Déclaration de conformité PPWR : contenu obligatoire et signataire

Qu'est-ce que la déclaration de conformité PPWR ?

La déclaration de conformité PPWR est la déclaration écrite par laquelle le fabricant atteste qu'un type d'emballage satisfait aux exigences des articles 5 à 12 du PPWR qui le concernent : substances, recyclabilité, contenu recyclé, compostabilité, minimisation, réutilisabilité et étiquetage. Elle suit la structure type de l'annexe VIII et doit être étayée par la documentation technique prévue à l'annexe VII.

L'article 39 pose quatre règles à connaître avant toute demande à un fournisseur :

• Elle indique que le respect des exigences applicables des articles 5 à 12 « a été démontré » : c'est une conclusion tirée de preuves, non un substitut à celles-ci.
• Elle doit suivre la structure type de l'annexe VIII, contenir les éléments du module de l'annexe VII et être « mise à jour en continu ».
• Elle doit être rédigée dans la ou les langues exigées par l'État membre où l'emballage est mis ou mis à disposition sur le marché, ou traduite dans celles-ci.
• En l'établissant, le fabricant assume la responsabilité de la conformité de l'emballage.

Lorsque d'autres actes de l'UE exigent aussi une déclaration UE de conformité pour le même emballage ou le même produit emballé, une déclaration unique couvrant l'ensemble doit être établie, le cas échéant (article 39, paragraphe 3). Les autorités compétentes sont censées vérifier chaque année l'exactitude d'une partie des déclarations selon une approche fondée sur les risques : le document sera donc lu.

Qui établit et signe la déclaration de conformité PPWR ?

Le fabricant, tel que défini à l'article 3, paragraphe 1, point 13, établit et signe la déclaration. Pour les emballages personnalisés imprimés, il s'agit en général de l'entreprise qui fait concevoir ou fabriquer l'emballage sous son propre nom ou sa propre marque : une chaîne de restauration qui commande des gobelets à son enseigne ou un distributeur qui commande des boîtes d'expédition à sa marque est donc normalement le fabricant, même si c'est un transformateur qui produit l'article.

La définition couvre toute personne qui fabrique des emballages, mais lorsqu'une entreprise fait concevoir ou fabriquer un emballage sous son propre nom ou sa propre marque, c'est elle le fabricant, « que d'autres marques soient visibles ou non ». La note d'orientation C(2026) 3702 de la Commission applique cette règle aux emballages de service et de transport : le transformateur est normalement le fabricant, sauf si l'emballage est clairement à la marque de son utilisateur, auquel cas c'est l'utilisateur qui est le fabricant.

Trois conséquences pratiques en découlent :

• L'exception pour les microentreprises (moins de 10 salariés et chiffre d'affaires ou total du bilan n'excédant pas 2 millions d'euros) ne transfère le rôle au fournisseur que si celui-ci est établi dans le même État membre (article 3) ou, comme le formule l'article 15, paragraphe 12, dans l'Union. Un transformateur turc ou chinois ne peut pas reprendre le rôle de cette manière.
• Le fabricant peut faire réaliser l'évaluation de la conformité pour son compte, par exemple par un laboratoire ou par le fournisseur, et peut mandater un mandataire pour conserver la documentation. La responsabilité juridique reste au fabricant, quel que soit celui qui a rédigé les documents.
• Les autorités nationales précisent encore la manière dont elles appliquent la définition aux emballages de service vides et imprimés remis par les entreprises alimentaires. Confirmez votre statut auprès de l'autorité compétente ou de votre éco-organisme, surtout si vous êtes présent dans plusieurs États membres.

Ce que doit faire l'importateur

L'importateur est l'entreprise établie dans l'UE qui met sur le marché de l'UE des emballages provenant d'un pays tiers. En vertu de l'article 18, avant la mise sur le marché, l'importateur doit s'assurer que le fabricant a réalisé l'évaluation de la conformité et établi la documentation technique de l'annexe VII, que l'emballage est étiqueté conformément à l'article 12 et accompagné des documents requis, et que l'identification et les coordonnées du fabricant y figurent (article 15, paragraphes 5 et 6).

L'importateur indique en outre son nom, sa raison sociale ou sa marque et son adresse postale sur l'emballage ou, si ce n'est pas possible, sur un support de données ou un document d'accompagnement ; il conserve une copie de la déclaration pendant 5 ou 10 ans ; il veille à pouvoir produire la documentation technique sur demande ; et il remet les documents aux autorités dans un délai de 10 jours après une demande motivée. S'il a des raisons de croire que l'emballage n'est pas conforme, il ne doit pas le mettre sur le marché. Lorsqu'un propriétaire de marque importe lui-même ses emballages imprimés, il cumule souvent les rôles de fabricant et d'importateur.

Que contient la documentation technique de l'annexe VII ?

La documentation technique est le dossier de preuves qui sous-tend la déclaration. L'annexe VII (module A, contrôle interne de la production) exige qu'elle permette d'évaluer la conformité, qu'elle comprenne une analyse et une évaluation des risques de non-conformité et qu'elle contienne au moins les éléments ci-dessous, le cas échéant.

L'annexe VII impose en outre au fabricant de maîtriser la fabrication afin que la production en série corresponde à la documentation, et l'article 15, paragraphe 4, exige une nouvelle évaluation lorsque la conception, les matériaux ou les normes de référence changent. Un changement de couchage, de système d'encres ou de fournisseur de carton est précisément le type de modification qui doit déclencher une révision du dossier.

Deux points de calendrier issus des orientations de la Commission sont utiles. Les limites relatives aux PFAS de l'article 5, paragraphe 5, s'appliquent aux emballages en contact avec des denrées alimentaires à partir du 12 août 2026 ; les preuves relatives aux PFAS doivent donc figurer dès à présent au dossier. Pour la recyclabilité, les orientations indiquent que les fabricants n'ont pas à réaliser l'évaluation de conformité PPWR avant l'entrée en vigueur des actes délégués sur la conception en vue du recyclage prévus à l'article 6, paragraphe 4 ; d'ici là, les exigences de l'ancienne directive Emballages et des normes telles que l'EN 13430 restent la référence. Le mécanisme des classes est expliqué dans notre guide sur les classes de recyclabilité du PPWR.

Combien de temps faut-il conserver la déclaration et la documentation technique ?

Le fabricant doit conserver la documentation technique et la déclaration pendant 5 ans après la mise sur le marché d'un emballage à usage unique et pendant 10 ans après la mise sur le marché d'un emballage réutilisable (article 15, paragraphe 3, et annexe VII, point 4). Les importateurs conservent une copie de la déclaration pendant les mêmes durées, et un mandataire peut détenir la documentation en vertu d'un mandat écrit.

Comme le délai court à partir de la mise sur le marché, un modèle de gobelet commandé à nouveau chaque trimestre pendant trois ans entraîne une obligation de conservation qui dépasse largement la dernière livraison. Rattachez chaque déclaration à une référence d'article et à une version, archivez les versions remplacées au lieu de les écraser, et conservez les données fournisseur qui étayaient chaque version.

Dans quelle langue la déclaration doit-elle être rédigée ?

La déclaration doit être rédigée dans une ou plusieurs langues exigées par l'État membre où l'emballage est mis ou mis à disposition sur le marché, ou traduite dans celles-ci (article 39, paragraphe 2). Une chaîne qui approvisionne l'Allemagne, l'Autriche et les Pays-Bas doit s'attendre à avoir besoin de versions en allemand et en néerlandais, ainsi qu'en anglais si c'est sa langue de travail.

Pour les documents demandés par les autorités, l'article 15, paragraphe 10, prévoit une langue « aisément compréhensible par cette autorité », fournie par voie électronique et, sur demande, sur papier, dans un délai de 10 jours. Les informations du fournisseur au titre de l'article 16 doivent être rédigées dans une langue que le fabricant comprend aisément, ce qui, en pratique, est souvent l'anglais pour un fournisseur turc ou asiatique.

Que demander à un fournisseur d'emballages établi hors de l'UE ?

Demandez les informations nécessaires pour compléter la documentation technique et signer vous-même la déclaration. L'article 16 oblige les fournisseurs d'emballages ou de matériaux d'emballage à remettre au fabricant « toutes les informations et la documentation nécessaires » pour démontrer la conformité, y compris la documentation de l'annexe VII, sur papier ou sous forme électronique.

Liste de demandes pratique pour chaque article imprimé :

• Matériaux et construction : qualité et grammage du carton ou du papier, type de fibres (vierges ou recyclées), type de couchage ou d'enduction et grammage de la couche, structure du film pour les complexes et les fenêtres, encres et vernis (type, non formulation), colles, et poids des composants par unité.
• Substances : une déclaration sur la somme du plomb, du cadmium, du mercure et du chrome hexavalent (limite de 100 mg/kg selon l'article 5, paragraphe 4) ; pour les articles en contact alimentaire, des preuves relatives aux PFAS au regard de l'article 5, paragraphe 5 : résultats d'analyses ciblées ou dépistage du fluor total, et justificatif du fournisseur du matériau sur l'origine du fluor lorsque le fluor total dépasse 50 mg/kg. Les méthodes d'essai sont présentées dans notre guide des emballages alimentaires sans PFAS.
• Recyclabilité : la matière prédominante et la catégorie de l'annexe II dont relève l'article, la séparabilité des composants (fenêtres, revêtements intérieurs, poignées), ainsi que tout essai de repulpabilité ou de recyclabilité, ou toute attestation de papeterie, disponible à ce jour. Les choix de couchage sont comparés dans notre guide des couchages barrière pour emballages en papier.
• Contenu recyclé : pour les composants plastiques (sacs, sachets, couvercles), la part de matière recyclée et sa documentation, en prévision des objectifs de l'article 7, applicables au plus tôt à partir de 2030. Sans objet pour le papier.
• Preuves de minimisation : les raisons pour lesquelles le poids et le volume sont nécessaires à la fonction (résistance, empilage, résistance aux graisses ou à la chaleur, surface d'impression), avec le tracé de découpe et les éventuels résultats d'essai. L'article 10 s'applique à partir de 2030, mais le raisonnement se construit plus facilement lorsque l'article est en cours de définition.
• Identification : la référence de lot ou de série imprimée ou apposée, et la confirmation que votre nom et votre adresse (ainsi que ceux de l'importateur) peuvent figurer sur l'emballage ou sur un support de données.
• Notification des changements : l'engagement de vous prévenir avant toute modification de matériau, de couchage, de système d'encres ou de papeterie.

Chez 9 Packaging, le jeu de documents de chaque article est convenu lors du devis et de la revue technique, car il dépend des matériaux, de la construction et des pays dans lesquels vous mettrez l'emballage sur le marché. Vous pouvez intégrer la liste ci-dessus à votre demande de devis d'emballages.

En quoi diffère-t-elle de la déclaration de conformité au contact alimentaire ?

Ce sont deux documents distincts, aux bases juridiques différentes. La déclaration de conformité PPWR couvre les exigences de durabilité et d'étiquetage des emballages (articles 5 à 12 du règlement (UE) 2025/40) et est signée par le fabricant au sens du PPWR. La déclaration de conformité (DoC) au contact alimentaire couvre la sécurité des matériaux en contact avec les denrées alimentaires au titre du règlement (CE) n° 1935/2004 et, pour les couches plastiques, du règlement (UE) n° 10/2011 ; elle est émise tout au long de la chaîne d'approvisionnement par chaque entreprise qui met le matériau ou l'article sur le marché.

Un même rapport d'essai PFAS peut servir aux deux. Aucun des deux documents ne remplace l'autre. Pour le volet contact alimentaire, consultez notre guide sur la conformité des emballages au contact alimentaire dans l'UE, au Royaume-Uni et aux États-Unis.

Trame d'une déclaration de conformité PPWR

La trame ci-dessous suit l'ordre de l'annexe VIII et y ajoute les précisions pratiques dont les acheteurs ont généralement besoin. C'est une trame structurée destinée à la discussion avec votre conseil en conformité, non un modèle juridique ; vérifiez le libellé actuel de l'annexe VIII ainsi que les orientations de la Commission et les exigences nationales avant d'émettre une déclaration.

1. Numéro de la déclaration : identification unique de l'emballage (par exemple référence de l'article et version).
2. Nom et adresse du fabricant et, le cas échéant, du mandataire.
3. Mention que la déclaration est établie sous la seule responsabilité du fabricant.
4. Objet de la déclaration : identification permettant la traçabilité et description de l'emballage (format, dimensions, matériaux et composants, usage unique ou réutilisable, contact alimentaire oui/non). Une référence à une photo ou à un plan est utile.
5. Mention que l'objet est conforme à la législation d'harmonisation de l'Union applicable : règlement (UE) 2025/40, avec indication des exigences applicables des articles 5 à 12, ainsi que les références des autres actes de l'Union appliqués.
6. Références aux normes harmonisées, aux spécifications communes ou aux autres spécifications techniques au regard desquelles la conformité est déclarée.
7. Le cas échéant, coordonnées de l'organisme notifié (en principe sans objet pour les emballages évalués selon le module A).
8. Informations complémentaires : par exemple la référence de la documentation technique, la méthode d'identification du lot ou de la série et l'historique des versions.
9. Bloc de signature : signé pour et au nom de, lieu et date d'émission, nom et fonction, signature.

Conservez la déclaration avec la documentation technique et mettez-la à jour chaque fois que l'article change. L'annexe VIII reprend le numéro d'identification de la déclaration comme renvoi en note de bas de page : conservez donc ce numéro identique d'une version linguistique à l'autre.

Prochaine étape : constituer le dossier avant la prochaine commande

Commencez par vos articles personnalisés les plus volumineux. Pour chacun, notez le fabricant et l'importateur pour chaque pays d'approvisionnement, puis envoyez la liste de demandes fournisseur ci-dessus avec votre prochaine commande ou votre prochaine modification de cahier des charges. Si vous définissez de nouveaux emballages imprimés pour les marchés de l'UE, envoyez la liste des articles, les pays cibles et l'usage en contact alimentaire via notre page de contact pour une revue technique. L'étiquetage des mêmes articles est traité dans notre guide sur les exigences d'étiquetage du PPWR.