PPWR-conformiteitsverklaring: wat erin moet staan en wie tekent

Wat is de PPWR-conformiteitsverklaring?

De PPWR-conformiteitsverklaring is de schriftelijke verklaring van de fabrikant dat een verpakkingstype voldoet aan de eisen van de artikelen 5 tot en met 12 van de PPWR die erop van toepassing zijn: stoffen, recyclebaarheid, gerecycleerd gehalte, composteerbaarheid, minimalisering, herbruikbaarheid en etikettering. Zij volgt de modelstructuur van bijlage VIII en moet worden onderbouwd met technische documentatie volgens bijlage VII.

Artikel 39 bevat vier regels die u moet kennen voordat u een leverancier om iets vraagt:

• Zij vermeldt dat is aangetoond dat aan de toepasselijke eisen van de artikelen 5 tot en met 12 “is voldaan”. De verklaring is dus een conclusie uit bewijs, geen vervanging ervan.
• Zij moet de modelstructuur van bijlage VIII volgen, de elementen van de module uit bijlage VII bevatten en “voortdurend worden bijgewerkt”.
• Zij moet zijn opgesteld in, of vertaald naar, de taal of talen die de lidstaat vereist waar de verpakking in de handel wordt gebracht of op de markt wordt aangeboden.
• Door haar op te stellen neemt de fabrikant de verantwoordelijkheid voor de conformiteit van de verpakking op zich.

Schrijven andere EU-handelingen voor dezelfde verpakking of hetzelfde verpakte product ook een EU-conformiteitsverklaring voor, dan dient waar passend één verklaring te worden opgesteld die ze allemaal omvat (artikel 39, lid 3). Bevoegde autoriteiten worden geacht jaarlijks op basis van risico de juistheid van een deel van de verklaringen te controleren, het document wordt dus echt gelezen.

Wie stelt de PPWR-conformiteitsverklaring op en wie tekent?

De fabrikant in de zin van artikel 3, lid 1, punt 13 stelt de verklaring op en ondertekent haar. Bij bedrukte verpakkingen op maat is dat meestal het bedrijf dat de verpakking onder eigen naam of merk laat ontwerpen of fabriceren. Een restaurantketen die bekers met eigen merk bestelt of een retailer die verzenddozen met eigen merk bestelt, is dus normaal gesproken de fabrikant, ook al produceert een converter het artikel.

De definitie omvat iedereen die verpakkingen fabriceert. Laat een bedrijf verpakkingen onder eigen naam of merk ontwerpen of fabriceren, dan is dat bedrijf de fabrikant, “ongeacht of er een ander handelsmerk zichtbaar is”. De richtsnoeren C(2026) 3702 van de Commissie passen dit toe op serviceverpakkingen en transportverpakkingen: de converter is normaal gesproken de fabrikant, tenzij de verpakking duidelijk het merk van de gebruiker draagt. In dat geval is de gebruiker de fabrikant.

Dat heeft drie praktische gevolgen:

• De uitzondering voor microondernemingen (minder dan 10 werknemers en een omzet of balanstotaal van ten hoogste € 2 miljoen) verschuift de rol alleen naar de leverancier wanneer die in dezelfde lidstaat is gevestigd (artikel 3) of, zoals artikel 15, lid 12 het formuleert, in de Unie. Een Turkse of Chinese converter kan de rol op deze manier niet overnemen.
• De fabrikant mag de conformiteitsbeoordeling namens zich laten uitvoeren, bijvoorbeeld door een laboratorium of de leverancier, en mag een gemachtigde aanwijzen om de documentatie te bewaren. De juridische verantwoordelijkheid blijft bij de fabrikant, wie het papierwerk ook heeft opgesteld.
• Nationale autoriteiten zijn nog bezig vast te stellen hoe zij de definitie toepassen op lege bedrukte serviceverpakkingen die door voedingsbedrijven worden uitgereikt. Laat uw status bevestigen door de bevoegde autoriteit of uw nalevingsregeling, zeker als u in meerdere lidstaten actief bent.

Wat de importeur moet doen

De importeur is het in de EU gevestigde bedrijf dat verpakkingen uit een derde land in de handel van de EU brengt. Volgens artikel 18 moet de importeur, voordat hij de verpakking in de handel brengt, zorgen dat de fabrikant de conformiteitsbeoordeling heeft uitgevoerd en de technische documentatie van bijlage VII heeft opgesteld, dat de verpakking is geëtiketteerd volgens artikel 12 en vergezeld gaat van de vereiste documenten, en dat de identificatie- en contactgegevens van de fabrikant aanwezig zijn (artikel 15, leden 5 en 6).

Daarnaast brengt de importeur zijn eigen naam, handelsnaam of merk en postadres aan op de verpakking, of via een gegevensdrager of begeleidend document als dat niet mogelijk is. Hij bewaart 5 of 10 jaar een kopie van de verklaring, zorgt dat de technische documentatie op verzoek kan worden overgelegd en verstrekt documenten aan autoriteiten binnen 10 dagen na een met redenen omkleed verzoek. Heeft de importeur reden om aan te nemen dat de verpakking niet conform is, dan mag hij haar niet in de handel brengen. Importeert een merkeigenaar zijn eigen bedrukte verpakkingen, dan vervult hij vaak tegelijk de rol van fabrikant en van importeur.

Wat bevat de technische documentatie volgens bijlage VII?

De technische documentatie is het bewijsdossier achter de verklaring. Bijlage VII (module A, interne productiecontrole) eist dat zij de conformiteit beoordeelbaar maakt, een analyse en beoordeling van de risico’s op non-conformiteit bevat en, waar van toepassing, minimaal de onderstaande elementen omvat.

Bijlage VII eist ook dat de fabrikant de productie zo beheerst dat de serieproductie overeenstemt met de documentatie. Artikel 15, lid 4 vereist een nieuwe beoordeling wanneer ontwerp, materialen of de aangehaalde normen veranderen. Een andere coating, een ander inktsysteem of een andere kartonleverancier is precies het soort wijziging dat aanleiding moet zijn om het dossier te herzien.

Twee punten uit de richtsnoeren van de Commissie gaan over timing. De PFAS-limieten van artikel 5, lid 5 gelden voor verpakkingen met voedselcontact vanaf 12 augustus 2026, dus PFAS-bewijs hoort nu al in het dossier. Voor recyclebaarheid stellen de richtsnoeren dat fabrikanten de PPWR-conformiteitsbeoordeling pas hoeven uit te voeren wanneer de gedelegeerde handelingen inzake recyclinggericht ontwerp op grond van artikel 6, lid 4 in werking treden. Tot die tijd blijven de eisen van de oude Verpakkingsrichtlijn en normen zoals EN 13430 de referentie. Hoe de klassen werken, leest u in onze gids over PPWR-recyclebaarheidsklassen.

Hoe lang moeten de verklaring en de technische documentatie worden bewaard?

De fabrikant moet de technische documentatie en de verklaring bewaren gedurende 5 jaar nadat een verpakking voor eenmalig gebruik in de handel is gebracht en gedurende 10 jaar nadat een herbruikbare verpakking in de handel is gebracht (artikel 15, lid 3, en bijlage VII, punt 4). Importeurs bewaren een kopie van de verklaring gedurende dezelfde termijnen, en een gemachtigde kan de documentatie bewaren op grond van een schriftelijk mandaat.

Omdat de termijn ingaat bij het in de handel brengen, geeft een bekerontwerp dat drie jaar lang elk kwartaal wordt nabesteld een bewaarplicht die ruim na de laatste levering doorloopt. Koppel elke verklaring aan een artikelcode en versie, archiveer vervangen versies in plaats van ze te overschrijven en bewaar de leveranciersgegevens die elke versie hebben onderbouwd.

In welke taal moet de verklaring zijn opgesteld?

De verklaring moet zijn opgesteld in, of vertaald naar, de taal of talen die de lidstaat vereist waar de verpakking in de handel wordt gebracht of op de markt wordt aangeboden (artikel 39, lid 2). Een keten die Duitsland, Oostenrijk en Nederland bevoorraadt, moet rekening houden met een Duitse en een Nederlandse versie, plus een Engelse als dat de werktaal is.

Voor documenten die autoriteiten opvragen, vraagt artikel 15, lid 10 om een taal die “gemakkelijk door die autoriteit wordt begrepen”, elektronisch aangeleverd en op verzoek op papier, binnen 10 dagen. Informatie van leveranciers op grond van artikel 16 moet in een taal zijn die de fabrikant gemakkelijk begrijpt, in de praktijk bij een Turkse of Aziatische leverancier vaak Engels.

Wat vraagt u op bij een verpakkingsleverancier buiten de EU?

Vraag de informatie op die u nodig hebt om de technische documentatie compleet te maken en de verklaring zelf te ondertekenen. Artikel 16 verplicht leveranciers van verpakkingen of verpakkingsmaterialen om de fabrikant “alle informatie en documentatie die nodig is” te verstrekken om de conformiteit aan te tonen, waaronder de documentatie van bijlage VII, op papier of elektronisch.

Een praktische lijst met vragen per bedrukt artikel:

• Materialen en constructie: kwaliteit en grammatuur van karton of papier, vezeltype (verse of gerecycleerde vezels), type coating of binnenlaag en coatinggewicht, folieopbouw van laminaten en vensters, inkten en lakken (type, geen samenstelling), lijmen en gewicht per onderdeel per stuk.
• Stoffen: een verklaring over de som van lood, cadmium, kwik en zeswaardig chroom (grenswaarde 100 mg/kg volgens artikel 5, lid 4). Voor artikelen met voedselcontact PFAS-bewijs volgens artikel 5, lid 5: resultaten van gerichte analyses of een screening op totaal fluor, en het bewijs van de materiaalleverancier over de herkomst van het fluor wanneer totaal fluor meer dan 50 mg/kg bedraagt. Testmethoden komen aan bod in onze gids over PFAS-vrije voedselverpakkingen.
• Informatie over recyclebaarheid: het overheersende materiaal en de categorie van bijlage II waarin het artikel valt, de scheidbaarheid van onderdelen (vensters, binnenlagen, handvatten) en eventuele tests naar repulpeerbaarheid of recyclebaarheid of verklaringen van de papierfabriek die nu beschikbaar zijn. Een vergelijking van coatingkeuzes vindt u in onze gids over barrièrecoatings voor papieren verpakkingen.
• Gerecycleerd gehalte: voor kunststof onderdelen (zakken, zakjes en deksels) het aandeel gerecycleerd materiaal en de onderbouwing daarvan, vooruitlopend op de doelen van artikel 7, die op zijn vroegst vanaf 2030 gelden. Niet van toepassing op papier.
• Bewijs voor minimalisering: waarom gewicht en volume functioneel nodig zijn (sterkte, stapelbaarheid, vet- of hittebestendigheid, drukvlak), met de stanstekening en eventuele testresultaten. Artikel 10 geldt vanaf 2030, maar de onderbouwing is gemakkelijker op te bouwen wanneer het artikel wordt gespecificeerd.
• Identificatie: het partij- of lotnummer, gedrukt of aangebracht, en de bevestiging dat uw naam en adres (en die van de importeur) op de verpakking of een gegevensdrager kunnen worden geplaatst.
• Wijzigingsmelding: de toezegging dat u wordt geïnformeerd voordat een materiaal, coating, inktsysteem of papierfabriek wordt gewijzigd.

Bij 9 Packaging wordt de documentatieset per artikel afgestemd tijdens de offerte en de technische beoordeling, omdat die afhangt van materialen, constructie en de landen waar u de verpakking in de handel brengt. U kunt bovenstaande lijst opnemen in uw offerteaanvraag voor verpakkingen.

Hoe verschilt zij van de conformiteitsverklaring voor voedselcontact?

Het zijn aparte documenten met verschillende rechtsgronden. De PPWR-conformiteitsverklaring betreft de eisen voor duurzaamheid en etikettering van verpakkingen (artikelen 5 tot en met 12 van Verordening (EU) 2025/40) en wordt ondertekend door de PPWR-fabrikant. De conformiteitsverklaring voor voedselcontact betreft de veiligheid van materialen die met levensmiddelen in contact komen, op grond van Verordening (EG) 1935/2004 en, voor kunststoflagen, Verordening (EU) 10/2011. Zij wordt in de toeleveringsketen afgegeven door elk bedrijf dat het materiaal of voorwerp in de handel brengt.

Een PFAS-testrapport kan beide documenten onderbouwen, maar het ene document vervangt het andere niet. Over de voedselcontactkant leest u meer in onze gids over naleving van regels voor voedselcontactverpakkingen in de EU, het VK en de VS.

Opzet van een verklaring volgens bijlage VIII

De onderstaande opzet volgt de volgorde van bijlage VIII en voegt de praktische details toe die inkopers doorgaans nodig hebben. Het is een gestructureerde opzet voor overleg met uw compliance-adviseur, geen juridisch sjabloon. Controleer de actuele tekst van bijlage VIII en eventuele richtsnoeren van de Commissie of nationale eisen voordat u een verklaring afgeeft.

1. Nummer van de verklaring: een unieke identificatie van de verpakking (bijvoorbeeld artikelcode plus versie).
2. Naam en adres van de fabrikant en, waar van toepassing, van de gemachtigde.
3. Verklaring dat de conformiteitsverklaring wordt afgegeven onder de uitsluitende verantwoordelijkheid van de fabrikant.
4. Voorwerp van de verklaring: identificatie die traceerbaarheid mogelijk maakt en een beschrijving van de verpakking (formaat, afmetingen, materialen en onderdelen, eenmalig of herbruikbaar, voedselcontact ja/nee). Een verwijzing naar een foto of tekening helpt.
5. Verklaring dat het voorwerp in overeenstemming is met de desbetreffende harmonisatiewetgeving van de Unie: Verordening (EU) 2025/40, met vermelding van de toepasselijke eisen van de artikelen 5 tot en met 12, plus verwijzingen naar andere toegepaste handelingen van de Unie.
6. Verwijzingen naar de geharmoniseerde normen, gemeenschappelijke specificaties of andere technische specificaties waartegen de conformiteit wordt verklaard.
7. Waar van toepassing, gegevens van de aangemelde instantie (normaal gesproken niet van toepassing op verpakkingen die onder module A worden beoordeeld).
8. Aanvullende informatie: bijvoorbeeld de verwijzing naar de technische documentatie, de wijze van identificatie van partij of lot en de versiehistorie.
9. Ondertekening: ondertekend voor en namens, plaats en datum van afgifte, naam en functie, handtekening.

Bewaar de verklaring samen met de technische documentatie en werk haar bij zodra het artikel verandert. Bijlage VIII gebruikt het identificatienummer van de verklaring als voetnootverwijzing, dus houd dat nummer stabiel in alle taalversies.

Volgende stap: bouw het dossier op vóór de volgende herbestelling

Begin met uw artikelen met het hoogste volume en merk. Noteer per artikel de fabrikant en de importeur per leverland en stuur de bovenstaande vragenlijst naar de leverancier bij uw volgende bestelling of specificatiewijziging. Specificeert u nieuwe bedrukte verpakkingen voor EU-markten, stuur dan de artikellijst, de doellanden en het voedselcontactgebruik via onze contactpagina voor een technische beoordeling. Etiketteringsplannen voor dezelfde artikelen komen aan bod in onze gids over PPWR-etiketteringseisen.