Deklaracja zgodności PPWR: co musi zawierać i kto ją podpisuje

Czym jest deklaracja zgodności PPWR?

Deklaracja zgodności PPWR to pisemne oświadczenie producenta, że dany typ opakowania spełnia mające do niego zastosowanie wymogi art. 5-12 PPWR: dotyczące substancji, recyklingu, zawartości materiału z recyklingu, kompostowalności, minimalizacji, ponownego użycia i oznakowania. Ma strukturę wzoru z załącznika VIII i musi być poparta dokumentacją techniczną zgodną z załącznikiem VII.

Art. 39 wyznacza cztery zasady, które warto znać, zanim poprosi się dostawcę o jakikolwiek dokument:

• Deklaracja stwierdza, że spełnienie mających zastosowanie wymogów art. 5-12 „zostało wykazane”, więc jest wnioskiem wyciągniętym z dowodów, a nie ich zamiennikiem.
• Musi mieć strukturę wzoru z załącznika VIII, zawierać elementy modułu z załącznika VII i być „stale aktualizowana”.
• Musi być sporządzona w języku lub językach wymaganych przez państwo członkowskie, w którym opakowanie jest wprowadzane do obrotu lub udostępniane na rynku, albo przetłumaczona na te języki.
• Sporządzając ją, producent przejmuje odpowiedzialność za zgodność opakowania.

Jeżeli inne akty prawa UE również wymagają deklaracji zgodności UE dla tego samego opakowania lub produktu w opakowaniu, w stosownych przypadkach należy sporządzić jedną deklarację obejmującą wszystkie te akty (art. 39(3)). Od organów właściwych oczekuje się corocznej kontroli prawdziwości części deklaracji, wybieranych na podstawie analizy ryzyka, więc dokument będzie czytany.

Kto sporządza i podpisuje deklarację zgodności PPWR?

Deklarację sporządza i podpisuje producent w rozumieniu art. 3(1) pkt 13. W przypadku opakowań z indywidualnym nadrukiem jest to zwykle podmiot, który zleca zaprojektowanie lub wytworzenie opakowania pod własną nazwą lub znakiem towarowym. Sieć restauracji zamawiająca kubki z własnym logo albo sprzedawca zamawiający markowe pudełka wysyłkowe jest więc zazwyczaj producentem, mimo że wyrób wytwarza przetwórca.

Definicja obejmuje każdego, kto wytwarza opakowania, ale gdy przedsiębiorca zleca zaprojektowanie lub wytworzenie opakowania pod własną nazwą lub znakiem towarowym, to on jest producentem, „niezależnie od tego, czy widoczny jest jakiś inny znak towarowy”. Wytyczne Komisji C(2026) 3702 stosują to do opakowań usługowych i transportowych: producentem jest zasadniczo przetwórca, chyba że opakowanie jest wyraźnie oznakowane marką jego użytkownika, i wtedy producentem jest użytkownik.

Z tego wynikają trzy praktyczne wnioski:

• Wyjątek dla mikroprzedsiębiorstw (mniej niż 10 pracowników oraz obrót lub suma bilansowa nieprzekraczające 2 mln EUR) przenosi rolę producenta na dostawcę tylko wtedy, gdy dostawca ma siedzibę w tym samym państwie członkowskim (art. 3) lub, jak ujmuje to art. 15(12), w Unii. Przetwórca z Turcji czy Chin nie może w ten sposób przejąć tej roli.
• Producent może zlecić przeprowadzenie oceny zgodności w swoim imieniu, na przykład laboratorium lub dostawcy, i może upoważnić przedstawiciela do przechowywania dokumentacji. Odpowiedzialność prawna pozostaje jednak przy producencie, niezależnie od tego, kto przygotował dokumenty.
• Organy krajowe wciąż ustalają, jak stosować tę definicję do pustych opakowań usługowych z nadrukiem, wydawanych przez podmioty prowadzące działalność spożywczą. Swój status warto potwierdzić w organie właściwym lub w organizacji odzysku opakowań, zwłaszcza przy działalności w kilku państwach członkowskich.

Co musi zrobić importer

Importer to przedsiębiorca z siedzibą w UE, który wprowadza do obrotu na rynku UE opakowania z państwa trzeciego. Zgodnie z art. 18 przed wprowadzeniem opakowania do obrotu importer musi upewnić się, że producent przeprowadził ocenę zgodności i sporządził dokumentację techniczną z załącznika VII, że opakowanie jest oznakowane zgodnie z art. 12 i opatrzone wymaganymi dokumentami oraz że podano dane identyfikacyjne i kontaktowe producenta (art. 15(5) i (6)).

Importer umieszcza też na opakowaniu własną nazwę, nazwę handlową lub znak towarowy oraz adres pocztowy, a gdy nie jest to możliwe, podaje je przez nośnik danych lub w dokumencie towarzyszącym. Przechowuje kopię deklaracji przez 5 lub 10 lat, dba o to, by dokumentację techniczną można było przedstawić na żądanie, i przekazuje dokumenty organom w ciągu 10 dni od uzasadnionego wniosku. Jeżeli importer ma powody sądzić, że opakowanie nie jest zgodne, nie może wprowadzić go do obrotu. Gdy właściciel marki sam importuje swoje opakowania z nadrukiem, często łączy rolę producenta i importera.

Co zawiera dokumentacja techniczna z załącznika VII?

Dokumentacja techniczna to zbiór dowodów stojący za deklaracją. Załącznik VII (moduł A, wewnętrzna kontrola produkcji) wymaga, by umożliwiała ocenę zgodności, zawierała analizę i ocenę ryzyka niezgodności oraz obejmowała co najmniej poniższe elementy, o ile mają zastosowanie.

Załącznik VII wymaga również kontroli wytwarzania tak, aby produkcja seryjna odpowiadała dokumentacji, a art. 15(4) wymaga ponownej oceny po zmianie projektu, materiałów lub powołanych norm. Zmiana powłoki, systemu farb lub dostawcy kartonu to właśnie taka zmiana, która powinna uruchomić przegląd dokumentacji.

Wytyczne Komisji zawierają dwie przydatne wskazówki dotyczące terminów. Limity PFAS z art. 5(5) obowiązują dla opakowań w kontakcie z żywnością od 12 sierpnia 2026 r., więc dowody dotyczące PFAS powinny już znajdować się w dokumentacji. W zakresie recyklingu wytyczne wskazują, że producenci nie muszą przeprowadzać oceny zgodności z PPWR, dopóki nie wejdą w życie akty delegowane dotyczące projektowania z myślą o recyklingu na podstawie art. 6(4). Do tego czasu punktem odniesienia pozostają wymogi dotychczasowej dyrektywy w sprawie opakowań i odpadów opakowaniowych oraz normy takie jak EN 13430. Zasady przyznawania klas wyjaśniamy w poradniku Klasy recyklingowalności w PPWR.

Jak długo przechowywać deklarację i dokumentację techniczną?

Producent musi przechowywać dokumentację techniczną i deklarację przez 5 lat od wprowadzenia do obrotu opakowania jednorazowego i przez 10 lat od wprowadzenia do obrotu opakowania wielokrotnego użytku (art. 15(3) i załącznik VII pkt 4). Importerzy przechowują kopię deklaracji przez te same okresy, a upoważniony przedstawiciel może przechowywać dokumentację na podstawie pisemnego pełnomocnictwa.

Ponieważ termin biegnie od wprowadzenia do obrotu, projekt kubka zamawiany co kwartał przez trzy lata tworzy obowiązek przechowywania sięgający znacznie dalej niż ostatnia dostawa. Każdą deklarację warto powiązać z kodem wyrobu i wersją, archiwizować wersje zastąpione zamiast je nadpisywać i zachowywać dane od dostawcy, które potwierdzały każdą wersję.

W jakim języku musi być sporządzona deklaracja?

Deklaracja musi być sporządzona w jednym lub kilku językach wymaganych przez państwo członkowskie, w którym opakowanie jest wprowadzane do obrotu lub udostępniane na rynku, albo przetłumaczona na te języki (art. 39(2)). Sieć dostarczająca opakowania do Niemiec, Austrii i Niderlandów powinna liczyć się z koniecznością przygotowania wersji niemieckiej i niderlandzkiej, a także angielskiej, jeśli jest to jej język roboczy.

W przypadku dokumentów żądanych przez organy art. 15(10) wymaga języka „łatwo zrozumiałego dla tego organu”, przekazanych drogą elektroniczną, a na żądanie także w formie papierowej, w ciągu 10 dni. Informacje od dostawcy na podstawie art. 16 muszą być w języku łatwo zrozumiałym dla producenta, co przy dostawcy z Turcji lub Azji oznacza w praktyce zwykle angielski.

O co prosić dostawcę opakowań spoza UE?

Należy poprosić o informacje potrzebne do uzupełnienia dokumentacji technicznej i samodzielnego podpisania deklaracji. Art. 16 zobowiązuje dostawców opakowań lub materiałów opakowaniowych do przekazania producentowi „wszelkich informacji i dokumentacji niezbędnych” do wykazania zgodności, w tym dokumentacji z załącznika VII, w formie papierowej lub elektronicznej.

Dla każdego wyrobu z nadrukiem warto poprosić o:

• Materiały i konstrukcja: gatunek i gramatura kartonu lub papieru, rodzaj włókna (pierwotne lub z recyklingu), rodzaj powłoki lub warstwy wewnętrznej i jej gramatura, struktura folii dla laminatów i okienek, farby i lakiery (rodzaj, nie receptura), kleje oraz masa poszczególnych komponentów na sztukę.
• Substancje: oświadczenie o sumie ołowiu, kadmu, rtęci i chromu sześciowartościowego (limit 100 mg/kg wg art. 5(4)); dla wyrobów w kontakcie z żywnością dowody dotyczące PFAS wg art. 5(5): wyniki analizy ukierunkowanej lub badania przesiewowego na zawartość fluoru całkowitego oraz dowód od dostawcy materiału dotyczący źródła fluoru, jeśli zawartość fluoru całkowitego przekracza 50 mg/kg. Metody badań opisujemy w poradniku Opakowania spożywcze bez PFAS.
• Informacje o recyklingu: dominujący materiał i kategoria z załącznika II, do której należy wyrób, rozdzielalność komponentów (okienka, wkładki, uchwyty) oraz dostępne obecnie badania rozwłóknialności lub zdolności do recyklingu albo oświadczenie papierni. Porównanie rozwiązań dotyczących powłok znajdą Państwo w poradniku Powłoki barierowe do opakowań papierowych.
• Zawartość materiału z recyklingu: dla komponentów z tworzyw sztucznych (torebki, woreczki, pokrywki) udział materiału z recyklingu i jego dokumentacja, z myślą o celach z art. 7 obowiązujących najwcześniej od 2030 r. Nie dotyczy papieru.
• Dowody minimalizacji: dlaczego masa i objętość są potrzebne ze względu na funkcję (wytrzymałość, sztaplowanie, odporność na tłuszcz lub ciepło, pole nadruku), wraz z rysunkiem wykrojnika i wynikami ewentualnych badań. Art. 10 obowiązuje od 2030 r., ale uzasadnienie łatwiej przygotować, gdy wyrób jest już dokładnie opisany.
• Identyfikacja: numer partii lub serii nadrukowany albo naniesiony na opakowanie oraz potwierdzenie, że Państwa nazwę i adres (oraz importera) można umieścić na opakowaniu lub nośniku danych.
• Powiadamianie o zmianach: zobowiązanie do poinformowania Państwa przed zmianą jakiegokolwiek materiału, powłoki, systemu farb lub papierni.

W firmie 9 Packaging zakres dokumentacji dla każdego wyrobu uzgadnia się na etapie wyceny i przeglądu technicznego, ponieważ zależy on od materiałów, konstrukcji i krajów, w których opakowania będą wprowadzane do obrotu. Powyższą listę można dołączyć do zapytania ofertowego, zob. poradnik Zapytanie ofertowe na opakowania.

Czym różni się od deklaracji zgodności dla materiałów w kontakcie z żywnością?

To odrębne dokumenty o różnych podstawach prawnych. Deklaracja zgodności PPWR dotyczy wymogów w zakresie zrównoważonego charakteru i oznakowania opakowań (art. 5-12 rozporządzenia (UE) 2025/40) i jest podpisywana przez producenta w rozumieniu PPWR. Deklaracja zgodności dla materiałów w kontakcie z żywnością (DoC) dotyczy bezpieczeństwa materiałów w kontakcie z żywnością na podstawie rozporządzenia (WE) 1935/2004 oraz, w przypadku warstw z tworzyw sztucznych, rozporządzenia (UE) 10/2011, i jest wystawiana w łańcuchu dostaw przez każdy podmiot wprowadzający materiał lub wyrób do obrotu.

Jedno sprawozdanie z badań na PFAS może służyć obu dokumentom. Żaden z nich nie zastępuje drugiego. O stronie dotyczącej kontaktu z żywnością piszemy w poradniku Zgodność opakowań w kontakcie z żywnością w UE, Wielkiej Brytanii i USA.

Struktura deklaracji zgodności PPWR

Poniższy zarys odpowiada kolejności z załącznika VIII i uzupełnia ją o szczegóły praktyczne, których zwykle potrzebują kupujący. Jest to uporządkowany zarys do omówienia z doradcą ds. zgodności, a nie wzór prawny. Przed wystawieniem deklaracji należy sprawdzić aktualne brzmienie załącznika VIII oraz ewentualne wytyczne Komisji i wymogi krajowe.

1. Numer deklaracji: niepowtarzalna identyfikacja opakowania (na przykład kod wyrobu i wersja).
2. Nazwa i adres producenta oraz, w stosownych przypadkach, upoważnionego przedstawiciela.
3. Oświadczenie, że deklaracja jest wydawana na wyłączną odpowiedzialność producenta.
4. Przedmiot deklaracji: identyfikacja umożliwiająca identyfikowalność oraz opis opakowania (format, wymiary, materiały i komponenty, jednorazowe lub wielokrotnego użytku, kontakt z żywnością tak/nie). Pomocne jest odniesienie do zdjęcia lub rysunku.
5. Oświadczenie, że przedmiot deklaracji jest zgodny z odpowiednimi unijnymi przepisami harmonizacyjnymi: rozporządzeniem (UE) 2025/40, z wymienieniem mających zastosowanie wymogów art. 5-12, a także odniesienia do innych stosowanych aktów UE.
6. Odniesienia do norm zharmonizowanych, wspólnych specyfikacji lub innych specyfikacji technicznych, w stosunku do których deklarowana jest zgodność.
7. W stosownych przypadkach dane jednostki notyfikowanej (zwykle nie dotyczy opakowań ocenianych w module A).
8. Informacje dodatkowe: na przykład odniesienie do dokumentacji technicznej, sposób oznaczania partii lub serii oraz historia wersji.
9. Blok podpisu: podpisano w imieniu i na rzecz, miejsce i data wystawienia, imię i nazwisko oraz stanowisko, podpis.

Deklarację należy przechowywać razem z dokumentacją techniczną i aktualizować przy każdej zmianie wyrobu. Załącznik VIII odwołuje się w przypisie do numeru identyfikacyjnego deklaracji, dlatego numer ten powinien być taki sam we wszystkich wersjach językowych.

Następny krok: przygotowanie dokumentacji przed kolejnym zamówieniem

Warto zacząć od wyrobów z nadrukiem o największym wolumenie. Dla każdego z nich należy ustalić producenta i importera w każdym kraju dostawy, a następnie przesłać dostawcy powyższą listę przy kolejnym zamówieniu lub zmianie specyfikacji. Jeśli planują Państwo nowe opakowania z nadrukiem na rynki UE, prosimy o przesłanie przez formularz kontaktowy listy wyrobów, krajów docelowych i informacji o kontakcie z żywnością, aby przeprowadzić przegląd techniczny. Plany oznakowania tych samych wyrobów omawiamy w poradniku Wymogi PPWR dotyczące oznakowania.