Declaración de conformidad PPWR: contenido y quién la firma

¿Qué es la declaración de conformidad PPWR?

La declaración de conformidad PPWR es la declaración escrita del fabricante de que un tipo de envase cumple los requisitos de los artículos 5 a 12 del PPWR que le son aplicables: sustancias, reciclabilidad, contenido reciclado, compostabilidad, minimización, reutilización y etiquetado. Sigue la estructura modelo del anexo VIII y debe estar respaldada por la documentación técnica del anexo VII.

El artículo 39 fija cuatro reglas que conviene conocer antes de pedir nada a un proveedor:

• Indica que el cumplimiento de los requisitos aplicables de los artículos 5 a 12 «se ha demostrado», de modo que es una conclusión basada en pruebas, no un sustituto de ellas.
• Debe seguir la estructura modelo del anexo VIII, contener los elementos del módulo del anexo VII y «actualizarse de forma continua».
• Debe redactarse en el idioma o los idiomas exigidos por el Estado miembro en el que el envase se comercializa o se pone a disposición en el mercado, o traducirse a ellos.
• Al elaborarla, el fabricante asume la responsabilidad de la conformidad del envase.

Cuando otros actos de la UE también exijan una declaración UE de conformidad para el mismo envase o producto envasado, debe elaborarse, cuando proceda, una única declaración que los abarque todos (artículo 39, apartado 3). Se espera que las autoridades competentes comprueben cada año, con un enfoque basado en el riesgo, la exactitud de una parte de las declaraciones, así que cuente con que alguien la leerá con atención.

¿Quién elabora y firma la declaración de conformidad PPWR?

El fabricante, tal como se define en el artículo 3, apartado 1, punto 13, elabora y firma la declaración. En los envases impresos personalizados, suele ser la empresa que encarga el diseño o la fabricación del envase con su propio nombre o marca, de modo que una cadena de restauración que encarga vasos con su marca o un minorista que encarga cajas de envío con su marca es normalmente el fabricante, aunque el artículo lo produzca un transformador.

La definición abarca a cualquiera que fabrique envases, pero cuando una empresa encarga el diseño o la fabricación de envases con su propio nombre o marca, esa empresa es el fabricante, «con independencia de que sea visible otra marca». La nota de orientación C(2026) 3702 de la Comisión lo aplica a los envases de servicio y de transporte: el transformador es normalmente el fabricante, salvo que el envase lleve claramente la marca de su usuario, en cuyo caso el fabricante es el usuario.

Tres consecuencias prácticas:

• La excepción de las microempresas (menos de 10 personas empleadas y un volumen de negocios o un balance general que no supere los 2 millones EUR) traslada la función al proveedor solo cuando este se encuentra en el mismo Estado miembro (artículo 3) o, como lo expresa el artículo 15, apartado 12, en la Unión. Un transformador turco o chino no puede asumir la función por esta vía.
• El fabricante puede encargar la evaluación de la conformidad a un tercero, por ejemplo un laboratorio o el proveedor, y puede designar mediante mandato a un representante autorizado para que conserve la documentación. La responsabilidad jurídica sigue siendo del fabricante, con independencia de quién haya redactado los documentos.
• Las autoridades nacionales aún están ajustando cómo aplican la definición a los envases de servicio impresos y vacíos que entregan las empresas alimentarias. Confirme su condición con la autoridad competente o con su sistema de cumplimiento, sobre todo si opera en varios Estados miembros.

Qué debe hacer el importador

El importador es la empresa establecida en la UE que comercializa en el mercado de la UE envases procedentes de un tercer país. Según el artículo 18, antes de comercializarlos, el importador debe asegurarse de que el fabricante ha realizado la evaluación de la conformidad y ha elaborado la documentación técnica del anexo VII, de que el envase está etiquetado conforme al artículo 12 y va acompañado de los documentos exigidos, y de que constan la identificación y los datos de contacto del fabricante (artículo 15, apartados 5 y 6).

El importador también añade su nombre, denominación comercial o marca y su dirección postal en el envase o, cuando no sea posible, en un portador de datos o en un documento adjunto; conserva una copia de la declaración durante 5 o 10 años; garantiza que la documentación técnica pueda presentarse cuando se solicite; y facilita los documentos a las autoridades en un plazo de 10 días desde una solicitud motivada. Si el importador tiene motivos para creer que el envase no es conforme, no debe comercializarlo. Cuando un titular de marca importa sus propios envases impresos, a menudo reúne a la vez las funciones de fabricante y de importador.

¿Qué incluye la documentación técnica del anexo VII?

La documentación técnica es el conjunto de pruebas que respalda la declaración. El anexo VII (módulo A, control interno de la producción) exige que permita evaluar la conformidad, que incluya un análisis y una evaluación de los riesgos de incumplimiento y que contenga, como mínimo, los elementos siguientes cuando sean aplicables.

El anexo VII exige además que el fabricante controle la fabricación para que la producción en serie se corresponda con la documentación, y el artículo 15, apartado 4, exige una nueva evaluación cuando cambian el diseño, los materiales o las normas de referencia. Un cambio de recubrimiento, de sistema de tintas o de proveedor de cartulina es justo el tipo de cambio que obliga a revisar la documentación.

Dos puntos de calendario de la guía de la Comisión resultan útiles. Los límites de PFAS del artículo 5, apartado 5, se aplican a los envases en contacto con alimentos desde el 12 de agosto de 2026, por lo que las pruebas sobre PFAS ya deben formar parte de la documentación. En cuanto a la reciclabilidad, la guía indica que los fabricantes no tienen que realizar la evaluación de conformidad del PPWR hasta que entren en vigor los actos delegados sobre diseño para el reciclado del artículo 6, apartado 4; hasta entonces siguen siendo la referencia los requisitos de la antigua Directiva de envases y normas como la EN 13430. El funcionamiento de las clases se explica en nuestra guía sobre las clases de reciclabilidad del PPWR.

¿Durante cuánto tiempo deben conservarse la declaración y la documentación técnica?

El fabricante debe conservar la documentación técnica y la declaración durante 5 años después de la comercialización de un envase de un solo uso y durante 10 años después de la comercialización de un envase reutilizable (artículo 15, apartado 3, y anexo VII, punto 4). Los importadores conservan una copia de la declaración durante los mismos plazos, y un representante autorizado puede custodiar la documentación mediante mandato por escrito.

Como el plazo corre desde la comercialización, un diseño de vaso que se repite cada trimestre durante tres años genera una obligación de conservación que se prolonga mucho más allá de la última entrega. Vincule cada declaración a un código de artículo y a una versión, archive las versiones sustituidas en lugar de sobrescribirlas y conserve los datos del proveedor que respaldaron cada versión.

¿En qué idioma debe estar la declaración?

La declaración debe redactarse en uno o varios de los idiomas exigidos por el Estado miembro en el que el envase se comercializa o se pone a disposición en el mercado, o traducirse a ellos (artículo 39, apartado 2). Una cadena que suministre a Alemania, Austria y los Países Bajos debe prever que necesitará versiones en alemán y neerlandés, además de en inglés si es su idioma de trabajo.

Para los documentos que solicitan las autoridades, el artículo 15, apartado 10, exige un idioma «fácilmente comprensible para dicha autoridad», en formato electrónico y, previa solicitud, en papel, en un plazo de 10 días. La información del proveedor conforme al artículo 16 debe estar en un idioma que el fabricante comprenda fácilmente, que en la práctica suele ser el inglés en el caso de un proveedor turco o asiático.

¿Qué debe solicitar a un proveedor de envases de fuera de la UE?

Pida la información que necesita para completar la documentación técnica y firmar usted mismo la declaración. El artículo 16 obliga a los proveedores de envases o de materiales de envase a facilitar al fabricante «toda la información y documentación necesarias» para demostrar la conformidad, incluida la documentación del anexo VII, en papel o en formato electrónico.

Qué pedir para cada artículo impreso:

• Materiales y construcción: tipo y gramaje de la cartulina o del papel, tipo de fibra (virgen o reciclada), tipo y gramaje del recubrimiento o del revestimiento interior, estructura del film en laminados y ventanas, tintas y barnices (tipo, no formulación), adhesivos y peso de cada componente por unidad.
• Sustancias: una declaración sobre la suma de plomo, cadmio, mercurio y cromo hexavalente (límite de 100 mg/kg según el artículo 5, apartado 4); para los artículos en contacto con alimentos, pruebas sobre PFAS conforme al artículo 5, apartado 5: resultados de un análisis dirigido o un cribado de flúor total, y la prueba del proveedor del material sobre el origen del flúor cuando el flúor total supere los 50 mg/kg. Los métodos de ensayo se tratan en nuestra guía de envases alimentarios sin PFAS.
• Información de reciclabilidad: el material predominante y la categoría del anexo II en la que encaja el artículo, la separabilidad de los componentes (ventanas, revestimientos, asas) y cualquier ensayo de repulpabilidad o de reciclabilidad, o declaración de la fábrica de papel, de que se disponga hoy. Comparamos las opciones de recubrimiento en nuestra guía sobre recubrimientos barrera para envases de papel.
• Contenido reciclado: para los componentes de plástico (bolsas, doypacks, tapas), la proporción de material reciclado y su documentación, de cara a los objetivos del artículo 7, aplicables a partir de 2030 como muy pronto. No se aplica al papel.
• Pruebas de minimización: por qué el peso y el volumen son necesarios para la función (resistencia, apilado, resistencia a la grasa o al calor, superficie de impresión), con el plano de troquel y los resultados de ensayo que existan. El artículo 10 se aplica a partir de 2030, pero el razonamiento resulta más fácil de construir cuando el artículo ya está definido.
• Identificación: la referencia de lote impresa o adjunta, y la confirmación de que su nombre y dirección (y los del importador) pueden figurar en el envase o en un portador de datos.
• Notificación de cambios: el compromiso de avisarle antes de modificar cualquier material, recubrimiento, sistema de tintas o fábrica de papel.

En 9 Packaging, el conjunto de documentos de cada artículo se acuerda durante el presupuesto y la revisión técnica, porque depende de los materiales, de la construcción y de los países en los que usted vaya a comercializar el envase. Puede incluir la lista anterior en su solicitud de presupuesto de packaging.

¿En qué se diferencia de la declaración de conformidad para contacto alimentario (DoC)?

Son documentos distintos, con bases jurídicas diferentes. La declaración de conformidad PPWR cubre los requisitos de sostenibilidad y etiquetado de los envases (artículos 5 a 12 del Reglamento (UE) 2025/40) y la firma el fabricante PPWR. La declaración de conformidad para contacto alimentario (DoC) cubre la seguridad de los materiales en contacto con alimentos conforme al Reglamento (CE) 1935/2004 y, para las capas de plástico, al Reglamento (UE) 10/2011, y la emite a lo largo de la cadena de suministro cada empresa que comercializa el material o el artículo.

Un informe de ensayo de PFAS puede servir para ambas. Ninguno de los dos documentos sustituye al otro. Para la parte de contacto alimentario, consulte nuestra guía sobre el cumplimiento normativo de los envases en contacto con alimentos en la UE, el Reino Unido y EE. UU..

Esquema de la declaración según el anexo VIII

El esquema siguiente sigue el orden del anexo VIII y añade los detalles prácticos que suelen necesitar los compradores. Es un esquema estructurado para debatir con su asesor de cumplimiento, no un modelo jurídico; compruebe el texto vigente del anexo VIII y cualquier orientación de la Comisión o requisito nacional antes de emitir una declaración.

1. Número de la declaración: identificación única del envase (por ejemplo, código de artículo más versión).
2. Nombre y dirección del fabricante y, en su caso, del representante autorizado.
3. Declaración de que se emite bajo la responsabilidad exclusiva del fabricante.
4. Objeto de la declaración: identificación que permita la trazabilidad y descripción del envase (formato, dimensiones, materiales y componentes, de un solo uso o reutilizable, contacto alimentario sí/no). Ayuda incluir la referencia a una foto o a un plano.
5. Declaración de que el objeto es conforme con la legislación de armonización pertinente de la Unión: Reglamento (UE) 2025/40, con indicación de los requisitos aplicables de los artículos 5 a 12, y referencias a otros actos de la Unión aplicados.
6. Referencias a las normas armonizadas, especificaciones comunes u otras especificaciones técnicas con respecto a las cuales se declara la conformidad.
7. En su caso, datos del organismo notificado (normalmente no aplica a los envases evaluados con el módulo A).
8. Información adicional: por ejemplo, la referencia de la documentación técnica, el método de identificación del lote y el historial de versiones.
9. Bloque de firma: firmado por y en nombre de, lugar y fecha de emisión, nombre y cargo, firma.

Conserve la declaración junto con la documentación técnica y actualícela siempre que cambie el artículo. El anexo VIII utiliza el número de identificación de la declaración como referencia en una nota a pie de página, así que mantenga ese número estable en todas las versiones lingüísticas.

Siguiente paso: prepare la documentación antes de la próxima reposición

Empiece por los artículos con marca de mayor volumen. Para cada uno, registre quién es el fabricante y quién el importador en cada país de suministro, y envíe después al proveedor la lista de solicitud anterior con su próximo pedido o cambio técnico. Si va a definir nuevos envases impresos para mercados de la UE, envíe la lista de artículos, los países de destino y el uso en contacto con alimentos a través de nuestra página de contacto para una revisión técnica. Los planes de etiquetado de esos mismos artículos se tratan en nuestra guía sobre los requisitos de etiquetado del PPWR.