt u in onze gids over levertijden van verpakkingen.

Koopt u van buiten uw douanegebied, vermeld dan ook wie als importeur (importer of record) optreedt. Voor goederen uit Turkije moeten documenten zoals het A.TR-verkeerscertificaat voor de EU, of een oorsprongsverklaring op grond van de handelsovereenkomst tussen het VK en Turkije, al in de RFQ-fase worden opgevraagd; ons artikel over verpakkingen inkopen in Turkije legt ze uit.

Conformiteitsdocumenten en claims

Vermeld in de RFQ zelf elk document dat u nodig hebt en elke claim of markering die u wilt bedrukken. Documentatie kan de materiaalkeuze, de testtijd en de kosten beïnvloeden; wie ze pas na de bestelling opvraagt, loopt vertraging op.

Gebruikelijke verzoeken:

• Conformiteitsverklaring (DoC) voor voedselcontact (EU/VK) en, voor de VS, een verklaring die verwijst naar de relevante FDA-bepalingen. Zie conformiteit van verpakkingen voor voedselcontact.
• Migratie- of fluortestrapporten van een geaccrediteerd laboratorium.
• Materiaalspecificaties en technische gegevensbladen.
• Bewijs voor te bedrukken claims: gerecycled aandeel, gecertificeerde vezels, recyclebaarheid, composteerbaarheid. Algemene milieuclaims zijn in de EU sinds 27 september 2026 beperkt op grond van Richtlijn (EU) 2024/825; zie claims over recyclebaar en composteerbaar.
• Verplichte markeringen: bijvoorbeeld de markering voor kunststof in het product (“PRODUCT BEVAT PLASTIC”) op PE-gecoate papieren bekers die in de EU worden verkocht, op grond van Uitvoeringsverordening (EU) 2020/2151.
• Verpakkingsgegevens voor rapportage in het kader van uitgebreide producentenverantwoordelijkheid (UPV/EPR), zoals gewicht per eenheid per materiaal. Sinds 12 augustus 2026 is de EU-Verpakkingsverordening (PPWR), Verordening (EU) 2025/40, algemeen van toepassing; zie onze PPWR-gids voor de betrokken rollen.

Status van het drukbestand

Geef aan of het drukbestand definitief is, in bewerking of nog niet gestart, en in welk formaat u het aanlevert. Een fabrikant kan zonder definitief drukbestand offreren, maar moet wel de kleuren en de dekking kennen en weten of u de stanstekening, ontwerpondersteuning of drukvoorbereiding nodig hebt.

Vermeld:

• Of u eerst de stanstekening van de fabrikant nodig hebt.
• Het bestandsformaat dat u aanlevert (meestal vector-PDF of AI, met lettertypen omgezet naar lijnen en afbeeldingen met voldoende resolutie).
• De gewenste proeffase: digitale PDF-drukproef, drukproef op papier, gedrukt sample of persgoedkeuring.

In onze gids voor het voorbereiden van drukbestanden voor verpakkingen komen bestanden, afloop (bleed), stanstekeningen en drukproeven uitgebreid aan bod.

Kant-en-klaar RFQ-sjabloon voor verpakkingen

Kopieer onderstaand blok in een e-mail of document, vul per product één blok in en stuur dezelfde versie naar elke leverancier van wie u een offerte vraagt. Laat een veld op “graag advies” staan in plaats van het te verwijderen, zodat de leverancier weet dat u een voorstel wilt.

OFFERTEAANVRAAG VERPAKKINGEN / SPECIFICATIEFORMULIER

Bedrijf:

Naam contactpersoon, e-mail, telefoon:

RFQ-referentie en datum:

Offerte nodig uiterlijk:

1. PRODUCT

Producttype en uitvoering:

Beoogd gebruik (soort voedsel, warm/koud, vethoudend/vochtig, bezorging of balie):

Vulmethode (handmatig / automatische machine, eventueel machinetype):

Vervangt u een bestaand product? (ja/nee; samples gestuurd?):

2. AFMETINGEN

Maat (mm; vermeld intern / extern / vlak):

Zijvouw / diepte / inhoud:

Acceptabele tolerantie:

Moet passen bij (voedselproduct, deksel, andere verpakking):

3. MATERIAAL EN BARRIÈRE

Ondergrond:

Grammatuur (g/m²) / dikte / foliedikte:

Vezel (verse / gerecyclede / min. % gerecycled; gecertificeerde vezels vereist?):

Barrière (vet / vocht / overig; KIT-waarde indien bekend):

Beperkingen (bijv. geen opzettelijk toegevoegde PFAS, geen PE-coating):

4. DRUK

Gewenst drukproces (of “graag advies”):

Kleuren buiten / binnen (bijv. 2/0):

Pantone-kleuren (gecoat/ongecoat) of CMYK:

Geschatte inktdekking (% of omschrijving):

Drukpositie (vlakken, doorlopend, zijvouwen, bodem, binnenzijde):

Methode voor kleurgoedkeuring (drukproef / fysieke referentie / persgoedkeuring):

5. AFWERKING EN KENMERKEN

Lak / cellofanering / folie / preeg / venster / handgrepen / overig:

Optionele afwerkingen die apart moeten worden geoffreerd:

6. HOEVEELHEDEN

Hoeveelheid per bestelling (en hoeveelheden voor staffelprijzen):

Geschat jaarvolume:

Leverpatroon (eenmalige levering / geplande afroepen / voorraad bij leverancier):

Aantal ontwerpen, maten of versies (en gedeelde kleuren):

Acceptabele meer- of minderlevering:

7. VERPAKKING EN LEVERING

Stuks per bundel / per omdoos:

Max. doosgewicht; eisen aan etikettering van de omdoos:

Pallettype, max. hoogte, max. gewicht; ISPM 15 vereist?:

Incoterms 2020-regel en benoemde plaats:

Afleveradres en ontvangstbeperkingen:

Gewenste leverdatum; deelleveringen acceptabel?:

Importeur (importer of record):

8. CONFORMITEIT EN DRUKBESTAND

Vereiste documenten (DoC, testrapporten, US FDA-verklaring, PFAS-gegevens, certificaten):

Te bedrukken claims of markeringen (en beschikbaar bewijs):

Vereiste UPV/EPR-gegevens (gewicht per eenheid per materiaal):

Status drukbestand (definitief / in bewerking / niet gestart; bestandsformaat):

Stanstekening nodig van leverancier?:

9. COMMERCIEEL

Valuta:

Gewenste betalingsvoorwaarden:

Vereiste geldigheidsduur van de offerte:

Gereedschap (clichés, cilinders, stansmessen) als aparte regels offreren: ja

Wat laten kopers het vaakst weg uit een offerteaanvraag voor verpakkingen?

De omissies die het vaakst leiden tot een nieuwe offerte of een discussie zijn inktdekking, toleranties, de Incoterm met benoemde plaats, jaarvolume, verpakkingseisen en de benodigde documenten. Elk van deze gegevens is in de RFQ-fase snel ingevuld en na de bestelling duur om te corrigeren.

Zodra de offertes binnen zijn, helpt onze gids over kostenfactoren en offertevergelijking bij verpakkingen u ze op een gelijke basis te brengen. De keuze tussen de leveranciers die reageren komt aan bod in onze gids over het kiezen van een fabrikant van bedrukte verpakkingen op maat.

Productspecifieke aandachtspunten

Elke productpagina noemt de velden die voor dat product het zwaarst wegen; gebruik ze samen met het sjabloon hierboven.

Terminologie voor meertalige offerteaanvragen

Werken collega's in andere markten mee aan de RFQ, dan helpen deze equivalenten. In het Duits is een RFQ een “Anfrage” en de offerte een “Angebot”, grammatuur is “Grammatur”, drukgoedkeuring “Druckfreigabe” en clichékosten “Klischeekosten”. Kopers uit de VS spreken vaak van een “spec sheet” voor de specificatie en een “bid” voor de offerte.

Volgende stap: stuur een volledige RFQ

Vul het sjabloon in voor elk product, voeg samples of foto's en eventueel een concept-drukbestand toe en stuur het naar uw shortlist. 9 Packaging, een in Istanbul gevestigde fabrikant en exporteur van bedrukte verpakkingen op maat voor zakelijke klanten, met ervaring in het leveren aan foodserviceketens, offreert op basis van volledige specificaties en bevestigt de laatste details bij de technische beoordeling. Stuur uw RFQ naar ons team.

Verder lezen

• Woordenlijst verpakkingen: termen voor papier, karton, druk en conformiteit
• Alle verpakkingsgidsen en bronnen voor kopers
• PPWR-conformiteitsverklaring: wat erin moet staan en wie tekent
• Hoe bedrukte verpakkingen op maat worden gemaakt: gids voor het productieproces

Wilt u deze velden in een gestructureerd formaat versturen, download dan het RFQ-sjabloon voor verpakkingen (spreadsheet, zonder aanmelding).