Kvalitetssjefen i en kjede ber begerleverandøren om «PPWR-sertifikatet» og får et ettsides brev med logo og signatur. Er det nok? Som regel ikke, og ofte er det ikke engang riktig undertegner. Etter forordning (EU) 2025/40 er PPWR-samsvarserklæringen et strukturert dokument med en fast mal i vedlegg VIII, støttet av teknisk dokumentasjon beskrevet i vedlegg VII, og den utstedes på eneansvar av den forordningen kaller emballasjens «produsent» (manufacturer i den engelske teksten). For emballasje med eget trykk er det ofte merkeeieren, ikke fabrikken.
Denne guiden tar for seg selve dokumentet: hvem som utarbeider det, hva den tekniske dokumentasjonen bak det inneholder, hvor lenge det må oppbevares, hvilket språk det må være på og hvilke data en kjøper bør innhente fra en emballasjeleverandør utenfor EU. For helheten med roller, tidslinjer og krav, start med vår PPWR-oversikt for kjøpere i serveringsbransjen og e-handel. Guiden er ment som orientering for kjøpere, ikke som juridisk rådgivning. Hvem som har hvilken plikt, avhenger av rollen din i hver medlemsstat og bør bekreftes med kompetent myndighet, returselskapet eller en jurist.
Status per oktober 2026. Kilde: forordning (EU) 2025/40, artikkel 15 til 21, 38 og 39 samt vedlegg VII og VIII, på EUR-Lex (eur-lex.europa.eu/eli/reg/2025/40/oj), og Kommisjonens veiledningsmelding C(2026) 3702 av 5. juni 2026, som ikke er rettslig bindende.
Hva er PPWR-samsvarserklæringen?
PPWR-samsvarserklæringen er produsentens skriftlige erklæring om at en emballasjetype oppfyller de kravene i artikkel 5 til 12 i PPWR som gjelder for den: stoffer, gjenvinnbarhet, resirkulert innhold, komposterbarhet, minimering, gjenbrukbarhet og merking. Den følger malstrukturen i vedlegg VIII og må underbygges av teknisk dokumentasjon etter vedlegg VII.
Artikkel 39 fastsetter fire regler som er greie å kjenne til før du ber en leverandør om noe:
- Den fastslår at oppfyllelse av de gjeldende kravene i artikkel 5 til 12 «er påvist», så den er en konklusjon trukket fra dokumentasjon, ikke en erstatning for den.
- Den må følge malstrukturen i vedlegg VIII, inneholde elementene i modulen i vedlegg VII og være «kontinuerlig oppdatert».
- Den må utarbeides på, eller oversettes til, språket eller språkene som kreves av medlemsstaten der emballasjen bringes i omsetning eller gjøres tilgjengelig på markedet.
- Ved å utarbeide den tar produsenten ansvar for at emballasjen er i samsvar med kravene.
Krever andre EU-rettsakter også en EU-samsvarserklæring for samme emballasje eller det emballerte produktet, bør det, der det er hensiktsmessig, utarbeides én felles erklæring som dekker alle (artikkel 39(3)). Kompetente myndigheter forventes å kontrollere riktigheten av en andel av erklæringene hvert år på risikobasis, så dokumentet kommer til å bli lest.
Hvem utarbeider og signerer PPWR-samsvarserklæringen?
Produsenten som definert i artikkel 3(1) nr. 13 utarbeider og signerer erklæringen. For emballasje med eget trykk er det vanligvis virksomheten som lar emballasjen designe eller produsere under eget navn eller varemerke. En restaurantkjede som bestiller merkede begre, eller en detaljist som bestiller merkede forsendelsesesker, er derfor normalt produsenten, selv om en emballasjeprodusent lager varen.
Definisjonen omfatter alle som produserer emballasje, men der en virksomhet lar emballasje designe eller produsere under eget navn eller varemerke, er den virksomheten produsenten, «uavhengig av om et annet varemerke er synlig». Kommisjonens veiledningsmelding C(2026) 3702 anvender dette på serveringsemballasje og transportemballasje: emballasjeprodusenten er normalt produsenten, med mindre emballasjen er tydelig merket av brukeren, og da er brukeren produsent.
| Situasjon | Hvem er PPWR-produsent (vanlig tilfelle) | Merknader |
|---|---|---|
| Kjeden bestiller begre trykt med egen logo | Kjeden | Emballasjeprodusenten gir informasjon etter art. 16 |
| Restauranten kjøper umerkede standardesker fra en katalog | Emballasjeprodusenten (eller den som setter merke på dem) | For utrykte eller generiske varer blir rollen hos produsenten |
| Merkeeier som er mikrovirksomhet, leverandør i samme medlemsstat | Leverandøren | Art. 3(1)(13)(b); gjelder ikke der leverandøren er utenfor EU |
| Importør eller distributør selger emballasje under eget navn, eller endrer den på en måte som kan påvirke samsvaret | Importøren eller distributøren | Art. 21 |
| Emballasjeprodusent utenfor EU selger emballasje under eget merke inn i EU | Emballasjeprodusenten | EU-importøren har da kontrollplikter etter art. 18 |
Tre praktiske konsekvenser følger av dette:
- Unntaket for mikrovirksomheter (færre enn 10 ansatte og omsetning eller balanse på høyst 2 millioner euro) flytter rollen til leverandøren bare når leverandøren er i samme medlemsstat (artikkel 3) eller, som artikkel 15(12) formulerer det, i Unionen. En tyrkisk eller kinesisk emballasjeprodusent kan ikke overta rollen på denne måten.
- Produsenten kan la samsvarsvurderingen utføres på sine vegne, for eksempel av et laboratorium eller leverandøren, og kan gi en autorisert representant fullmakt til å oppbevare dokumentasjonen. Det juridiske ansvaret blir hos produsenten, uansett hvem som har skrevet papirene.
- Nasjonale myndigheter er fortsatt i ferd med å avklare hvordan de anvender definisjonen på tom, trykt serveringsemballasje som utleveres av matvirksomheter. Bekreft statusen din med kompetent myndighet eller returselskapet, særlig hvis du opererer i flere medlemsstater.
Hva importøren må gjøre
Importøren er den EU-etablerte virksomheten som bringer emballasje fra et tredjeland i omsetning i EU. Etter artikkel 18 må importøren, før emballasjen bringes i omsetning, sikre at produsenten har gjennomført samsvarsvurderingen og utarbeidet den tekniske dokumentasjonen etter vedlegg VII, at emballasjen er merket i tråd med artikkel 12 og ledsaget av de nødvendige dokumentene, og at produsentens identifikasjon og kontaktopplysninger er til stede (artikkel 15(5) og (6)).
Importøren setter også sitt eget navn, handelsnavn eller varemerke og sin postadresse på emballasjen, eller angir dem via en databærer eller et vedlagt dokument der det ikke er mulig. Importøren oppbevarer en kopi av erklæringen i 5 eller 10 år, sørger for at den tekniske dokumentasjonen kan fremlegges på forespørsel, og leverer dokumenter til myndighetene innen 10 dager etter en begrunnet anmodning. Har importøren grunn til å tro at emballasjen ikke er i samsvar, må den ikke bringes i omsetning. Når en merkeeier importerer sin egen trykte emballasje, har den ofte både produsentrollen og importørrollen.
Hva inngår i den tekniske dokumentasjonen etter vedlegg VII?
Den tekniske dokumentasjonen er bevismappen bak erklæringen. Vedlegg VII (modul A, intern produksjonskontroll) krever at den gjør det mulig å vurdere samsvaret, omfatter en analyse og vurdering av risikoen for manglende samsvar og inneholder minst elementene nedenfor der de er relevante.
| Element i vedlegg VII | Hva det betyr for trykt emballasje | Typisk dokumentasjon |
|---|---|---|
| (a) Generell beskrivelse og tiltenkt bruk | Varenummer, format, mål, matkontakt ja/nei, engangs eller gjenbrukbar | Spesifikasjonsark |
| (b) Konseptuelt design, produksjonstegninger, materialer i komponentene | Stansetegning, kartong- eller folietype og gramvekt, belegg, trykkfarger, lakker, lim, vinduer, hanker | Stansetegning (PDF), materialliste med vekter |
| (c) Forklaringer som trengs for å forstå (b) | Hvordan komponentene passer sammen og skilles; hvordan emballasjen brukes | Kort teknisk notat |
| (d) Anvendte standarder og spesifikasjoner | Harmoniserte standarder, felles spesifikasjoner eller andre tekniske spesifikasjoner som er brukt, eller løsningen som er valgt der ingen gjelder | Liste med referanser |
| (e) Kvalitativ beskrivelse av vurderingene etter artikkel 6, 10 og 11 | Hvordan gjenvinnbarhet, minimering og (der det er relevant) gjenbrukbarhet er vurdert | Vurderingsnotat |
| (f) Prøverapporter | Laboratorieresultater som det bygges på | PFAS, tungmetaller, repulpbarhet eller andre tester |
Vedlegg VII krever også at produsenten kontrollerer produksjonen slik at serieproduksjonen samsvarer med dokumentasjonen, og artikkel 15(4) krever ny vurdering når design, materialer eller de refererte standardene endres. Bytte av belegg, trykkfargesystem eller kartongleverandør er nettopp den typen endring som bør utløse en gjennomgang av mappen.
Kommisjonens veiledning avklarer to tidsspørsmål. PFAS-grensene i artikkel 5(5) gjelder for emballasje i kontakt med mat fra 12. august 2026, så PFAS-dokumentasjon hører hjemme i mappen nå. For gjenvinnbarhet sier veiledningen at produsenter ikke trenger å gjennomføre PPWR-samsvarsvurderingen før de delegerte rettsaktene om design for gjenvinning etter artikkel 6(4) har trådt i kraft. Frem til da er kravene i det gamle emballasjedirektivet og standarder som EN 13430 fortsatt referansen. Hvordan klassene fungerer, forklarer vi i vår guide til PPWR-klasser for gjenvinnbarhet.
Hvor lenge må erklæringen og den tekniske dokumentasjonen oppbevares?
Produsenten må oppbevare den tekniske dokumentasjonen og erklæringen i 5 år etter at engangsemballasje er brakt i omsetning, og i 10 år etter at gjenbrukbar emballasje er brakt i omsetning (artikkel 15(3) og vedlegg VII punkt 4). Importører oppbevarer en kopi av erklæringen i de samme periodene, og en autorisert representant kan oppbevare dokumentasjonen etter skriftlig fullmakt.
Fordi fristen løper fra emballasjen bringes i omsetning, gir et begerdesign som bestilles på nytt hvert kvartal i tre år en oppbevaringsplikt som strekker seg langt forbi siste levering. Knytt hver erklæring til et varenummer og en versjon, arkiver erstattede versjoner i stedet for å overskrive dem, og behold leverandørdataene som lå til grunn for hver versjon.
Hvilket språk må erklæringen være på?
Erklæringen må utarbeides på, eller oversettes til, ett eller flere språk som kreves av medlemsstaten der emballasjen bringes i omsetning eller gjøres tilgjengelig på markedet (artikkel 39(2)). En kjede som leverer til Tyskland, Østerrike og Nederland bør regne med å trenge tyske og nederlandske versjoner, pluss engelsk hvis det er arbeidsspråket.
For dokumenter som myndighetene ber om, krever artikkel 15(10) et språk som er «lett forståelig for myndigheten», levert elektronisk og på forespørsel på papir, innen 10 dager. Leverandørinformasjon etter artikkel 16 må være på et språk produsenten lett forstår, noe som i praksis ofte er engelsk for en tyrkisk eller asiatisk leverandør.
Hva bør du be om fra en emballasjeleverandør utenfor EU?
Be om informasjonen du trenger for å fullføre den tekniske dokumentasjonen og signere erklæringen selv. Artikkel 16 forplikter leverandører av emballasje eller emballasjematerialer til å gi produsenten «all nødvendig informasjon og dokumentasjon» for å påvise samsvar, inkludert dokumentasjon etter vedlegg VII, på papir eller elektronisk.
En praktisk forespørselsliste for hver trykt vare:
- Materialer og konstruksjon: kartong- eller papirtype og gramvekt, fibertype (nyfiber eller resirkulert fiber), type belegg og beleggvekt, folieoppbygging for laminater og vinduer, trykkfarger og lakker (type, ikke full sammensetning), lim og komponentvekter per enhet.
- Stoffer: en erklæring om summen av bly, kadmium, kvikksølv og seksverdig krom (grense 100 mg/kg etter artikkel 5(4)). For varer i kontakt med mat kreves PFAS-dokumentasjon mot artikkel 5(5): resultater fra målrettet analyse eller en screening av totalt fluorinnhold, og materialleverandørens dokumentasjon på fluorkilden der totalt fluorinnhold overstiger 50 mg/kg. Testmetoder omtales i vår guide til PFAS-fri matemballasje.
- Gjenvinnbarhet: dominerende materiale og kategorien i vedlegg II som varen faller inn under, skillbarhet av komponenter (vinduer, foringer, hanker), og eventuelle repulpbarhets- eller gjenvinnbarhetstester eller uttalelser fra papirfabrikken som foreligger i dag. Beleggvalg sammenlignes i vår guide til barrierebelegg for papiremballasje.
- Resirkulert innhold: for plastkomponenter (poser, ståposer, lokk) andelen resirkulert materiale og dokumentasjonen på den, i forkant av målene i artikkel 7, som gjelder tidligst fra 2030. Gjelder ikke papir.
- Minimeringsdokumentasjon: hvorfor vekten og volumet er nødvendige for funksjonen (styrke, stabling, fett- eller varmebestandighet, trykkflate), med stansetegning og eventuelle testresultater. Artikkel 10 gjelder fra 2030, men begrunnelsen er lettere å bygge opp når varen spesifiseres.
- Identifikasjon: partireferansen som er trykt eller festet, og bekreftelse på at ditt navn og din adresse (og importørens) kan plasseres på emballasjen eller en databærer.
- Varsling om endringer: en forpliktelse til å si fra til deg før materiale, belegg, trykkfargesystem eller kartong- eller papirfabrikk endres.
Hos 9 Packaging avtales dokumentasjonspakken for hver vare under tilbudsprosessen og den tekniske gjennomgangen, fordi den avhenger av materialer, konstruksjon og landene der du skal bringe emballasjen i omsetning. Du kan ta med listen ovenfor i din tilbudsforespørsel for emballasje.
Hvordan skiller den seg fra samsvarserklæringen for matkontakt?
Det er to ulike dokumenter med ulikt rettsgrunnlag. PPWR-samsvarserklæringen dekker krav til emballasjens bærekraft og merking (artikkel 5 til 12 i forordning (EU) 2025/40) og signeres av PPWR-produsenten. Samsvarserklæringen for matkontakt (DoC) dekker sikkerheten til materialer i kontakt med mat etter forordning (EF) nr. 1935/2004 og, for plastlag, forordning (EU) nr. 10/2011, og utstedes langs forsyningskjeden av hver virksomhet som bringer materialet eller gjenstanden i omsetning.
| Punkt | PPWR-samsvarserklæring | Samsvarserklæring for matkontakt (DoC) |
|---|---|---|
| Rettsgrunnlag | Forordning (EU) 2025/40, art. 39, vedlegg VIII | Forordning (EF) nr. 1935/2004; forordning (EU) nr. 10/2011 for plast |
| Formål | Samsvar med regler om emballasjens bærekraft og merking | Næringsmiddelsikkerhet: migrasjon, inerthet, sporbarhet |
| Gjelder for | All emballasje som omfattes | Bare matkontaktmaterialer og -gjenstander |
| Hvem utsteder | PPWR-produsenten (ofte merkeeieren) | Hver aktør i kjeden for sitt materiale eller sin gjenstand |
| Overlapp | PFAS-grensene ligger i PPWR, men dokumenteres med testing for matkontakt | Migrasjonsresultater kan inngå i PPWR-mappen |
En PFAS-prøverapport kan støtte begge. Ingen av dokumentene erstatter det andre. For matkontaktsiden, se samsvar for matkontaktemballasje i EU, Storbritannia og USA.
Oppbygging av erklæringen, punkt for punkt
Oversikten nedenfor følger rekkefølgen i vedlegg VIII og legger til praktiske detaljer som kjøpere gjerne trenger. Den er en strukturert disposisjon til bruk i dialog med samsvarsrådgiveren din, ikke en juridisk mal. Kontroller gjeldende ordlyd i vedlegg VIII og eventuell veiledning fra Kommisjonen eller nasjonale krav før du utsteder en erklæring.
- Erklæringsnummer: en unik identifikasjon av emballasjen (for eksempel varenummer pluss versjon).
- Produsentens navn og adresse og, der det er aktuelt, den autoriserte representantens.
- Erklæring om at erklæringen utstedes på produsentens eget ansvar.
- Erklæringens gjenstand: identifikasjon som gir sporbarhet, og en beskrivelse av emballasjen (format, mål, materialer og komponenter, engangs eller gjenbrukbar, matkontakt ja/nei). En henvisning til foto eller tegning er nyttig.
- Erklæring om at gjenstanden er i samsvar med relevant harmoniseringslovgivning i Unionen: forordning (EU) 2025/40, med angivelse av de gjeldende kravene i artikkel 5 til 12, pluss henvisninger til andre unionsrettsakter som er anvendt.
- Henvisninger til harmoniserte standarder, felles spesifikasjoner eller andre tekniske spesifikasjoner som samsvaret erklæres mot.
- Der det er aktuelt, opplysninger om teknisk kontrollorgan (normalt ikke aktuelt for emballasje som vurderes etter modul A).
- Tilleggsinformasjon: for eksempel referanse til den tekniske dokumentasjonen, metode for identifikasjon av parti og versjonshistorikk.
- Signaturfelt: signert for og på vegne av, sted og dato for utstedelse, navn og stilling, signatur.
Oppbevar erklæringen sammen med den tekniske dokumentasjonen og oppdater den hver gang varen endres. Vedlegg VIII bruker erklæringens identifikasjonsnummer som fotnotehenvisning, så hold dette nummeret stabilt på tvers av språkversjoner.
Neste steg: bygg mappen før neste ombestilling
Velg først varene med størst volum og eget merke. Registrer for hver av dem produsent og importør i hvert leveringsland, og send deretter forespørselslisten ovenfor til leverandøren sammen med neste bestilling eller spesifikasjonsendring. Hvis du spesifiserer ny trykt emballasje for EU-markeder, kan du sende varelisten, målland og bruk i kontakt med mat via kontaktsiden vår for teknisk gjennomgang. Merkingsplaner for de samme varene er dekket i vår guide til krav til merking etter PPWR.