Zapytanie ofertowe na opakowania (RFQ): co powinno zawierać

Jakich informacji producent opakowań potrzebuje do wyceny?

Producent musi wiedzieć, czym jest wyrób, z czego jest wykonany, jak jest zadrukowany i uszlachetniony, ile sztuk potrzeba i jak często, jak ma być spakowany i dostarczony oraz jakie dokumenty mają mu towarzyszyć. Każdy brakujący element zmusza dostawcę do przyjęcia założeń, a to właśnie przez założenia oferty się rozjeżdżają.

Pola dzielą się na osiem grup:

Rodzaj produktu i konstrukcja

Proszę nazwać wyrób i jego konstrukcję w kategoriach, jakimi posługuje się producent, i podać, do czego służy. „Torebka SOS z płaskimi uchwytami papierowymi na zestaw: dwa burgery i napój” mówi wytwórcy toreb znacznie więcej niż „torba na wynos”, bo wynikają z niej powierzchnia dna, obciążenie i narażenie na tłuszcz.

Warto podać:

• Rodzaj i typ wyrobu: na przykład torebka SOS (z płaskim dnem), torebka płaska, torebka z fałdą boczną, pudełko na burgera typu clamshell, karton do pizzy z zaczepami zamykającymi, kubek jednowarstwowy na napoje gorące, pudełko fasonowe (mailer box), doypack.
• Zamknięcie i elementy dodatkowe: uchwyty (skręcane, płaskie, wycinane), zabezpieczenia przed otwarciem (plomby), otwory wentylacyjne, okienka, paski do rozrywania, zamknięcia strunowe, pokrywki.
• Warunki użytkowania: rodzaj żywności (sucha, wilgotna, tłusta, gorąca), temperatura, czas przebywania w opakowaniu, dostawa lub sprzedaż przy ladzie, ewentualne użycie w mikrofalówce lub piekarniku. To one decydują o wyborze bariery i o warunkach wpisanych do deklaracji zgodności.
• Sposób napełniania: ręczny, półautomatyczny lub na automatycznej maszynie. Linie automatyczne wymagają ciaśniejszych tolerancji, a czasem próby maszynowej.

Jeśli opakowanie ma zastąpić istniejące, warto wysłać dwie lub trzy fizyczne próbki oraz zdjęcie wyrobu w użyciu. Próbka usuwa niejednoznaczności, których nie rozwiąże żaden opis.

Wymiary i tolerancje

Wymiary należy podać w milimetrach (a w calach, jeśli zespół ich używa), określić, czy są to wymiary wewnętrzne, zewnętrzne czy rozwinięte (płaskie), oraz podać akceptowalną tolerancję. Różnica 3 mm rzadko ma znaczenie przy torbie na zakupy, ale może uniemożliwić zamknięcie kubka pokrywką albo przejście pudełka przez maszynę pakującą.

Przyjęte zasady dla poszczególnych produktów:

• Torebki i torby: szerokość × fałda × wysokość, przy czym wysokość mierzy się do górnej krawędzi, bez uchwytów. Jeśli ma to znaczenie, proszę podać długość zwisu uchwytu.
• Pudełka i opakowania kartonowe: długość × szerokość × głębokość, zwykle wymiary wewnętrzne, bo to w nie musi się zmieścić produkt.
• Kubki i okrągłe pojemniki: pojemność nominalna oraz średnica górna, średnica dna i wysokość; średnica brzegu musi pasować do pokrywki.
• Owijki i arkusze: format cięcia (na przykład 300 × 300 mm) albo szerokość rolki, średnica tulei i średnica rolki.
• Torebki stojące: szerokość × wysokość × fałda dna, a w razie potrzeby szerokości zgrzewów.

Jeśli nie wiedzą Państwo, jakiej tolerancji wymagać, warto zapytać producenta o jego standardowe tolerancje dla danego wyrobu i ocenić, czy odpowiadają zastosowaniu. Wskazówki dotyczące rozmiarów poszczególnych produktów znajdą Państwo w poradnikach: Rozmiary toreb papierowych, Rozmiary pudełek na burgery, Rozmiary kartonów do pizzy i Rozmiary kubków papierowych.

Materiał, gramatura i bariera

Można określić podłoże, jego gramaturę i barierę albo opisać wymagane właściwości i poprosić producenta o propozycję materiału. Materiał jest zazwyczaj największą częścią kosztu jednostkowego opakowań papierowych i kartonowych w dużych nakładach, dlatego ogólnikowy opis materiału powoduje największe rozbieżności między ofertami.

• Podłoże: papier kraft brązowy, kraft biały (bielony), kraft z makulatury, papier MG (gładzony maszynowo), papier tłuszczoodporny, karton FBB, karton SBS, karton GD (chromo), tektura falista z podaniem rodzaju fali (E, B, mikrofala), karton na kubki (cupstock), folia LDPE lub HDPE, struktura laminatu dla torebek stojących.
• Gramatura: g/m² dla papieru i kartonu albo grubość w mikronach dla folii (w USA podaje się ją w milach). Dla kartonu bardziej przydatna może być grubość w mikronach niż gramatura.
• Włókno: pierwotne, z recyklingu albo z minimalną zawartością surowca wtórnego, a także czy potrzebny jest materiał z certyfikatem łańcucha dostaw (na przykład FSC lub PEFC), który uzasadni deklarację na opakowaniu.
• Bariera: odporność na tłuszcz (dla papierów często podawana jako wartość testu KIT), odporność na wilgoć, powłoka PE, dyspersyjna powłoka barierowa (wodna), PLA, wosk lub bariera funkcjonalna chroniąca przed migracją olejów mineralnych (MOSH/MOAH) z włókna z recyklingu. Należy podać wszelkie ograniczenia, takie jak „bez celowo dodanych PFAS” lub „bez powłoki PE”.

Jeśli nie mają Państwo pewności, jaki gatunek sprawdzi się w danym zastosowaniu, w poradniku Gatunki papierów opakowaniowych omawiamy papier kraft, MG, tłuszczoodporny, karton na kubki i papiery licowe, a w poradniku Powłoki barierowe do opakowań papierowych porównujemy dostępne powłoki. Kwestię odporności na tłuszcz w szczególności opisuje poradnik Opakowania do żywności bez PFAS.

Technika druku, kolory i pokrycie farbą

Dostawca powinien wiedzieć, ile kolorów jest potrzebnych, jakie dokładnie kolory Pantone, jak duża część powierzchni jest zadrukowana i na których stronach. Pokrycie farbą to pole, które kupujący pomijają najczęściej, a niewielkie logo i pełne tło na tym samym wyrobie potrafią znacząco różnić się kosztem farby, schnięciem i prędkością maszyny.

• Technika druku: preferencję warto podawać tylko wtedy, gdy jest ku temu powód (na przykład offset dla zdjęć na kartonie, fleksografia dla toreb z papieru kraft, druk cyfrowy dla krótkiej próbnej serii). W pozostałych przypadkach propozycję najlepiej zostawić producentowi. Kompromisy opisuje poradnik Metody druku opakowań.
• Liczba kolorów na stronę, na przykład „2+0” (dwa kolory z jednej strony, rewers bez druku) lub „4+1”.
• Odniesienia kolorystyczne: numery Pantone (z podaniem wzornika coated lub uncoated) albo CMYK. Ten sam kolor Pantone wygląda inaczej na brązowym papierze kraft, a inaczej na białym kartonie; zob. Pantone czy CMYK w opakowaniach.
• Pokrycie: przybliżony procent zadrukowanej powierzchni albo opis, na przykład „tylko logo, ok. 10%” lub „pełne tło z logiem w negatywie”.
• Położenie nadruku: jeden panel, wszystkie panele, nadruk wewnątrz, wzór powtarzalny na całej powierzchni albo nadruk na fałdach i dnie.
• Standard kolorystyczny: czy dostarczą Państwo fizyczny wzornik koloru, zaakceptują wartość docelową mierzoną (Delta E), czy wymagają akceptacji na maszynie drukarskiej.

Uszlachetnianie i elementy dodatkowe

Proszę wymienić każde uszlachetnienie, ponieważ każde może oznaczać dodatkowy proces, dodatkowe przygotowanie maszyny, a czasem osobnego podwykonawcę. Typowe przykłady to lakier wodny lub UV, foliowanie matowe lub błyszczące, lakier UV wybiórczy, złocenie na gorąco, tłoczenie wypukłe lub wklęsłe, okienka, uchwyty, nadruk wewnątrz, perforacje i paski do rozrywania. Jeśli dane uszlachetnienie jest opcjonalne, warto poprosić o wycenę w osobnej pozycji, aby zobaczyć jego wpływ na cenę. W przypadku opakowań kartonowych sposób nanoszenia poszczególnych technik wyjaśnia artykuł Uszlachetnianie opakowań kartonowych.

Nakład, wersje i dostawy partiami (call-off)

Należy podać nakład na jedno zamówienie, szacowany wolumen roczny, sposób podziału dostaw oraz liczbę projektów lub rozmiarów objętych zamówieniem. Wolumen roczny i harmonogram dostaw pozwalają producentowi wycenić zamówienie bardziej realistycznie niż pojedyncza liczba.

• Nakład zamówienia: warto poprosić o progi cenowe dla dwóch lub trzech ilości (na przykład planowana ilość, połowa i dwukrotność), aby zobaczyć, jak rozkładają się koszty przygotowawcze.
• Wolumen roczny i prognoza: informuje dostawcę, czy materiał można kupić na lepszych warunkach i czy formy drukowe oraz narzędzia będą używane ponownie.
• Dostawy partiami (call-off): czy cała ilość jest wysyłana jednorazowo, czy produkowana w jednym przebiegu i wydawana w transzach. Proszę podać, kto przechowuje zapas i przez jak długi czas.
• Wersje: liczba projektów, rozmiarów lub wersji językowych oraz informacja, które z nich mają te same kolory druku. Kilka rozmiarów o wspólnym zestawie kolorów często może korzystać z tych samych form drukowych lub być produkowanych jeden po drugim. Wpływ na wielkości minimalne opisuje Minimalna ilość zamówienia (MOQ) w opakowaniach.
• Odchyłka ilościowa (nadwyżki i niedobory): proszę określić, jaką odchyłkę ilościową można zaakceptować. Opakowania z nadrukiem produkuje się zwykle z pewnym rozrzutem ilości, który należy uzgodnić z góry.

Pakowanie i paletyzacja

Proszę określić, jak towar ma być liczony, pakowany i układany na paletach, ponieważ pakowanie wpływa zarówno na cenę, jak i na sposób obsługi towaru w Państwa obiektach. Kawiarnia bez wózka widłowego potrzebuje małych kartonów, które da się unieść ręcznie, a centrum dystrybucyjne oczekuje pełnych, stabilnych, oznakowanych palet.

• Pakowanie wewnętrzne: liczba sztuk w paczce, opasce lub woreczku oraz informacja, czy paczki muszą być liczone co do sztuki.
• Kartony zbiorcze: liczba sztuk w kartonie, maksymalna masa kartonu, oznakowanie kartonu (kod wyrobu, opis, ilość, partia, kod kreskowy).
• Paleta: rodzaj (europaleta 1 200 × 800 mm, paleta brytyjska 1 200 × 1 000 mm, paleta amerykańska 48 × 40 cali), maksymalna wysokość wraz z paletą, maksymalna masa, owijanie folią stretch, narożniki ochronne, obróbka cieplna drewna zgodnie z ISPM 15.
• Załadunek do kontenera lub na samochód: czy potrzebny jest pełny samochód lub kontener oraz czy dopuszczalne jest ładowanie kartonów luzem na podłogę, aby zwiększyć wykorzystanie przestrzeni.

Incoterms, miejsce dostawy i odbiór

Proszę wskazać regułę Incoterms 2020, według której ma być przygotowana oferta, wraz z nazwanym miejscem, a także pełny adres dostawy i ewentualne ograniczenia po stronie odbiorcy. „FCA Stambuł” i „DAP magazyn w Hamburgu” to różne ceny za ten sam towar, a oferta bez nazwanego miejsca jest niekompletna.

• Incoterm i nazwane miejsce: na przykład EXW lub FCA (zakład producenta), FOB lub CIF (wskazany port, wyłącznie transport morski), CPT lub CIP (wskazane miejsce docelowe), DAP lub DDP (wskazany adres dostawy). W DDP sprzedawca ponosi cła i podatki importowe w Państwa kraju, czego nie oferuje każdy eksporter.
• Kraj i adres docelowy: wpływa na rodzaj transportu, dokumenty eksportowe i ewentualne wymagania specyficzne dla danego rynku.
• Ograniczenia po stronie odbiorcy: okna dostaw, potrzeba windy załadunkowej, maksymalny rozmiar pojazdu, wymóg awizacji.
• Wymagany termin dostawy i informacja, czy dopuszczalne są dostawy częściowe. Realistyczne terminy dla poszczególnych etapów i rodzajów transportu opisuje poradnik Czas realizacji zamówień na opakowania.

Przy zakupie spoza własnego obszaru celnego należy też wskazać, kto jest importerem. W przypadku towarów z Turcji dokumenty takie jak świadectwo przewozowe A.TR dla UE czy deklarację pochodzenia na podstawie umowy handlowej między Wielką Brytanią a Turcją warto uwzględnić już na etapie zapytania ofertowego; wyjaśnia je poradnik Zakup opakowań z Turcji.

Dokumenty zgodności i deklaracje

W samym zapytaniu należy wymienić każdy dokument, którego Państwo wymagają, oraz każdą deklarację lub znak, który ma znaleźć się na opakowaniu. Dokumentacja może wpływać na wybór materiału, czas i koszt badań, dlatego zamawianie jej po złożeniu zamówienia powoduje opóźnienia.

Typowe wymagania:

• Deklaracja zgodności (DoC) dla materiałów przeznaczonych do kontaktu z żywnością (UE/Wielka Brytania) oraz, dla USA, oświadczenie odwołujące się do odpowiednich przepisów FDA. Zob. Zgodność opakowań z przepisami o kontakcie z żywnością.
• Sprawozdania z badań migracji lub zawartości fluoru wykonanych w akredytowanym laboratorium.
• Specyfikacje materiałowe i karty techniczne.
• Dowody potwierdzające deklaracje umieszczone na opakowaniu: zawartość surowca wtórnego, certyfikowane włókno, możliwość recyklingu, kompostowalność. Ogólne deklaracje środowiskowe są w UE ograniczone od 27 września 2026 r. na mocy dyrektywy (UE) 2024/825; zob. Deklaracje: nadające się do recyklingu a kompostowalne.
• Obowiązkowe oznakowanie: na przykład znak informujący o zawartości tworzywa sztucznego w produkcie („PRODUKT ZAWIERA PLASTIK”) na kubkach papierowych z powłoką PE sprzedawanych w UE na podstawie rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) 2020/2151.
• Dane o opakowaniu do raportowania w ramach rozszerzonej odpowiedzialności producenta (ROP), takie jak masa jednostkowa w podziale na materiały. Od 12 sierpnia 2026 r. stosuje się rozporządzenie PPWR, czyli rozporządzenie (UE) 2025/40; role poszczególnych podmiotów opisuje Poradnik o rozporządzeniu PPWR.

Status projektu graficznego

Proszę podać, czy projekt graficzny jest gotowy, w toku, czy jeszcze nierozpoczęty, oraz w jakim formacie zostanie dostarczony. Producent może przygotować wycenę bez ostatecznego projektu, ale musi znać kolory i pokrycie farbą oraz wiedzieć, czy potrzebny jest rysunek wykrojnika, wsparcie projektowe lub prace przygotowalnia.

Należy określić:

• Czy najpierw potrzebny jest rysunek wykrojnika od producenta.
• Format plików do druku (zwykle wektorowy PDF lub AI, z czcionkami zamienionymi na krzywe i obrazami o odpowiedniej rozdzielczości).
• Wymagany etap akceptacji: proof cyfrowy PDF, wydruk próbny na papierze, próbka drukowana lub akceptacja na maszynie.

Pliki, spady, rysunki wykrojników i proofy omawia szczegółowo poradnik Przygotowanie plików do druku opakowań.

Wzór zapytania ofertowego na opakowania do skopiowania

Poniższy blok można skopiować do e-maila lub dokumentu, uzupełnić po jednym bloku dla każdego wyrobu i wysłać w tej samej wersji każdemu dostawcy, od którego oczekują Państwo oferty. Pole, którego nie da się wypełnić, najlepiej oznaczyć „proszę o propozycję”, zamiast je usuwać: dostawca będzie wtedy wiedział, że ma coś zaproponować.

ZAPYTANIE OFERTOWE NA OPAKOWANIA / KARTA SPECYFIKACJI

Firma:

Osoba kontaktowa, e-mail, telefon:

Numer zapytania i data:

Oferta wymagana do:

1. PRODUKT

Rodzaj i typ wyrobu:

Zastosowanie (rodzaj żywności, gorące/zimne, tłuste/wilgotne, dostawa lub sprzedaż przy ladzie):

Sposób napełniania (ręcznie / maszyna automatyczna, model maszyny, jeśli jest):

Zastępuje istniejący wyrób? (tak/nie; wysłano próbki?):

2. WYMIARY

Rozmiar (mm; podać: wewnętrzny / zewnętrzny / rozwinięty):

Fałda / głębokość / pojemność:

Akceptowalna tolerancja:

Musi pasować do (produkt spożywczy, pokrywka, inne opakowanie):

3. MATERIAŁ I BARIERA

Podłoże:

Gramatura (g/m²) / grubość / grubość folii:

Włókno (pierwotne / z recyklingu / min. % surowca wtórnego; wymagane włókno z certyfikatem?):

Bariera (tłuszcz / wilgoć / inna; poziom KIT, jeśli znany):

Ograniczenia (np. bez celowo dodanych PFAS, bez powłoki PE):

4. DRUK

Preferowana technika druku (lub „proszę o propozycję”):

Kolory na zewnątrz / wewnątrz (np. 2+0):

Kolory Pantone (coated/uncoated) lub CMYK:

Przybliżone pokrycie farbą (% lub opis):

Położenie nadruku (panele, cała powierzchnia, fałdy, dno, wnętrze):

Sposób akceptacji koloru (proof / fizyczny wzornik / akceptacja na maszynie):

5. USZLACHETNIANIE I ELEMENTY DODATKOWE

Lakier / foliowanie / złocenie / tłoczenie / okienko / uchwyty / inne:

Uszlachetnienia opcjonalne do wyceny w osobnych pozycjach:

6. NAKŁAD

Nakład na zamówienie (i ilości dla progów cenowych):

Szacowany wolumen roczny:

Harmonogram dostaw (jedna dostawa / dostawy partiami / zapas u dostawcy):

Liczba projektów, rozmiarów lub wersji (i wspólne kolory):

Akceptowalna odchyłka ilościowa (nadwyżki/niedobory):

7. PAKOWANIE I DOSTAWA

Sztuk w paczce / w kartonie:

Maks. masa kartonu; wymagania dotyczące oznakowania kartonów:

Rodzaj palety, maks. wysokość, maks. masa; wymagane ISPM 15?:

Reguła Incoterms 2020 i nazwane miejsce:

Adres dostawy i ograniczenia po stronie odbiorcy:

Wymagany termin dostawy; dostawy częściowe dopuszczalne?:

Importer (podmiot zgłaszający towar do odprawy celnej):

8. ZGODNOŚĆ I PROJEKT GRAFICZNY

Wymagane dokumenty (DoC, sprawozdania z badań, oświadczenie FDA dla USA, dane o PFAS, certyfikaty):

Deklaracje lub znaki do nadruku (i dostępne dowody):

Dane do ROP (masa jednostkowa w podziale na materiały):

Status projektu graficznego (gotowy / w toku / nierozpoczęty; format pliku):

Rysunek wykrojnika od dostawcy potrzebny?:

9. WARUNKI HANDLOWE

Waluta:

Wnioskowany termin płatności:

Wymagana ważność oferty:

Prosimy o wycenę narzędzi (formy drukowe, cylindry, wykrojniki) w osobnych pozycjach: tak

Co kupujący najczęściej pomijają w zapytaniu ofertowym?

Braki, które najczęściej prowadzą do ponownych wycen lub sporów, to pokrycie farbą, tolerancje, Incoterm z nazwanym miejscem, wolumen roczny, wymagania dotyczące pakowania i potrzebne dokumenty. Każdą z tych informacji łatwo dodać na etapie zapytania, a po złożeniu zamówienia poprawki są kosztowne.

Gdy oferty już wpłyną, w poradniku Czynniki kosztów opakowań i porównywanie ofert znajdą Państwo wskazówki, jak sprowadzić je do wspólnej podstawy. Wyborowi między dostawcami, którzy odpowiedzieli, poświęcony jest poradnik Jak wybrać producenta opakowań z nadrukiem.

Pola specyficzne dla poszczególnych produktów

Strona każdego produktu zawiera pola, które mają dla niego największe znaczenie; należy je stosować razem z powyższym wzorem.

Terminologia w wielojęzycznych zapytaniach

Jeśli przy przygotowaniu zapytania pomagają koledzy z innych rynków, przydadzą się odpowiedniki podstawowych pojęć. Po niemiecku zapytanie ofertowe to „Anfrage”, oferta to „Angebot”, gramatura to „Grammatur”, akceptacja druku to „Druckfreigabe”, a koszty form drukowych to „Klischeekosten”. Po holendersku zapytanie ofertowe to „offerteaanvraag”, nakład to „oplage”, a czas realizacji to „levertijd”. Kupujący z USA mówią często „spec sheet” na specyfikację i „bid” na ofertę.

Następny krok: wysłanie kompletnego zapytania

Wystarczy uzupełnić wzór dla każdego wyrobu, dołączyć próbki lub zdjęcia oraz ewentualny wstępny projekt graficzny i wysłać zapytanie do wybranych dostawców. Firma 9 Packaging, producent i eksporter opakowań z nadrukiem dla klientów biznesowych z siedzibą w Stambule, z doświadczeniem w zaopatrywaniu sieciowych podmiotów gastronomicznych, przygotowuje wyceny na podstawie kompletnych specyfikacji, a ostateczne szczegóły potwierdza podczas przeglądu technicznego. Prosimy o przesłanie zapytania ofertowego.

Powiązane materiały

• Słownik opakowaniowy: terminy dotyczące papieru, kartonu, druku i zgodności
• Wszystkie poradniki o opakowaniach i materiały dla kupujących
• Deklaracja zgodności PPWR: co musi zawierać i kto ją podpisuje
• Jak powstają opakowania z nadrukiem: proces produkcji

Aby przesłać te pola w ustrukturyzowanej formie, można pobrać szablon zapytania ofertowego na opakowania (arkusz kalkulacyjny, bez rejestracji).