Dichiarazione di conformità PPWR: cosa deve contenere e chi la firma

Cos'è la dichiarazione di conformità PPWR?

La dichiarazione di conformità PPWR è la dichiarazione scritta con cui il fabbricante attesta che un tipo di imballaggio soddisfa i requisiti degli articoli da 5 a 12 del PPWR che lo riguardano: sostanze, riciclabilità, contenuto di riciclato, compostabilità, minimizzazione, riutilizzabilità ed etichettatura. Segue la struttura-modello dell'allegato VIII e deve essere supportata dalla documentazione tecnica ai sensi dell'allegato VII.

L'articolo 39 fissa quattro regole da conoscere prima di chiedere qualsiasi cosa a un fornitore:

• Attesta che il rispetto dei requisiti applicabili degli articoli da 5 a 12 «è stato dimostrato»: è quindi la conclusione tratta dalle prove, non un loro sostituto.
• Deve seguire la struttura-modello dell'allegato VIII, contenere gli elementi del modulo dell'allegato VII ed essere «continuamente aggiornata».
• Deve essere redatta nella lingua o nelle lingue richieste dallo Stato membro in cui l'imballaggio è immesso o messo a disposizione sul mercato, oppure tradotta in esse.
• Redigendola, il fabbricante si assume la responsabilità della conformità dell'imballaggio.

Se altri atti dell'UE richiedono una dichiarazione di conformità UE anche per lo stesso imballaggio o per lo stesso prodotto imballato, ove opportuno va redatta un'unica dichiarazione che li comprenda tutti (articolo 39, paragrafo 3). Le autorità competenti dovrebbero verificare ogni anno, in base al rischio, l'esattezza di una quota delle dichiarazioni: il documento, insomma, verrà letto.

Chi redige e firma la dichiarazione di conformità PPWR?

Il fabbricante, come definito all'articolo 3, paragrafo 1, punto 13, redige e firma la dichiarazione. Per gli imballaggi personalizzati stampati, di norma è l'impresa che fa progettare o fabbricare l'imballaggio con il proprio nome o marchio: una catena di ristorazione che ordina bicchieri con il proprio marchio, o un rivenditore che fa lo stesso con le scatole e-commerce, è quindi normalmente il fabbricante, anche se l'articolo è prodotto da un trasformatore.

La definizione comprende chiunque fabbrichi imballaggi, ma se un'impresa fa progettare o fabbricare imballaggi con il proprio nome o marchio, quell'impresa è il fabbricante, «indipendentemente dal fatto che sia visibile un altro marchio». La comunicazione di orientamento della Commissione C(2026) 3702 applica questo principio agli imballaggi di servizio e di trasporto: di norma il fabbricante è il trasformatore, a meno che l'imballaggio non rechi chiaramente il marchio del suo utilizzatore, nel qual caso il fabbricante è l'utilizzatore.

Ne derivano tre conseguenze pratiche:

• L'eccezione per le microimprese (meno di 10 addetti e fatturato o totale di bilancio non superiore a 2 milioni di EUR) sposta il ruolo sul fornitore solo se questo si trova nello stesso Stato membro (articolo 3) o, come lo formula l'articolo 15, paragrafo 12, nell'Unione. Un trasformatore turco o cinese non può assumere il ruolo in questo modo.
• Il fabbricante può far eseguire la valutazione della conformità per proprio conto, ad esempio da un laboratorio o dal fornitore, e può incaricare un mandatario di conservare la documentazione. La responsabilità giuridica resta comunque del fabbricante, chiunque abbia redatto i documenti.
• Le autorità nazionali stanno ancora definendo come applicare la definizione agli imballaggi di servizio stampati e vuoti consegnati dalle imprese alimentari. Il proprio status va confermato con l'autorità competente o con il sistema collettivo, soprattutto da chi opera in più Stati membri.

Cosa deve fare l'importatore

L'importatore è l'operatore stabilito nell'UE che immette sul mercato dell'Unione imballaggi provenienti da un paese terzo. Ai sensi dell'articolo 18, prima dell'immissione sul mercato l'importatore deve assicurarsi che il fabbricante abbia eseguito la valutazione della conformità e redatto la documentazione tecnica dell'allegato VII, che l'imballaggio sia etichettato conformemente all'articolo 12 e accompagnato dai documenti richiesti e che siano presenti i dati di identificazione e di contatto del fabbricante (articolo 15, paragrafi 5 e 6).

L'importatore indica inoltre il proprio nome, la denominazione commerciale o il marchio e l'indirizzo postale sull'imballaggio o, se ciò non è possibile, tramite un vettore di dati o un documento di accompagnamento; conserva una copia della dichiarazione per 5 o 10 anni; si assicura di poter produrre la documentazione tecnica su richiesta; e fornisce i documenti alle autorità entro 10 giorni da una richiesta motivata. Se ha motivo di ritenere che l'imballaggio non sia conforme, non deve immetterlo sul mercato. Quando un titolare del marchio importa i propri imballaggi stampati, spesso riveste contemporaneamente i ruoli di fabbricante e di importatore.

Cosa contiene la documentazione tecnica dell'allegato VII?

La documentazione tecnica è il fascicolo di prove su cui poggia la dichiarazione. Secondo l'allegato VII (modulo A, controllo interno della produzione) deve consentire di valutare la conformità, comprenda un'analisi e una valutazione dei rischi di non conformità e contenga almeno gli elementi seguenti, ove applicabili.

L'allegato VII richiede inoltre che il fabbricante controlli la fabbricazione in modo che la produzione in serie corrisponda alla documentazione, e l'articolo 15, paragrafo 4, richiede una nuova valutazione quando cambiano progetto, materiali o norme di riferimento. Un cambio di rivestimento, di sistema di inchiostri o di fornitore del cartoncino è esattamente il tipo di modifica che impone di riesaminare il fascicolo.

Gli orientamenti della Commissione danno due indicazioni utili sulle tempistiche. I limiti PFAS dell'articolo 5, paragrafo 5, si applicano agli imballaggi a contatto con alimenti dal 12 agosto 2026, quindi le prove sui PFAS vanno già inserite nel fascicolo. Per la riciclabilità, secondo gli orientamenti i fabbricanti non devono eseguire la valutazione di conformità PPWR fino all'entrata in vigore degli atti delegati sulla progettazione ai fini del riciclaggio ai sensi dell'articolo 6, paragrafo 4; fino ad allora restano di riferimento i requisiti della vecchia direttiva sugli imballaggi e norme come la EN 13430. Il funzionamento delle classi è spiegato nella nostra guida alle classi di riciclabilità PPWR.

Per quanto tempo vanno conservate la dichiarazione e la documentazione tecnica?

Il fabbricante deve conservare la documentazione tecnica e la dichiarazione per 5 anni dopo l'immissione sul mercato dell'imballaggio monouso e per 10 anni dopo l'immissione sul mercato dell'imballaggio riutilizzabile (articolo 15, paragrafo 3, e allegato VII, punto 4). Gli importatori conservano una copia della dichiarazione per gli stessi periodi e un mandatario può custodire la documentazione sulla base di un mandato scritto.

Poiché il termine decorre dall'immissione sul mercato, un modello di bicchiere riordinato ogni trimestre per tre anni comporta un obbligo di conservazione che va ben oltre l'ultima consegna. In pratica conviene collegare ogni dichiarazione a un codice articolo e a una versione, archiviare le versioni superate invece di sovrascriverle e conservare i dati del fornitore su cui si basava ciascuna versione.

In quale lingua deve essere redatta la dichiarazione?

La dichiarazione deve essere redatta in una o più lingue richieste dallo Stato membro in cui l'imballaggio è immesso o messo a disposizione sul mercato, oppure tradotta in esse (articolo 39, paragrafo 2). Una catena presente in Germania, Austria e Paesi Bassi avrà con ogni probabilità bisogno delle versioni in tedesco e in olandese, più l'inglese se è la sua lingua di lavoro.

Per i documenti richiesti dalle autorità, l'articolo 15, paragrafo 10, prevede una lingua «facilmente comprensibile per tale autorità», fornita in formato elettronico e, su richiesta, su carta, entro 10 giorni. Le informazioni del fornitore ai sensi dell'articolo 16 devono essere in una lingua che il fabbricante comprende facilmente, che nella pratica per un fornitore turco o asiatico è spesso l'inglese.

Cosa chiedere a un fornitore di imballaggi extra UE?

Al fornitore vanno chieste le informazioni necessarie per completare la documentazione tecnica e firmare in proprio la dichiarazione. L'articolo 16 obbliga i fornitori di imballaggi o di materiali di imballaggio a fornire al fabbricante «tutte le informazioni e la documentazione necessarie» per dimostrare la conformità, compresa la documentazione dell'allegato VII, su carta o in formato elettronico.

Un elenco pratico di richieste per ogni articolo stampato:

• Materiali e struttura: tipo e grammatura del cartoncino o della carta, tipo di fibra (vergine o riciclata), tipo di rivestimento e relativa grammatura, struttura del film per accoppiati e finestre, inchiostri e vernici (il tipo, non la formulazione), adesivi e pesi dei componenti per unità.
• Sostanze: una dichiarazione sulla somma di piombo, cadmio, mercurio e cromo esavalente (limite 100 mg/kg ai sensi dell'articolo 5, paragrafo 4); per gli articoli a contatto con alimenti, le prove sui PFAS rispetto all'articolo 5, paragrafo 5: risultati di analisi mirate o uno screening del fluoro totale, e la prova del fornitore del materiale sull'origine del fluoro quando il fluoro totale supera 50 mg/kg. I metodi di prova sono trattati nella nostra guida agli imballaggi alimentari senza PFAS.
• Informazioni sulla riciclabilità: il materiale prevalente e la categoria dell'allegato II in cui rientra l'articolo, la separabilità dei componenti (finestre, rivestimenti interni, maniglie) ed eventuali prove di ripolpabilità o di riciclabilità o dichiarazioni della cartiera oggi disponibili. Le scelte di rivestimento sono messe a confronto nella nostra guida ai rivestimenti barriera per imballaggi in carta.
• Contenuto di riciclato: per i componenti in plastica (sacchetti, buste, coperchi), la quota di riciclato e la relativa documentazione, in vista degli obiettivi dell'articolo 7, applicabili non prima del 2030. Non applicabile alla carta.
• Prove di minimizzazione: perché peso e volume sono necessari alla funzione (resistenza, impilabilità, resistenza ai grassi o al calore, area di stampa), con la fustella ed eventuali risultati di prova. L'articolo 10 si applica dal 2030, ma la motivazione è più facile da costruire quando si definisce l'articolo.
• Identificazione: il riferimento di lotto stampato o applicato e la conferma che nome e indirizzo del fabbricante (e dell'importatore) possano essere riportati sull'imballaggio o su un vettore di dati.
• Notifica delle modifiche: l'impegno del fornitore a dare preavviso prima di cambiare qualsiasi materiale, rivestimento, sistema di inchiostri o cartiera.

Presso 9 Packaging, il set documentale per ogni articolo viene concordato in fase di preventivo e di verifica tecnica, perché dipende dai materiali, dalla struttura e dai paesi in cui l'imballaggio sarà immesso sul mercato. L'elenco qui sopra si può inserire direttamente nella richiesta di preventivo per imballaggi.

In cosa si differenzia dalla dichiarazione di conformità per il contatto alimentare?

Sono documenti distinti, con basi giuridiche diverse. La dichiarazione di conformità PPWR riguarda i requisiti di sostenibilità ed etichettatura degli imballaggi (articoli da 5 a 12 del Regolamento (UE) 2025/40) ed è firmata dal fabbricante ai sensi del PPWR. La dichiarazione di conformità per il contatto alimentare (DoC) riguarda la sicurezza dei materiali a contatto con gli alimenti ai sensi del Regolamento (CE) 1935/2004 e, per gli strati in plastica, del Regolamento (UE) 10/2011, ed è rilasciata lungo la filiera da ciascun operatore che immette sul mercato il materiale o l'oggetto.

Un rapporto di prova sui PFAS può servire a entrambi i documenti, ma nessuno dei due sostituisce l'altro. Per il versante del contatto alimentare, vedere la nostra guida alla conformità degli imballaggi a contatto con alimenti in UE, Regno Unito e USA.

Schema di una dichiarazione di conformità PPWR

Lo schema seguente segue l'ordine dell'allegato VIII e aggiunge i dettagli pratici di cui gli acquirenti hanno di solito bisogno. È una traccia da discutere con il consulente in materia di conformità, non un modello legale: prima di emettere una dichiarazione va verificata la formulazione vigente dell'allegato VIII ed eventuali orientamenti della Commissione o requisiti nazionali.

1. Numero della dichiarazione: identificazione univoca dell'imballaggio (ad esempio codice articolo più versione).
2. Nome e indirizzo del fabbricante e, se del caso, del mandatario.
3. Attestazione che la dichiarazione è rilasciata sotto la sola responsabilità del fabbricante.
4. Oggetto della dichiarazione: identificazione che ne consenta la rintracciabilità e descrizione dell'imballaggio (formato, dimensioni, materiali e componenti, monouso o riutilizzabile, contatto alimentare sì/no). Un riferimento a una foto o a un disegno è utile.
5. Dichiarazione che l'oggetto è conforme alla pertinente normativa di armonizzazione dell'Unione: Regolamento (UE) 2025/40, indicando i requisiti applicabili degli articoli da 5 a 12, più i riferimenti ad altri atti dell'Unione applicati.
6. Riferimenti alle norme armonizzate, alle specifiche comuni o ad altre specifiche tecniche rispetto alle quali è dichiarata la conformità.
7. Se del caso, dati dell'organismo notificato (normalmente non applicabile agli imballaggi valutati con il modulo A).
8. Informazioni supplementari: ad esempio il riferimento alla documentazione tecnica, il metodo di identificazione del lotto e lo storico delle versioni.
9. Blocco firma: firmato a nome e per conto di, luogo e data di rilascio, nome e funzione, firma.

La dichiarazione va conservata insieme alla documentazione tecnica e aggiornata ogni volta che l'articolo cambia. L'allegato VIII usa il numero di identificazione della dichiarazione come riferimento in nota, quindi quel numero deve restare lo stesso in tutte le versioni linguistiche.

Prossimo passo: costruire il fascicolo prima del prossimo riordino

Si comincia dagli articoli con il proprio marchio e dai volumi più alti. Per ciascuno si annotano fabbricante e importatore in ogni paese di fornitura, poi si invia al fornitore l'elenco di richieste qui sopra insieme al prossimo ordine o alla prossima modifica di specifica. Per nuovi imballaggi stampati destinati ai mercati UE è possibile inviare l'elenco degli articoli, i paesi di destinazione e l'eventuale uso a contatto con alimenti tramite la nostra pagina di contatto per una verifica tecnica. I piani di etichettatura per gli stessi articoli sono trattati nella nostra guida ai requisiti di etichettatura PPWR.