Offertförfrågan för förpackningar: vad en RFQ ska innehålla

Vilka uppgifter behöver en förpackningstillverkare för att kunna offerera?

En tillverkare behöver veta vad artikeln är, vad den är gjord av, hur den trycks och efterbehandlas, hur många du behöver och hur ofta, hur den ska packas och levereras samt vilka dokument som ska medfölja. Saknas något av detta tvingas leverantören anta, och det är i antagandena offerterna glider isär.

Fälten delas in i åtta grupper:

Produktformat och konstruktion

Benämn artikeln och dess konstruktion med tillverkarens termer och ange vad den används till. ”SOS-kasse med platta handtag för en måltid med två hamburgare och dryck” säger en påstillverkare betydligt mer än ”takeawaykasse”, eftersom den anger bottenyta, belastning och fettpåverkan.

Ta med:

• Artikeltyp och modell: till exempel SOS-påse (blockbottenpåse, self-opening square), platt papperspåse, sidveckad påse, hamburgerbox (clamshell), pizzakartong med låsflikar, enkelväggig pappersmugg för varma drycker, e-handelsförpackning (mailerbox), ståpåse.
• Förslutning och funktioner: handtag (snodda, platta, stansade), originalitetsskydd, ventilationshål, fönster, rivremsor, zipförslutning, lock.
• Användningsförhållanden: typ av livsmedel (torrt, fuktigt, fett, varmt), temperatur, tid i förpackningen, hemleverans eller försäljning över disk, samt eventuell användning i mikrovågsugn eller ugn. Dessa uppgifter styr valet av barriär och de villkor som anges i försäkran om överensstämmelse.
• Fyllningsmetod: manuell, halvautomatisk eller i en automatisk maskin. Automatiska linjer kräver snävare toleranser och ibland ett maskinprov.

Ersätter du en befintlig artikel bör du skicka två eller tre fysiska prov tillsammans med ett foto av artikeln i användning. Ett prov undanröjer oklarheter som ingen skriftlig beskrivning kan lösa.

Mått och toleranser

Ange måtten i millimeter (och i tum om ditt team använder det), ange om de är invändiga, utvändiga eller utvikta mått och uppge vilken tolerans du kan acceptera. En skillnad på 3 mm spelar sällan roll på en bärkasse, men den kan hindra ett lock från att sluta tätt på en mugg eller en kartong från att gå i en påfyllningsmaskin.

Vanlig mätpraxis per produkt:

• Påsar och kassar: bredd × sidveck × höjd, med höjden mätt till överkanten exklusive handtag. Ange handtagens nedhäng om det spelar roll.
• Askar och kartonger: längd × bredd × djup, normalt invändiga mått, eftersom det är i dem livsmedlet eller produkten ska rymmas.
• Muggar och runda behållare: nominell volym samt övre diameter, bottendiameter och höjd. Kantens diameter måste passa locket.
• Omslag och ark: formatstorlek (till exempel 300 × 300 mm) eller, för rullar, rullbredd, hylsdiameter och rulldiameter.
• Pouchar: bredd × höjd × bottenveck, med förseglingsbredd om sådan anges.

Om du inte vet vilken tolerans du ska ange kan du be tillverkaren om dess standardtoleranser för artikeln och själv bedöma om de passar din användning. Produktspecifik vägledning om mått finns i våra artiklar om storlekar på papperskassar, storlekar på hamburgerboxar, storlekar på pizzakartonger och storlekar på pappersmuggar.

Material, ytvikt och barriär

Ange substrat, vikt och barriär, eller beskriv den prestanda du behöver och be tillverkaren föreslå ett material. Material är normalt den största andelen av styckkostnaden för förpackningar av papper och kartong i långa serier, så en vag materialbeskrivning ger den största spridningen mellan offerterna.

• Substrat: brunt kraftpapper, vitt (blekt) kraftpapper, returfiberbaserat kraftpapper, MG-papper (enkelsidigt glättat), smörpapper, FBB (falskartong), SBS (helblekt sulfatkartong), WLC (returfiberkartong), wellpapp med vågtyp (E, B, mikrowell), muggkartong, LDPE- eller HDPE-film, laminatuppbyggnad för pouchar.
• Vikt: ytvikt i g/m² för papper och kartong, eller tjocklek i mikron (µm) för film (mil för amerikanska läsare). För kartong kan tjocklek i µm vara mer användbar än ytvikt.
• Fiber: färskfiber, returfiber eller en lägsta andel returfiber, och om du behöver spårbarhetscertifierat material (till exempel FSC eller PEFC) för att kunna styrka ett påstående.
• Barriär: fettbeständighet (för papper ofta uttryckt som KIT-värde), fuktbeständighet, PE-bestrykning, vattenbaserad dispersionsbarriär, PLA-bestrykning, vax eller en funktionell barriär mot migration av mineralolja från returfiber. Ange eventuella begränsningar, till exempel ”inga avsiktligt tillsatta PFAS” eller ”ingen PE-bestrykning”.

Är du osäker på vilken kvalitet som passar din användning går vår guide till papperskvaliteter för förpackningar igenom kraftpapper, MG, smörpapper, muggkartong och liner, och barriärbestrykningar för pappersförpackningar jämför bestrykningsalternativen. För just fettfrågan, se PFAS-fria livsmedelsförpackningar.

Tryckmetod, färger och täckning

Berätta för leverantören hur många färger du behöver, vilka exakta Pantone-referenser som gäller, hur stor del av ytan som trycks och på vilka sidor. Täckning är det fält som köpare oftast utelämnar, trots att en liten logotyp och en heltäckande färgyta på samma artikel kan skilja sig markant i färgkostnad, torkning och presshastighet.

• Tryckmetod: ange en preferens bara om du har skäl för den (till exempel offsettryck för fotografiska bilder på en kartong, flexotryck för kraftpåsar, digitaltryck för en kort provserie). Annars låter du tillverkaren föreslå. Vår jämförelse av tryckmetoder för förpackningar beskriver avvägningarna.
• Antal färger per sida, till exempel ”2/0” (två färger på ena sidan, inget på baksidan) eller ”4/1”.
• Färgreferenser: Pantone-nummer (ange om skalan är för bestruket eller obestruket underlag) eller CMYK. Observera att samma Pantone-färg ser annorlunda ut på brunt kraftpapper än på vit kartong; se Pantone eller CMYK i förpackningstryck.
• Täckning: ungefärlig procentandel av tryckytan, eller en beskrivning som ”endast logotyp, cirka 10 %” eller ”heltäckande bakgrund med logotypen urtagen i bakgrundsfärgen”.
• Tryckposition: en panel, alla paneler, tryck på insidan, heltäckande repeterande mönster, eller tryck på sidveck och botten.
• Färgstandard: om du tillhandahåller en fysisk färgreferens, accepterar ett uppmätt målvärde (Delta E) eller kräver godkännande vid tryckpress.

Efterbehandling och särskilda funktioner

Lista varje efterbehandling, eftersom var och en kan innebära en extra process, en omställning och ibland en separat leverantör. Vanliga exempel är vattenbaserad lack eller UV-lack, matt eller blank laminering, spot-UV, foliepressning, upphöjd eller nedsänkt prägling, fönsterlaminat, handtag, tryck på insidan, perforering och rivremsor. Är en efterbehandling valfri, be om att få den offererad på en separat rad så att du ser effekten på priset. För kartonger beskriver vår artikel om efterbehandling av vikaskar hur var och en utförs.

Kvantiteter, versioner och avrop

Ange kvantitet per order, uppskattad årsvolym, hur leveranserna ska delas upp och hur många motiv eller storlekar som ingår i ordern. Årsvolym och leveransmönster gör att en tillverkare kan offerera mer realistiskt än utifrån en enda siffra.

• Orderkvantitet: be om prisstaffling vid två eller tre kvantiteter (till exempel din förväntade order, hälften och dubbelt) för att se hur ställkostnaderna slås ut.
• Årsvolym och prognos: visar leverantören om material kan köpas på bättre villkor och om tryckformar och verktyg kommer att återanvändas.
• Avrop eller planerade leveranser: om hela kvantiteten levereras på en gång eller tillverkas i en serie och släpps i delleveranser. Ange vem som håller lagret och hur länge.
• Versioner: antal motiv, storlekar eller språkvarianter och vilka som delar samma tryckfärger. Flera storlekar med samma färguppsättning kan ofta dela tryckformar eller köras i följd. Vår guide till minsta orderkvantitet (MOQ) för förpackningar förklarar hur det påverkar minimikvantiteterna.
• Över- och underleverans: ange vilken kvantitetstolerans du kan acceptera. Tryckta förpackningar tillverkas normalt med viss kvantitetsvariation, och den bör överenskommas i förväg.

Packning och palletering

Ange hur varorna ska räknas, packas och palleteras, eftersom packningen påverkar både priset och hanteringen på dina anläggningar. Ett kafé utan gaffeltruck behöver små kartonger som går att lyfta för hand; ett distributionscentrum vill ha fulla, stabila och märkta pallar.

• Innerpackning: antal per bunt, hylsa eller plastpåse, och om buntarna måste räknas exakt.
• Ytterkartonger: antal per kartong, högsta kartongvikt, märkning av kartong (artikelnummer, beskrivning, kvantitet, batchnummer, streckkod).
• Pall: typ (EUR-pall 1 200 × 800 mm, brittisk pall 1 200 × 1 000 mm, amerikansk pall 48 × 40 tum), högsta höjd inklusive pall, högsta vikt, sträckfilm, kantskydd, ISPM 15-värmebehandling av trä.
• Container- eller lastbilslastning: om du vill ha full lastbil eller container och om golvlastade kartonger (utan pall) är acceptabla för att öka lastvolymen.

Incoterms, destination och leverans

Ange vilken Incoterms 2020-regel du vill ha offererad och den angivna platsen, samt fullständig leveransadress och eventuella mottagningsbegränsningar. ”FCA Istanbul” och ”DAP Hamburg, lager” är olika priser för samma varor, och en offert utan angiven plats är ofullständig.

• Incoterm och angiven plats: till exempel EXW eller FCA (fabrik), FOB eller CIF (angiven hamn, endast sjöfrakt), CPT eller CIP (angiven destination), DAP eller DDP (angiven leveransadress). Under DDP hanterar säljaren importtull och skatter i ditt land, vilket inte alla exportörer erbjuder.
• Destinationsland och adress: påverkar transportsätt, exportdokument och eventuella marknadsspecifika krav.
• Mottagningsbegränsningar: tidsfönster för leverans, behov av bakgavellyft, maximal fordonsstorlek, krav på tidsbokning.
• Önskat leveransdatum och om delleveranser accepteras. För realistiska tider per steg och transportsätt, se vår guide till leveranstider för förpackningar.

När du köper från ett land utanför ditt tullområde bör du också ange vem som är importör. För varor från Turkiet bör du redan i offertförfrågan begära dokument som A.TR-varucertifikat för EU, eller en ursprungsdeklaration enligt handelsavtalet mellan Storbritannien och Turkiet; vår guide till inköp av förpackningar från Turkiet förklarar dem.

Dokument för efterlevnad och påståenden

Lista varje dokument du kräver, och varje påstående eller märkning du avser att trycka, direkt i offertförfrågan. Dokumentation kan påverka materialval, provningstid och kostnad, så att begära den först efter att ordern lagts leder till förseningar.

Vanliga önskemål:

• Försäkran om överensstämmelse (DoC) för livsmedelskontakt (EU/Storbritannien) och, för USA, ett utlåtande som hänvisar till relevanta FDA-bestämmelser. Se regelefterlevnad för förpackningar i livsmedelskontakt.
• Migrations- eller fluorprovningsrapporter från ett ackrediterat laboratorium.
• Materialspecifikationer och tekniska datablad.
• Underlag för tryckta påståenden: återvunnet innehåll, certifierad fiber, återvinningsbarhet, komposterbarhet. Generiska miljöpåståenden är begränsade i EU sedan 27 september 2026 enligt direktiv (EU) 2024/825; se påståenden om återvinningsbar respektive komposterbar förpackning.
• Obligatoriska märkningar: till exempel märkningen för plast i produkten (”PRODUKTEN INNEHÅLLER PLAST”) på PE-belagda pappersmuggar som säljs i EU enligt genomförandeförordning (EU) 2020/2151.
• Förpackningsdata för rapportering inom producentansvar (EPR), till exempel vikt per enhet och material. Sedan 12 augusti 2026 gäller EU:s förpackningsförordning (PPWR), förordning (EU) 2025/40, generellt; se vår PPWR-guide för de roller som ingår.

Status på tryckoriginal

Ange om tryckoriginalet är slutligt, under arbete eller inte påbörjat, och i vilket format du levererar det. En tillverkare kan offerera utan slutligt original, men behöver känna till färgerna och täckningen, och veta om du behöver stansritning, designstöd eller förberedande tryckarbete (prepress).

Ange:

• Om du först behöver tillverkarens stansritning (stansmall).
• Vilket filformat du levererar (normalt vektor-PDF eller AI, med typsnitt konverterade till konturer och bilder med tillräcklig upplösning).
• Vilken korrekturnivå som krävs: digital PDF-korrektur, tryckt korrektur, provtryck eller godkännande vid tryckpress.

Vår guide till förberedelse av tryckoriginal för förpackningar går igenom filer, utfall, stansritningar och korrektur i detalj.

Kopieringsklar mall för offertförfrågan om förpackningar

Kopiera blocket nedan till ett e-postmeddelande eller dokument, fyll i ett block per artikel och skicka samma version till varje leverantör som ska offerera. Lämna ett fält med texten ”vänligen föreslå” i stället för att ta bort det, så att leverantören förstår att du vill ha ett förslag.

OFFERTFÖRFRÅGAN FÖRPACKNINGAR / SPECIFIKATIONSBLAD

Företag:

Kontaktperson, e-post, telefon:

Referens för offertförfrågan och datum:

Offert önskas senast:

1. PRODUKT

Artikeltyp och modell:

Avsedd användning (typ av livsmedel, varmt/kallt, fett/fuktigt, leverans eller försäljning över disk):

Fyllningsmetod (manuell / automatisk maskin, maskinmodell om känd):

Ersätter en befintlig artikel? (ja/nej; prov skickade?):

2. MÅTT

Storlek (mm; ange invändigt / utvändigt / utvikt):

Sidveck / djup / volym:

Acceptabel tolerans:

Ska passa till (livsmedel, lock, annan förpackning):

3. MATERIAL OCH BARRIÄR

Substrat:

Ytvikt (g/m²) / tjocklek / filmtjocklek:

Fiber (färskfiber / returfiber / lägsta andel returfiber i %; certifierad fiber krävs?):

Barriär (fett / fukt / annan; KIT-nivå om känd):

Begränsningar (t.ex. inga avsiktligt tillsatta PFAS, ingen PE-bestrykning):

4. TRYCK

Önskad tryckmetod (eller ”vänligen föreslå”):

Färger utsida / insida (t.ex. 2/0):

Pantone-referenser (bestruket/obestruket) eller CMYK:

Ungefärlig färgtäckning (% eller beskrivning):

Tryckposition (paneler, heltäckande, sidveck, botten, insida):

Metod för färggodkännande (korrektur / fysisk referens / godkännande vid press):

5. EFTERBEHANDLING OCH FUNKTIONER

Lack / laminering / folie / prägling / fönster / handtag / övrigt:

Valfria efterbehandlingar som ska offereras separat:

6. KVANTITETER

Kvantitet per order (och kvantiteter för prisstaffling):

Uppskattad årsvolym:

Leveransmönster (en leverans / planerade avrop / lager hos leverantören):

Antal motiv, storlekar eller versioner (och gemensamma färger):

Acceptabel över-/underleverans:

7. PACKNING OCH LEVERANS

Antal per bunt / per kartong:

Högsta kartongvikt; krav på kartongmärkning:

Palltyp, högsta höjd, högsta vikt; ISPM 15 krävs?:

Incoterms 2020-regel och angiven plats:

Leveransadress och mottagningsbegränsningar:

Önskat leveransdatum; delleveranser acceptabla?:

Importör:

8. EFTERLEVNAD OCH TRYCKORIGINAL

Dokument som krävs (DoC, provningsrapporter, amerikanskt FDA-utlåtande, PFAS-data, certifikat):

Påståenden eller märkningar som ska tryckas (och tillgängligt underlag):

EPR-data som krävs (vikt per enhet och material):

Status på tryckoriginal (slutligt / under arbete / ej påbörjat; filformat):

Stansritning behövs från leverantören?:

9. KOMMERSIELLT

Valuta:

Önskade betalningsvillkor:

Önskad giltighetstid för offerten:

Offerera verktyg (tryckformar, cylindrar, stansverktyg) på separata rader: ja

Vad utelämnar köpare oftast i en offertförfrågan för förpackningar?

De uppgifter som oftast leder till nya offerter eller tvister är färgtäckning, toleranser, Incoterm med angiven plats, årsvolym, packningskrav och nödvändiga dokument. Var och en är liten att lägga till i offertförfrågan och dyr att rätta efter att ordern lagts.

När offerterna har kommit in kan du använda vår guide till kostnadsdrivare och offertjämförelse för förpackningar för att få dem på jämförbar grund. Hur du väljer bland de leverantörer som svarat beskrivs i så väljer du tillverkare av förpackningar med eget tryck.

Produktspecifika uppgifter

Varje produktsida listar de fält som är viktigast för just den artikeln; använd dem tillsammans med mallen ovan.

Terminologi för flerspråkiga offertförfrågningar

Om kollegor på andra marknader hjälper till att ta fram offertförfrågan kan några motsvarigheter vara till hjälp. På tyska heter en RFQ ”Anfrage” och offerten ”Angebot”, ytvikt ”Grammatur”, tryckgodkännande ”Druckfreigabe” och kostnader för tryckformar ”Klischeekosten”. På nederländska heter en RFQ ”offerteaanvraag”, upplaga ”oplage” och leveranstid ”levertijd”. Amerikanska köpare säger ofta ”spec sheet” om specifikationen och ”bid” om offerten.

Nästa steg: skicka en komplett offertförfrågan

Fyll i mallen för varje artikel, bifoga prov eller foton samt eventuella utkast till tryckoriginal och skicka den till dina utvalda leverantörer. 9 Packaging tillverkar och exporterar förpackningar med eget tryck till företagskunder från Istanbul och har erfarenhet av leveranser till restaurang- och snabbmatskedjor. Vi offererar utifrån ifyllda specifikationer och bekräftar de slutliga detaljerna vid en teknisk genomgång. Skicka din offertförfrågan till vårt team.

Relaterad läsning

• Förpackningsordlista: termer för papper, kartong, tryck och regelefterlevnad
• Alla guider om förpackningar och resurser för köpare
• Försäkran om överensstämmelse enligt PPWR: vad den ska innehålla och vem som undertecknar den
• Så tillverkas förpackningar med eget tryck: guide till produktionsprocessen

Om du vill skicka uppgifterna i strukturerat format kan du ladda ner mallen för offertförfrågan om förpackningar (kalkylblad, ingen registrering krävs).