Tilbudsforespørsel for emballasje: hva en RFQ må inneholde

Hvilken informasjon trenger en emballasjeprodusent for å gi pristilbud?

En produsent må vite hva varen er, hva den er laget av, hvordan den er trykt og etterbehandlet, hvor mange du trenger og hvor ofte, hvordan den skal pakkes og leveres, og hvilke dokumenter som må følge med. Mangler ett av disse punktene, må leverandøren anta, og det er antakelsene som får tilbudene til å sprike.

Feltene deles inn i åtte grupper:

Produktformat og konstruksjon

Beskriv varen og konstruksjonen med produsentens begreper, og oppgi hva den skal brukes til. «SOS-pose med flate papirhanker til et måltid med to burgere og drikke» sier en posefabrikk mye mer enn «takeaway-pose», fordi den antyder bunnflate, belastning og fettpåvirkning.

Ta med:

• Varetype og utførelse: for eksempel SOS-pose (self-opening square), flat papirpose, pose med sidefals, burgerboks (clamshell), pizzaeske med låseklaffer, enkeltveggs beger for varm drikke, forsendelseseske, ståpose.
• Lukking og funksjoner: hanker (snodde, flate, utstansede), flikker med originalitetssikring, ventilasjonshull, vinduer, rivestriper, zip-lås, lokk.
• Bruksforhold: type mat (tørr, fuktig, fet, varm), temperatur, tid i emballasjen, levering eller bruk over disk, eventuell bruk i mikrobølgeovn eller stekeovn. Dette styrer valg av barriere og vilkårene som oppgis i samsvarserklæringen.
• Fyllemetode: manuell pakking, halvautomatisk eller på automatisk maskin. Automatiske linjer krever strammere toleranser og noen ganger en maskinprøve.

Hvis du erstatter en eksisterende vare, send to eller tre fysiske prøver sammen med et bilde av varen i bruk. En prøve rydder bort tvil som ingen skriftlig beskrivelse klarer å fjerne.

Mål og toleranser

Oppgi målene i millimeter (og tommer hvis teamet ditt bruker det), si om de er innvendige, utvendige eller flate (utfoldede) mål, og angi toleransen du kan akseptere. En forskjell på 3 mm betyr sjelden noe på en bærepose, men kan hindre et lokk i å lukke seg på et beger eller en eske i å gå gjennom en fyllemaskin.

Konvensjoner per produkt:

• Poser: bredde × sidefals × høyde, med høyden målt til overkant uten hanker. Oppgi hankens fallhøyde hvis den har betydning.
• Esker og kartonger: lengde × bredde × dybde, normalt innvendige mål, siden det er dem maten eller produktet må passe i.
• Begre og runde beholdere: nominelt volum samt toppdiameter, bunndiameter og høyde; kantdiameteren må passe til lokket.
• Innpakningspapir og ark: skjæremål (for eksempel 300 × 300 mm), eller rullebredde, kjernediameter og rullediameter for ruller.
• Folieposer: bredde × høyde × bunnfals, med forseglingsbredder hvis de er spesifisert.

Hvis du ikke vet hvilken toleranse du bør spesifisere, spør produsenten om standardtoleransene for varen og vurder om de passer til bruken din. Produktspesifikk veiledning om mål finner du i artiklene våre om størrelser på papirbæreposer, størrelser på burgerbokser, størrelser på pizzaesker og størrelser på pappbegre.

Materiale, gramvekt og barriere

Spesifiser underlag, vekt og barriere, eller beskriv ytelsen du trenger og be produsenten foreslå et materiale. Materialet utgjør vanligvis den største andelen av enhetsprisen for emballasje i papir og kartong på lange serier, så en uklar materialbeskrivelse gir den største spredningen mellom tilbudene.

• Underlag: brunt kraftpapir, hvitt (bleket) kraftpapir, resirkulert kraftpapir, MG-papir (maskinglasert), fettett papir, FBB-kartong, SBS-kartong (helbleket sulfatkartong), WLC-kartong (resirkulert kartong med hvit topp), bølgepapp med bølgetype (E, B, mikrobølge), begerkartong, LDPE- eller HDPE-folie, laminatoppbygging for poser.
• Vekt: gramvekt i g/m² for papir og kartong, eller tykkelse i mikron (µm) for folie (mil for lesere i USA). For kartong kan tykkelse i mikron være mer nyttig enn g/m².
• Fiber: nyfiber, resirkulert fiber eller et minimumsinnhold av resirkulert materiale, og om du trenger materiale med sporbarhetssertifisering (for eksempel FSC eller PEFC) for å kunne dokumentere en påstand.
• Barriere: fettbestandighet (for papir ofte uttrykt som KIT-verdi), fuktbestandighet, PE-belegg, vannbasert dispersjonsbelegg, PLA-belegg, voks, eller en funksjonell barriere mot migrasjon av mineralolje fra resirkulert fiber. Oppgi eventuelle begrensninger, for eksempel «ingen tilsiktet tilsatt PFAS» eller «ingen PE-belegg».

Er du usikker på hvilken kvalitet som passer til bruken din, forklarer papirkvaliteter for emballasje kraftpapir, MG-papir, fettett papir, begerkartong og linerpapir, og barrierebelegg for papiremballasje sammenligner beleggalternativene. Gjelder spørsmålet først og fremst fett, se PFAS-fri matemballasje.

Trykkmetode, farger og dekning

Fortell leverandøren hvor mange farger du trenger, nøyaktig hvilke Pantone-referanser, hvor stor del av flaten som trykkes, og på hvilke sider. Dekning er feltet kjøpere oftest utelater, men en liten logo og en full fargeflate på samme vare kan gi store forskjeller i fargekostnad, tørking og trykkhastighet.

• Trykkmetode: oppgi en preferanse bare hvis du har en grunn (for eksempel offsettrykk for fotografiske bilder på en eske, fleksotrykk for kraftposer, digitaltrykk for en kort prøveserie). Ellers kan produsenten foreslå. I vår gjennomgang av trykkmetoder for emballasje finner du avveiningene.
• Antall farger per side, for eksempel «2/0» (to farger på én side, ingenting på baksiden) eller «4/1».
• Fargereferanser: Pantone-numre (oppgi om du bruker bestrøket eller ubestrøket fargeskala) eller CMYK. Merk at samme Pantone-farge ser annerledes ut på brunt kraftpapir enn på hvit kartong; se Pantone eller CMYK på emballasje.
• Dekning: omtrentlig prosentandel av trykkflaten, eller en beskrivelse som «kun logo, ca. 10 %» eller «full bakgrunnsflate med utsparet logo».
• Trykkposisjon: ett panel, alle paneler, innvendig trykk, helflatet repeterende mønster, eller trykk på sidefalser og bunn.
• Fargestandard: om du leverer en fysisk fargereferanse, godtar en målbar fargetoleranse (Delta E), eller krever godkjenning ved trykkpressen.

Etterbehandling og spesialfunksjoner

List opp all etterbehandling, fordi hver enkelt kan legge til en prosess, et oppsett og noen ganger en egen underleverandør. Vanlige eksempler er vannbasert lakk eller UV-lakk, matt eller blank laminering, spot-UV-lakk, foliepreg, preging eller blindpreg, vindusfilm, hanker, innvendig trykk, perforeringer og rivestriper. Er en etterbehandling valgfri, be om at den prises som en egen linje, slik at du ser effekten på prisen. For kartonger forklarer artikkelen vår om etterbehandling av foldeesker hvordan hver av dem utføres.

Mengder, versjoner og avrop

Oppgi mengde per bestilling, anslått årsvolum, hvordan leveransene skal deles opp, og hvor mange design eller størrelser som deler bestillingen. Årsvolum og leveringsmønster gjør at produsenten kan prise mer realistisk enn med ett enkelt tall.

• Bestillingsmengde: be om prisstaffel for to eller tre mengder (for eksempel forventet bestilling, halvparten og det dobbelte) for å se hvordan oppsettkostnadene fordeles.
• Årsvolum og prognose: forteller leverandøren om materiale kan kjøpes inn på bedre vilkår og om trykkplater og verktøy vil bli gjenbrukt.
• Avrop eller planlagte leveranser: om hele mengden sendes samtidig, eller produseres i én serie og frigis i partier. Oppgi hvem som har lageret og hvor lenge.
• Versjoner: antall design, størrelser eller språkvarianter, og hvilke som har felles trykkfarger. Flere størrelser med samme fargesett kan ofte dele trykkplater eller kjøres etter hverandre. I veiledningen vår om minste bestillingsantall (MOQ) for emballasje forklarer vi hvordan dette påvirker minimumsmengder.
• Over- og underleveranse: oppgi hvilken mengdetoleranse du kan akseptere. Trykt emballasje produseres vanligvis med noe mengdeavvik, og det bør avtales på forhånd.

Pakking og palletering

Spesifiser hvordan varene skal telles, pakkes og palleteres, fordi pakkingen påvirker både prisen og hvordan varene håndteres hos deg. En kafé uten truck trenger små kartonger som kan løftes for hånd; et distribusjonslager vil ha hele, stabile og merkede paller.

• Innerpakking: enheter per bunt, hylse eller plastpose, og om buntene må telles nøyaktig.
• Ytterkartong: enheter per kartong, maksimal kartongvekt, merking av kartong (artikkelnummer, beskrivelse, antall, batch, strekkode).
• Pall: type (EUR-pall 1200 × 800 mm, britisk pall 1200 × 1000 mm, amerikansk pall 48 × 40 tommer), maksimal høyde inkludert pall, maksimal vekt, strekkfilm, kantbeskyttere, varmebehandling etter ISPM 15 for trevirke.
• Container- eller billasting: om du vil ha full bil eller container, og om kartonger som lastes direkte på gulvet er akseptabelt for å øke lastevolumet.

Incoterms, destinasjon og levering

Oppgi hvilken Incoterms 2020-regel du vil ha tilbud på og det navngitte stedet, samt full leveringsadresse og eventuelle begrensninger ved mottak. «FCA Istanbul» og «DAP lager i Hamburg» er ulike priser for de samme varene, og et tilbud uten navngitt sted er ufullstendig.

• Incoterm og navngitt sted: for eksempel EXW eller FCA (fabrikk), FOB eller CIF (navngitt havn, kun sjøfrakt), CPT eller CIP (navngitt bestemmelsessted), DAP eller DDP (navngitt leveringsadresse). Under DDP håndterer selgeren toll og avgifter i ditt land, noe ikke alle eksportører tilbyr.
• Destinasjonsland og adresse: påvirker fraktmåte, eksportdokumenter og eventuelle markedsspesifikke krav.
• Begrensninger ved mottak: leveringsvinduer, behov for bakløfter, maksimal kjøretøystørrelse, krav om timebestilling.
• Ønsket leveringsdato og om delleveranser er akseptable. For realistiske tidsrammer per fase og transportmåte, se leveringstid for emballasje.

Når du kjøper fra utenfor ditt eget tollområde, bør du også oppgi hvem som er importør i tolldeklarasjonen. For varer fra Tyrkia bør du be om dokumenter som A.TR-varesertifikat for EU, eller en opprinnelseserklæring under handelsavtalen mellom Storbritannia og Tyrkia, allerede i RFQ-fasen; de forklares i innkjøp av emballasje fra Tyrkia.

Samsvarsdokumenter og påstander

List opp alle dokumenter du trenger, og alle påstander eller merker du vil trykke, direkte i tilbudsforespørselen. Dokumentasjon kan påvirke materialvalg, testtid og kostnad, så å be om den etter at bestillingen er lagt inn gir forsinkelser.

Typiske krav:

• Samsvarserklæring (DoC) for matkontakt (EU/Storbritannia) og, for USA, en erklæring med henvisning til relevante FDA-bestemmelser. Se samsvar for emballasje i kontakt med mat.
• Migrasjons- eller fluortestrapporter fra akkreditert laboratorium.
• Materialspesifikasjoner og tekniske datablad.
• Dokumentasjon som støtter trykte påstander: resirkulert innhold, sertifisert fiber, resirkulerbarhet, komposterbarhet. Generelle miljøpåstander har vært begrenset i EU siden 27. september 2026 etter direktiv (EU) 2024/825; se påstander om resirkulerbarhet og komposterbarhet.
• Obligatoriske merker: for eksempel merkingen «PLASTIC IN PRODUCT» på pappbegre med PE-belegg som selges i EU, etter gjennomføringsforordning (EU) 2020/2151. Teksten skal stå på det eller de offisielle språkene i markedet der begeret selges.
• Emballasjedata til rapportering under utvidet produsentansvar (EPR), for eksempel vekt per enhet fordelt på materiale. Siden 12. august 2026 har EUs emballasjeforordning (PPWR), forordning (EU) 2025/40, gjeldt generelt; se PPWR-veiledningen for rollene som er involvert.

Status på trykkfiler

Oppgi om trykkfilene er ferdige, under arbeid eller ikke påbegynt, og i hvilket format du leverer dem. En produsent kan gi pristilbud uten ferdige trykkfiler, men må kjenne til farger og dekning, og vite om du trenger stansetegning, designhjelp eller prepress-arbeid.

Oppgi:

• Om du først trenger produsentens stansetegning.
• Hvilket filformat du leverer (vanligvis vektor-PDF eller AI, med tekst konvertert til kurver og bilder i tilstrekkelig oppløsning).
• Påkrevd korrekturtrinn: digital PDF-korrektur, fysisk korrektur, prøvetrykk eller godkjenning ved trykkpressen.

Filer, utfall, stansetegninger og korrektur gjennomgås i detalj i klargjøring av trykkfiler for emballasje.

Kopieringsklar RFQ-mal for emballasje

Kopier blokken nedenfor inn i en e-post eller et dokument, fyll ut én blokk per vare, og send samme versjon til alle leverandører du ber om pristilbud fra. La et felt stå med «ber om anbefaling» i stedet for å slette det, slik at leverandøren vet at du ønsker et forslag.

TILBUDSFORESPØRSEL EMBALLASJE (RFQ) / SPESIFIKASJONSARK

Firma:

Kontaktperson, e-post, telefon:

RFQ-referanse og dato:

Pristilbud ønskes innen:

1. PRODUKT

Varetype og utførelse:

Bruksområde (type mat, varm/kald, fet/fuktig, levering eller bruk over disk):

Fyllemetode (manuell / automatisk maskin, maskinmodell hvis kjent):

Erstatter en eksisterende vare? (ja/nei; prøver sendt?):

2. MÅL

Størrelse (mm; oppgi innvendig / utvendig / flat):

Sidefals / dybde / volum:

Akseptabel toleranse:

Må passe til (matvare, lokk, annen emballasje):

3. MATERIALE OG BARRIERE

Underlag:

Gramvekt (g/m²) / tykkelse / folietykkelse:

Fiber (nyfiber / resirkulert / min. % resirkulert; kreves sertifisert fiber?):

Barriere (fett / fukt / annen; KIT-nivå hvis kjent):

Begrensninger (f.eks. ingen tilsiktet tilsatt PFAS, ingen PE-belegg):

4. TRYKK

Foretrukket trykkmetode (eller «ber om anbefaling»):

Farger utvendig / innvendig (f.eks. 2/0):

Pantone-referanser (bestrøket/ubestrøket) eller CMYK:

Omtrentlig fargedekning (% eller beskrivelse):

Trykkposisjon (paneler, helflatet, sidefalser, bunn, innvendig):

Metode for fargegodkjenning (korrektur / fysisk referanse / godkjenning ved trykkpressen):

5. ETTERBEHANDLING OG FUNKSJONER

Lakk / laminering / folie / preging / vindu / hanker / annet:

Valgfri etterbehandling som skal prises separat:

6. MENGDER

Mengde per bestilling (og mengder for prisstaffel):

Anslått årsvolum:

Leveringsmønster (én leveranse / planlagte avrop / lager hos leverandør):

Antall design, størrelser eller versjoner (og felles farger):

Akseptabel over-/underleveranse:

7. PAKKING OG LEVERING

Enheter per bunt / per kartong:

Maks kartongvekt; krav til merking av kartong:

Palletype, maks høyde, maks vekt; kreves ISPM 15?:

Incoterms 2020-regel og navngitt sted:

Leveringsadresse og begrensninger ved mottak:

Ønsket leveringsdato; er delleveranser akseptable?:

Importør i tolldeklarasjonen:

8. SAMSVAR OG TRYKKFILER

Påkrevde dokumenter (DoC, testrapporter, amerikansk FDA-erklæring, PFAS-data, sertifikater):

Påstander eller merker som skal trykkes (og tilgjengelig dokumentasjon):

EPR-data påkrevd (vekt per enhet fordelt på materiale):

Status på trykkfiler (ferdig / under arbeid / ikke påbegynt; filformat):

Stansetegning ønskes fra leverandør?:

9. KOMMERSIELT

Valuta:

Ønskede betalingsbetingelser:

Påkrevd gyldighet på tilbudet:

Verktøy (trykkplater, sylindre, stanseverktøy) skal prises som egne linjer: ja

Hva utelater kjøpere oftest fra en RFQ for emballasje?

Utelatelsene som oftest fører til nye tilbud eller tvister er fargedekning, toleranser, Incoterm med navngitt sted, årsvolum, pakkekrav og nødvendige dokumenter. Hver av dem er enkel å legge til i RFQ-fasen og dyr å rette opp etter bestillingen.

Når tilbudene er kommet inn, kan du bruke veiledningen vår om kostnadsdrivere og sammenligning av pristilbud for emballasje til å stille dem opp på likt grunnlag. Hvordan du velger blant leverandørene som svarer, går vi gjennom i veiledningen om valg av produsent av emballasje med eget trykk.

Produktspesifikke punkter i spesifikasjonen

Hver produktside lister opp feltene som betyr mest for den aktuelle varen; bruk dem sammen med malen ovenfor.

Terminologi for flerspråklige tilbudsforespørsler

Hvis kolleger i andre markeder hjelper til med forberedelsen, kan noen oversettelser være nyttige. På tysk heter en RFQ «Anfrage» og tilbudet «Angebot», gramvekt heter «Grammatur», trykkgodkjenning «Druckfreigabe» og kostnader for trykkplater «Klischeekosten». På nederlandsk heter en RFQ «offerteaanvraag», serielengde «oplage» og leveringstid «levertijd». Kjøpere i USA sier ofte «spec sheet» om spesifikasjonen og «bid» om tilbudet.

Neste steg: send en komplett RFQ

Fyll ut malen for hver vare, legg ved prøver eller bilder og eventuelle utkast til trykkfiler, og send den til leverandørene på listen din. 9 Packaging, en Istanbul-basert produsent og eksportør av emballasje med eget trykk til bedriftskunder, med erfaring fra leveranser til kjedebaserte serveringsvirksomheter, gir pristilbud ut fra ferdige spesifikasjoner og bekrefter de endelige detaljene ved teknisk gjennomgang. Send tilbudsforespørselen din til teamet vårt.

Relatert lesning

• Emballasjeordliste: begreper for papir, kartong, trykk og samsvar
• Alle veiledninger og ressurser for emballasjekjøpere
• PPWR-samsvarserklæring: innhold og hvem som signerer den
• Slik lages emballasje med eget trykk: veiledning til produksjonsprosessen

Vil du sende disse feltene i strukturert format, kan du laste ned RFQ-malen for emballasje (regneark, uten registrering).