PPWR-Konformitätserklärung: Was sie enthalten muss und wer sie unterzeichnet

Was ist die PPWR-Konformitätserklärung?

Die PPWR-Konformitätserklärung ist die schriftliche Erklärung des Herstellers, dass ein Verpackungstyp die für ihn geltenden Anforderungen der Artikel 5 bis 12 der PPWR erfüllt: Stoffe, Recyclingfähigkeit, Rezyklatanteil, Kompostierbarkeit, Minimierung, Wiederverwendbarkeit und Kennzeichnung. Sie folgt dem Aufbau des Musters in Anhang VIII und muss durch technische Unterlagen nach Anhang VII belegt sein.

Artikel 39 enthält vier Regeln, die Sie kennen sollten, bevor Sie bei einem Lieferanten etwas anfordern:

• Sie hält fest, dass die Erfüllung der geltenden Anforderungen der Artikel 5 bis 12 „nachgewiesen wurde“; sie ist also eine aus Belegen gezogene Schlussfolgerung und kein Ersatz für diese Belege.
• Sie muss dem Aufbau des Musters in Anhang VIII folgen, die Elemente des Moduls nach Anhang VII enthalten und „fortlaufend aktualisiert“ werden.
• Sie muss in der Sprache oder den Sprachen abgefasst oder übersetzt sein, die der Mitgliedstaat verlangt, in dem die Verpackung in Verkehr gebracht oder auf dem Markt bereitgestellt wird.
• Mit ihrer Ausstellung übernimmt der Hersteller die Verantwortung für die Konformität der Verpackung.

Verlangen auch andere EU-Rechtsakte für dieselbe Verpackung oder dasselbe verpackte Produkt eine EU-Konformitätserklärung, sollte gegebenenfalls eine einzige Erklärung erstellt werden, die alle abdeckt (Artikel 39 Absatz 3). Die zuständigen Behörden sollen jährlich einen Teil der Erklärungen risikobasiert auf Richtigkeit prüfen; die Erklärung landet also nicht ungelesen in der Ablage.

Wer erstellt und unterzeichnet die PPWR-Konformitätserklärung?

Der Hersteller im Sinne von Artikel 3 Absatz 1 Nummer 13 erstellt und unterzeichnet die Erklärung. Bei individuell bedruckten Verpackungen ist das in der Regel das Unternehmen, das die Verpackung unter eigenem Namen oder eigener Marke entwerfen oder herstellen lässt. Eine Restaurantkette, die Becher mit eigener Marke bestellt, oder ein Händler, der Versandkartons mit eigener Marke bestellt, ist daher normalerweise der Hersteller, auch wenn ein Converter den Artikel produziert.

Die Definition erfasst jeden, der Verpackungen herstellt; lässt ein Unternehmen jedoch Verpackungen unter seinem Namen oder seiner Marke entwerfen oder herstellen, ist dieses Unternehmen der Hersteller, „unabhängig davon, ob eine andere Marke sichtbar ist“. Die Leitlinien der Kommission C(2026) 3702 wenden dies auf Service- und Transportverpackungen an: Der Converter ist normalerweise der Hersteller, es sei denn, die Verpackung ist eindeutig mit der Marke ihres Nutzers versehen; dann ist der Nutzer der Hersteller.

Daraus ergeben sich drei praktische Folgen:

• Die Ausnahme für Kleinstunternehmen (weniger als 10 Beschäftigte und Umsatz oder Bilanzsumme von höchstens 2 Mio. EUR) verlagert die Rolle nur dann auf den Lieferanten, wenn dieser im selben Mitgliedstaat (Artikel 3) oder, wie es Artikel 15 Absatz 12 formuliert, in der Union ansässig ist. Ein türkischer oder chinesischer Converter kann die Rolle auf diesem Weg nicht übernehmen.
• Der Hersteller kann die Konformitätsbewertung in seinem Auftrag durchführen lassen, etwa durch ein Labor oder den Lieferanten, und einen Bevollmächtigten mit der Aufbewahrung der Unterlagen betrauen. Die rechtliche Verantwortung bleibt beim Hersteller, unabhängig davon, wer die Unterlagen erstellt hat.
• Die nationalen Behörden legen noch fest, wie sie die Definition auf unbefüllte bedruckte Serviceverpackungen anwenden, die Lebensmittelunternehmen abgeben. Klären Sie Ihren Status mit der zuständigen Behörde oder Ihrem Compliance-Dienstleister, besonders wenn Sie in mehreren Mitgliedstaaten tätig sind.

Was der Importeur tun muss

Der Importeur ist das in der EU ansässige Unternehmen, das Verpackungen aus einem Drittland in der EU in Verkehr bringt. Nach Artikel 18 muss er vor dem Inverkehrbringen sicherstellen, dass der Hersteller die Konformitätsbewertung durchgeführt und die technischen Unterlagen nach Anhang VII erstellt hat, dass die Verpackung gemäß Artikel 12 gekennzeichnet ist und die vorgeschriebenen Unterlagen mitgeführt werden und dass Identität und Kontaktdaten des Herstellers vorhanden sind (Artikel 15 Absätze 5 und 6).

Zudem bringt der Importeur seinen Namen, seinen Handelsnamen oder seine Marke und seine Postanschrift auf der Verpackung an, oder, wenn das nicht möglich ist, über einen Datenträger oder ein Begleitdokument. Er bewahrt eine Kopie der Erklärung 5 oder 10 Jahre lang auf, stellt sicher, dass die technischen Unterlagen auf Verlangen vorgelegt werden können, und übermittelt den Behörden Unterlagen innerhalb von 10 Tagen nach einem begründeten Verlangen. Hat der Importeur Grund zu der Annahme, dass die Verpackung nicht konform ist, darf er sie nicht in Verkehr bringen. Importiert ein Markeninhaber seine bedruckten Verpackungen selbst, vereint er oft beide Rollen, Hersteller und Importeur.

Was enthalten die technischen Unterlagen nach Anhang VII?

Die technischen Unterlagen sind die Nachweisakte hinter der Erklärung. Anhang VII (Modul A, interne Fertigungskontrolle) verlangt, dass sie die Bewertung der Konformität ermöglichen, eine Analyse und Bewertung der Risiken der Nichtkonformität enthalten und, soweit zutreffend, mindestens die folgenden Elemente umfassen.

Anhang VII verlangt außerdem, die Fertigung so zu steuern, dass die Serienproduktion mit den Unterlagen übereinstimmt, und Artikel 15 Absatz 4 verlangt eine erneute Bewertung, wenn sich Konstruktion, Materialien oder die herangezogenen Normen ändern. Ein Wechsel von Beschichtung, Farbsystem oder Kartonlieferant ist genau die Art von Änderung, die eine Überprüfung der Unterlagen auslösen sollte.

Zwei Zeitpunkte aus den Leitlinien der Kommission sind nützlich. Die PFAS-Grenzwerte nach Artikel 5 Absatz 5 gelten für Verpackungen mit Lebensmittelkontakt ab dem 12. August 2026; PFAS-Nachweise gehören daher schon jetzt in die Unterlagen. Zur Recyclingfähigkeit besagen die Leitlinien, dass Hersteller die PPWR-Konformitätsbewertung erst durchführen müssen, wenn die delegierten Rechtsakte zur recyclinggerechten Gestaltung nach Artikel 6 Absatz 4 in Kraft treten; bis dahin bleiben die Anforderungen der bisherigen Verpackungsrichtlinie und Normen wie EN 13430 maßgeblich. Wie die Einstufung im Einzelnen erfolgt, erläutert unser Leitfaden zu den PPWR-Recyclingfähigkeitsklassen.

Wie lange müssen Erklärung und technische Unterlagen aufbewahrt werden?

Der Hersteller muss die technischen Unterlagen und die Erklärung 5 Jahre nach dem Inverkehrbringen von Einwegverpackungen und 10 Jahre nach dem Inverkehrbringen wiederverwendbarer Verpackungen aufbewahren (Artikel 15 Absatz 3 und Anhang VII Nummer 4). Importeure bewahren eine Kopie der Erklärung für dieselben Zeiträume auf, und ein Bevollmächtigter kann die Unterlagen auf Grundlage eines schriftlichen Mandats vorhalten.

Da die Frist mit dem Inverkehrbringen beginnt, begründet ein Becherdesign, das drei Jahre lang quartalsweise nachbestellt wird, eine Aufbewahrungspflicht, die weit über die letzte Lieferung hinausreicht. Ordnen Sie jede Erklärung einer Artikelnummer und einer Version zu, archivieren Sie ersetzte Versionen, statt sie zu überschreiben, und bewahren Sie die Lieferantendaten auf, die jede Version gestützt haben.

In welcher Sprache muss die Erklärung vorliegen?

Die Erklärung muss in der Sprache oder den Sprachen abgefasst oder übersetzt sein, die der Mitgliedstaat verlangt, in dem die Verpackung in Verkehr gebracht oder auf dem Markt bereitgestellt wird (Artikel 39 Absatz 2). Eine Kette, die Deutschland, Österreich und die Niederlande beliefert, muss mit deutschen und niederländischen Fassungen rechnen, dazu mit einer englischen, wenn dies ihre Arbeitssprache ist.

Für Unterlagen, die Behörden anfordern, verlangt Artikel 15 Absatz 10 eine Sprache, die „von dieser Behörde leicht verstanden werden kann“; sie sind innerhalb von 10 Tagen elektronisch und auf Verlangen in Papierform vorzulegen. Die Informationen des Lieferanten nach Artikel 16 müssen in einer Sprache vorliegen, die der Hersteller leicht versteht; bei einem türkischen oder asiatischen Lieferanten ist das in der Praxis häufig Englisch.

Was sollten Sie bei einem Verpackungslieferanten außerhalb der EU anfordern?

Fordern Sie die Informationen an, die Sie benötigen, um die technischen Unterlagen zu vervollständigen und die Erklärung selbst zu unterzeichnen. Artikel 16 verpflichtet Lieferanten von Verpackungen oder Verpackungsmaterialien, dem Hersteller „alle erforderlichen Informationen und Unterlagen“ zum Nachweis der Konformität zu übermitteln, einschließlich der Unterlagen nach Anhang VII, in Papierform oder elektronisch.

Eine praktische Anforderungsliste je bedrucktem Artikel:

• Material und Aufbau: Karton- oder Papierqualität und Grammatur, Faserart (Frischfaser oder Recyclingfaser), Art der Beschichtung oder Innenbeschichtung und Beschichtungsgewicht, Folienaufbau bei Verbundfolien und Sichtfenstern, Druckfarben und Lacke (Typ, nicht Rezeptur), Klebstoffe sowie Bauteilgewichte je Stück.
• Stoffe: eine Erklärung zur Summe aus Blei, Cadmium, Quecksilber und sechswertigem Chrom (Grenzwert 100 mg/kg nach Artikel 5 Absatz 4); bei Artikeln mit Lebensmittelkontakt PFAS-Nachweise nach Artikel 5 Absatz 5: Ergebnisse einer gezielten Analyse oder ein Screening auf Gesamtfluor sowie der Nachweis des Materiallieferanten zur Fluorquelle, wenn das Gesamtfluor 50 mg/kg übersteigt. Prüfmethoden behandelt unser Leitfaden zu PFAS-freien Lebensmittelverpackungen.
• Angaben zur Recyclingfähigkeit: das überwiegende Material und die Kategorie nach Anhang II, in die der Artikel fällt, die Trennbarkeit der Bestandteile (Sichtfenster, Einlagen, Griffe) sowie alle heute verfügbaren Prüfungen oder Erklärungen der Papierfabrik zu Repulpierbarkeit oder Recyclingfähigkeit. Einen Vergleich der Beschichtungen finden Sie in unserem Leitfaden zu Barrierebeschichtungen für Papierverpackungen.
• Rezyklatanteil: bei Kunststoffbestandteilen (Beutel, Standbodenbeutel, Deckel) der Rezyklatanteil und seine Dokumentation, im Hinblick auf die Ziele nach Artikel 7, die frühestens ab 2030 gelten. Für Papier nicht zutreffend.
• Nachweise zur Minimierung: warum Gewicht und Volumen für die Funktion erforderlich sind (Festigkeit, Stapelbarkeit, Fett- oder Hitzebeständigkeit, Druckfläche), mit Stanzkontur und etwaigen Prüfergebnissen. Artikel 10 gilt ab 2030, doch die Begründung lässt sich am einfachsten schon bei der Spezifikation des Artikels festhalten.
• Identifikation: die aufgedruckte oder angebrachte Chargen- oder Losnummer sowie die Bestätigung, dass Ihr Name und Ihre Anschrift (und die des Importeurs) auf der Verpackung oder an einem Datenträger angebracht werden können.
• Änderungsmitteilung: die Zusage, Sie vor jeder Änderung von Material, Beschichtung, Farbsystem oder Papierfabrik zu informieren.

Bei 9 Packaging wird der Dokumentationsumfang je Artikel im Rahmen von Angebot und technischer Prüfung abgestimmt, denn er hängt von Material, Konstruktion und den Ländern ab, in denen Sie die Verpackung in Verkehr bringen. Die obige Liste können Sie in Ihre Angebotsanfrage für Verpackungen übernehmen.

Worin unterscheidet sie sich von der Konformitätserklärung (DoC) für Lebensmittelkontakt?

Es sind getrennte Dokumente mit unterschiedlicher Rechtsgrundlage. Die PPWR-Konformitätserklärung betrifft die Anforderungen an Nachhaltigkeit und Kennzeichnung von Verpackungen (Artikel 5 bis 12 der Verordnung (EU) 2025/40) und wird vom PPWR-Hersteller unterzeichnet. Die Konformitätserklärung für Lebensmittelkontakt (Declaration of Compliance, DoC) betrifft die Sicherheit von Materialien im Kontakt mit Lebensmitteln nach VO (EG) 1935/2004 und, für Kunststoffschichten, nach VO (EU) 10/2011; sie wird entlang der Lieferkette von jedem Unternehmen ausgestellt, das das Material oder den Gegenstand in Verkehr bringt.

Ein PFAS-Prüfbericht kann beide Dokumente stützen. Keines ersetzt das andere. Zur Seite des Lebensmittelkontakts siehe unseren Leitfaden zur Lebensmittelkontakt-Compliance bei Verpackungen in EU, UK und USA.

Gliederung der Erklärung nach Anhang VIII

Die folgende Gliederung folgt der Reihenfolge von Anhang VIII und ergänzt praktische Details, die Einkäufer erfahrungsgemäß brauchen. Sie ist eine strukturierte Gliederung zur Abstimmung mit Ihrem Compliance-Berater und kein Rechtsmuster; prüfen Sie den aktuellen Wortlaut von Anhang VIII sowie etwaige Leitlinien der Kommission und nationale Vorgaben, bevor Sie eine Erklärung ausstellen.

1. Nummer der Erklärung: eine eindeutige Kennung der Verpackung (zum Beispiel Artikelnummer plus Version).
2. Name und Anschrift des Herstellers und gegebenenfalls des Bevollmächtigten.
3. Angabe, dass die Erklärung in alleiniger Verantwortung des Herstellers ausgestellt wird.
4. Gegenstand der Erklärung: Kennzeichnung, die die Rückverfolgbarkeit ermöglicht, und Beschreibung der Verpackung (Format, Abmessungen, Materialien und Bestandteile, Einweg oder wiederverwendbar, Lebensmittelkontakt ja/nein). Ein Verweis auf Foto oder Zeichnung ist hilfreich.
5. Erklärung, dass der Gegenstand mit den einschlägigen Harmonisierungsrechtsvorschriften der Union übereinstimmt: Verordnung (EU) 2025/40 unter Nennung der anwendbaren Anforderungen der Artikel 5 bis 12, sowie Verweise auf weitere angewandte Rechtsakte der Union.
6. Verweise auf die harmonisierten Normen, gemeinsamen Spezifikationen oder anderen technischen Spezifikationen, anhand derer die Konformität erklärt wird.
7. Gegebenenfalls Angaben zur notifizierten Stelle (bei Verpackungen, die nach Modul A bewertet werden, normalerweise nicht zutreffend).
8. Zusätzliche Angaben: zum Beispiel der Verweis auf die technischen Unterlagen, die Methode zur Kennzeichnung von Charge oder Los und die Versionshistorie.
9. Unterschriftsfeld: unterzeichnet für und im Namen von, Ort und Datum der Ausstellung, Name und Funktion, Unterschrift.

Halten Sie die Erklärung zusammen mit den technischen Unterlagen vor und aktualisieren Sie sie bei jeder Änderung des Artikels. Anhang VIII verwendet die Kennnummer der Erklärung als Fußnotenverweis; halten Sie diese Nummer daher über alle Sprachfassungen hinweg stabil.

Nächster Schritt: Unterlagen vor der nächsten Nachbestellung aufbauen

Beginnen Sie mit Ihren mengenstärksten Artikeln mit eigener Marke. Halten Sie für jeden Artikel je Lieferland fest, wer Hersteller und wer Importeur ist, und senden Sie dem Lieferanten die obige Anforderungsliste mit Ihrer nächsten Bestellung oder Änderung der Vorgaben. Planen Sie neue bedruckte Verpackungen für EU-Märkte, schicken Sie Artikelliste, Zielländer und Verwendung mit Lebensmittelkontakt über unsere Kontaktseite zur technischen Prüfung. Zur Kennzeichnung derselben Artikel siehe unseren Leitfaden zu den PPWR-Kennzeichnungspflichten.