PPWR-overensstemmelseserklæring: hvad den skal indeholde, og hvem der underskriver den

Hvad er PPWR-overensstemmelseserklæringen?

PPWR-overensstemmelseserklæringen er fabrikantens skriftlige erklæring om, at en emballagetype opfylder de krav i artikel 5 til 12 i emballageforordningen (PPWR), der gælder for den: stoffer, genanvendelighed, genanvendt indhold, komposterbarhed, minimering, genbrug og mærkning. Den følger modelstrukturen i bilag VIII og skal understøttes af teknisk dokumentation efter bilag VII.

Artikel 39 fastsætter fire regler, som du bør kende, før du beder en leverandør om noget:

• Den angiver, at opfyldelsen af de gældende krav i artikel 5 til 12 "er påvist", så den er en konklusion draget på baggrund af dokumentation og ikke en erstatning for den.
• Den skal følge modelstrukturen i bilag VIII, indeholde elementerne i modulet i bilag VII og "løbende ajourføres".
• Den skal udarbejdes på, eller oversættes til, det eller de sprog, som kræves af den medlemsstat, hvor emballagen bringes på markedet eller gøres tilgængelig på markedet.
• Ved at udarbejde den påtager fabrikanten sig ansvaret for emballagens overensstemmelse.

Hvis andre EU-retsakter også kræver en EU-overensstemmelseserklæring for samme emballage eller emballerede produkt, bør der om relevant udarbejdes én samlet erklæring, der dækker dem alle (artikel 39, stk. 3). De kompetente myndigheder forventes hvert år at kontrollere rigtigheden af en andel af erklæringerne på risikobasis, så dokumentet bliver læst.

Hvem udarbejder og underskriver erklæringen?

Fabrikanten som defineret i artikel 3, stk. 1, nr. 13, udarbejder og underskriver erklæringen. For emballage med eget tryk er det som regel den virksomhed, der lader emballagen designe eller fremstille under eget navn eller varemærke. En restaurantkæde, der bestiller papkrus med eget logo, eller en detailhandler, der bestiller forsendelsesæsker med eget logo, er derfor normalt fabrikanten, selv om en emballageproducent fremstiller varen.

Definitionen omfatter enhver, der fremstiller emballage, men når en virksomhed lader emballage designe eller fremstille under eget navn eller varemærke, er den virksomhed fabrikanten, "uanset om et andet varemærke er synligt". Kommissionens vejledende meddelelse C(2026) 3702 anvender dette på service- og transportemballage: emballageproducenten er normalt fabrikanten, medmindre emballagen tydeligt er brandet af brugeren, og i så fald er brugeren fabrikanten.

Tre praktiske konsekvenser følger heraf:

• Undtagelsen for mikrovirksomheder (under 10 ansatte og en omsætning eller balance på højst 2 mio. EUR) flytter kun rollen til leverandøren, hvis leverandøren befinder sig i samme medlemsstat (artikel 3) eller, som artikel 15, stk. 12, udtrykker det, i Unionen. En tyrkisk eller kinesisk emballageproducent kan ikke overtage rollen på den måde.
• Fabrikanten kan få overensstemmelsesvurderingen udført på sine vegne, for eksempel af et laboratorium eller leverandøren, og kan give en autoriseret repræsentant et skriftligt mandat til at opbevare dokumentationen. Det juridiske ansvar forbliver hos fabrikanten, uanset hvem der har udarbejdet papirerne.
• De nationale myndigheder er stadig ved at afklare, hvordan definitionen anvendes på tom serviceemballage med eget tryk, som fødevarevirksomheder udleverer. Få din status bekræftet hos den kompetente myndighed eller din producentansvarsordning, især hvis du opererer i flere medlemsstater.

Hvad importøren skal gøre

Importøren er den EU-etablerede virksomhed, der bringer emballage fra et tredjeland på EU-markedet. Efter artikel 18 skal importøren, inden emballagen bringes på markedet, sikre sig, at fabrikanten har gennemført overensstemmelsesvurderingen og udarbejdet den tekniske dokumentation efter bilag VII, at emballagen er mærket i overensstemmelse med artikel 12 og ledsaget af de krævede dokumenter, og at fabrikantens identifikations- og kontaktoplysninger er angivet (artikel 15, stk. 5 og 6).

Importøren anfører desuden sit eget navn, handelsnavn eller varemærke og sin postadresse på emballagen eller, hvor det ikke er muligt, via en datadrager eller et ledsagedokument. Importøren opbevarer en kopi af erklæringen i 5 eller 10 år, sikrer, at den tekniske dokumentation kan fremlægges på anmodning, og udleverer dokumenter til myndighederne inden for 10 dage efter en begrundet anmodning. Hvis importøren har grund til at antage, at emballagen ikke er i overensstemmelse med reglerne, må den ikke bringes på markedet. Når en brandejer selv importerer sin emballage med eget tryk, har den ofte både fabrikantens og importørens rolle.

Hvad indgår i den tekniske dokumentation efter bilag VII?

Den tekniske dokumentation er det bevismateriale, der ligger bag erklæringen. Bilag VII (modul A, intern produktionskontrol) kræver, at den gør det muligt at vurdere overensstemmelsen, indeholder en analyse og vurdering af risiciene for manglende overensstemmelse og som minimum omfatter nedenstående elementer, hvor de er relevante.

Bilag VII kræver desuden, at fabrikanten kontrollerer fremstillingen, så serieproduktionen svarer til dokumentationen, og artikel 15, stk. 4, kræver fornyet vurdering, når design, materialer eller de refererede standarder ændres. Skift af belægning, farvesystem eller kartonleverandør er netop den type ændring, der bør udløse en gennemgang af den tekniske dokumentation.

Kommissionens vejledning rummer to tidsmæssige forhold, som er værd at kende. PFAS-grænseværdierne i artikel 5, stk. 5, gælder for emballage til fødevarekontakt fra 12. august 2026, så PFAS-dokumentation hører allerede nu hjemme i dokumentationen. For genanvendelighed fremgår det af vejledningen, at fabrikanter ikke behøver at foretage PPWR-overensstemmelsesvurderingen, før de delegerede retsakter om design med henblik på genanvendelse efter artikel 6, stk. 4, træder i kraft. Indtil da er kravene i det tidligere emballagedirektiv og standarder som EN 13430 fortsat referencen. Hvordan klasserne fungerer, forklarer vi i vores guide til PPWR-klasser for genanvendelighed.

Hvor længe skal erklæringen og den tekniske dokumentation opbevares?

Fabrikanten skal opbevare den tekniske dokumentation og erklæringen i 5 år efter, at engangsemballage er bragt på markedet, og i 10 år efter, at flergangsemballage er bragt på markedet (artikel 15, stk. 3, og bilag VII, punkt 4). Importører opbevarer en kopi af erklæringen i de samme perioder, og en autoriseret repræsentant kan opbevare dokumentationen på grundlag af et skriftligt mandat.

Fordi fristen regnes fra det tidspunkt, hvor emballagen bringes på markedet, skaber et krusdesign, der genbestilles hvert kvartal i tre år, en opbevaringspligt, som strækker sig langt ud over den sidste levering. Knyt hver erklæring til et varenummer og en version, arkivér afløste versioner i stedet for at overskrive dem, og gem de leverandørdata, der lå til grund for hver version.

Hvilket sprog skal erklæringen foreligge på?

Erklæringen skal udarbejdes på, eller oversættes til, ét eller flere sprog, som kræves af den medlemsstat, hvor emballagen bringes på markedet eller gøres tilgængelig på markedet (artikel 39, stk. 2). En kæde, der leverer til Tyskland, Østrig og Nederlandene, må forvente at skulle bruge tyske og hollandske versioner, plus engelsk, hvis det er kædens arbejdssprog.

For dokumenter, som myndighederne anmoder om, forlanger artikel 15, stk. 10, et sprog, der "let kan forstås af den pågældende myndighed", leveret elektronisk og på anmodning på papir inden for 10 dage. Leverandøroplysninger efter artikel 16 skal foreligge på et sprog, som fabrikanten let kan forstå, hvilket i praksis ofte er engelsk for en tyrkisk eller asiatisk leverandør.

Hvad bør du anmode om hos en emballageleverandør uden for EU?

Bed om de oplysninger, du skal bruge for at færdiggøre den tekniske dokumentation og selv underskrive erklæringen. Artikel 16 forpligter leverandører af emballage eller emballagematerialer til at give fabrikanten "alle nødvendige oplysninger og al nødvendig dokumentation" for at påvise overensstemmelse, herunder dokumentation efter bilag VII, i papirform eller elektronisk.

En praktisk anmodningsliste for hver vare med eget tryk:

• Materialer og konstruktion: karton- eller papirtype og gramvægt, fibertype (nyfiber eller genbrugsfiber), type og belægningsvægt for belægning eller foring, folieopbygning for laminater og vinduer, trykfarver og lakker (type, ikke sammensætning), lime og komponenternes vægt pr. enhed.
• Stoffer: en erklæring om summen af bly, cadmium, kviksølv og seksværdigt chrom (grænseværdi 100 mg/kg efter artikel 5, stk. 4). For varer til fødevarekontakt skal der desuden foreligge PFAS-dokumentation i forhold til artikel 5, stk. 5: resultater af målrettet analyse eller en totalfluor-screening samt materialeleverandørens dokumentation for kilden til fluor, hvis totalfluor overstiger 50 mg/kg. Testmetoder gennemgår vi i vores guide til PFAS-fri fødevareemballage.
• Oplysninger om genanvendelighed: det dominerende materiale og den kategori i bilag II, som varen hører under, komponenternes adskillelighed (vinduer, indlæg, hanke) samt de test af repulpbarhed eller genanvendelighed og erklæringer fra papirfabrikken, der allerede findes. Valg af belægning sammenligner vi i vores guide til barrierebelægninger til papiremballage.
• Genanvendt indhold: for plastkomponenter (poser, standposer og låg) andelen af genanvendt materiale og dokumentationen herfor, forud for målene i artikel 7, der tidligst gælder fra 2030. Gælder ikke for papir.
• Dokumentation for minimering: hvorfor vægt og volumen er nødvendige for funktionen (styrke, stabling, fedt- eller varmeresistens, trykareal), med stansetegning og eventuelle testresultater. Artikel 10 gælder fra 2030, men begrundelsen er lettere at opbygge, når varen fastlægges.
• Identifikation: batch- eller partireference, der er påtrykt eller påsat, og bekræftelse af, at dit navn og din adresse (og importørens) kan anbringes på emballagen eller en datadrager.
• Meddelelse om ændringer: tilsagn om at underrette dig, før et materiale, en belægning, et farvesystem eller en papirfabrik ændres.

Hos 9 Packaging aftales dokumentationssættet for hver vare i forbindelse med tilbud og teknisk gennemgang, fordi det afhænger af materialer, konstruktion og de lande, hvor du vil bringe emballagen på markedet. Du kan medtage listen ovenfor i din anmodning om tilbud på emballage.

Hvordan adskiller den sig fra overensstemmelseserklæringen for fødevarekontaktmaterialer?

De er to adskilte dokumenter med forskelligt retsgrundlag. PPWR-overensstemmelseserklæringen dækker kravene til emballagens bæredygtighed og mærkning (artikel 5 til 12 i forordning (EU) 2025/40) og underskrives af PPWR-fabrikanten. Overensstemmelseserklæringen for fødevarekontaktmaterialer (DoC) dækker sikkerheden af materialer i kontakt med fødevarer efter forordning (EF) nr. 1935/2004 og, for plastlag, forordning (EU) nr. 10/2011, og den udstedes langs forsyningskæden af hver virksomhed, der bringer materialet eller genstanden på markedet.

En PFAS-testrapport kan understøtte begge dokumenter. Ingen af dem erstatter det andet. For fødevarekontaktsiden henviser vi til vores guide til regelefterlevelse for emballage til fødevarekontakt i EU, Storbritannien og USA.

Disposition af en PPWR-overensstemmelseserklæring

Dispositionen nedenfor følger rækkefølgen i bilag VIII og tilføjer de praktiske detaljer, som købere typisk har brug for. Den er en struktureret disposition til drøftelse med din compliance-rådgiver og ikke en juridisk skabelon; kontrollér den aktuelle ordlyd af bilag VIII og eventuel vejledning fra Kommissionen eller nationale krav, inden du udsteder en erklæring.

1. Erklæringens nummer: en entydig identifikation af emballagen (for eksempel varenummer plus version).
2. Fabrikantens navn og adresse og, hvor det er relevant, den autoriserede repræsentants.
3. Angivelse af, at erklæringen udstedes på fabrikantens eneansvar.
4. Erklæringens genstand: identifikation, der giver sporbarhed, og en beskrivelse af emballagen (format, mål, materialer og komponenter, engangs- eller flergangsemballage, fødevarekontakt ja/nej). En henvisning til foto eller tegning er en hjælp.
5. Angivelse af, at genstanden er i overensstemmelse med den relevante harmoniseringslovgivning i Unionen: forordning (EU) 2025/40 med angivelse af de gældende krav i artikel 5 til 12 samt henvisninger til andre EU-retsakter, der er anvendt.
6. Henvisninger til de harmoniserede standarder, fælles specifikationer eller andre tekniske specifikationer, som overensstemmelsen erklæres i forhold til.
7. Hvor det er relevant, oplysninger om det bemyndigede organ (normalt ikke relevant for emballage, der vurderes efter modul A).
8. Supplerende oplysninger: for eksempel reference til den tekniske dokumentation, metoden til identifikation af batch eller parti og versionshistorikken.
9. Underskriftsfelt: underskrevet for og på vegne af, udstedelsessted og -dato, navn og funktion, underskrift.

Opbevar erklæringen sammen med den tekniske dokumentation, og opdatér den, hver gang varen ændres. Bilag VIII bruger erklæringens identifikationsnummer som fodnotehenvisning, så hold nummeret uændret på tværs af sprogversioner.

Næste skridt: opbyg dokumentationen inden næste genbestilling

Vælg først de varer med eget logo, som du køber i størst mængde. Registrér for hver af dem fabrikanten og importøren i hvert leveringsland, og send derefter anmodningslisten til leverandøren ovenfor sammen med din næste ordre eller specifikationsændring. Hvis du specificerer ny emballage med eget tryk til EU-markeder, kan du sende varelisten, de lande, emballagen skal sælges i, og eventuel anvendelse til fødevarekontakt via vores kontaktside til teknisk gennemgang. Mærkningsplaner for de samme varer behandles i vores guide til PPWR-mærkningskrav.