Deze gratis Excel-template voor de offerteaanvraag van bedrukte verpakkingen bevat één rij per SKU, keuzelijsten voor de velden die de meeste onvergelijkbare offertes veroorzaken en een leeg raster om leveranciers op gelijke basis te vergelijken. Download het bestand, vul voor elk artikel één rij in en stuur hetzelfde bestand naar elke leverancier op uw shortlist. Een e-mailadres is niet nodig.
DOWNLOADEN: packaging-rfq-template.xlsx
De template volgt de velden uit onze gids voor de offerteaanvraag van verpakkingen, waarin staat waarom elk veld de offerte beïnvloedt en hoe u de antwoorden vergelijkt. Deze pagina beschrijft alleen het bestand zelf. Met een optioneel vakje kunt u een bericht aanvragen wanneer de template wordt bijgewerkt; de download zit niet achter een formulier.
Wat zit er in de template?
De werkmap bevat zes bladen: Instructies, Specificatie, Drukbestand en bedrukking, Conformiteit en documenten, Logistiek en Leveranciersvergelijking. De vier gegevensbladen delen een SKU-code, zodat één artikel op alle bladen op dezelfde rij blijft staan.
| Blad | Wat het vastlegt | Kolommen |
|---|---|---|
| Instructies | Leesvolgorde, regels en kleurcode (wit = invullen, lichtblauw = keuzelijst, grijs = formule, geel = voorbeeldrij). | - |
| Specificatie | Product, afmetingen, materiaal, afwerkingen en hoeveelheden. Eén rij per SKU. | 27 |
| Drukbestand en bedrukking | Drukproces, kleuren, dekking, goedkeuring en status van het drukbestand. Eén rij per SKU, dezelfde SKU-code als op het blad Specificatie. | 13 |
| Conformiteit en documenten | Markten, voedselcontact, vereiste documenten en te drukken claims. Eén rij per SKU. | 17 |
| Logistiek | Verpakking, palletisering, Incoterm, bestemming en commerciële voorwaarden. Eén rij per SKU. | 23 |
| Leveranciersvergelijking | Leeg scoreraster voor maximaal vier leveranciers. | - |
Welke kolommen staan op het blad Specificatie?
Het blad Specificatie bevat het product, de afmetingen, het materiaal, de afwerkingen en de hoeveelheden. De kolommen zijn: SKU-code; Artikeltype; Beoogd gebruik; Vervangt bestaand artikel; Samples verzonden; Maatbasis; Lengte of breedte; Zijvouw of breedte; Hoogte of diepte; Inhoud; Tolerantie; Basismateriaal; Grammatuur; Dikte of foliedikte; Vezeltype; Minimaal gerecycled gehalte; Gecertificeerde vezels vereist; Barrière; Beperkingen; Afwerkingen en kenmerken; Optionele afwerkingen apart te offreren; Hoeveelheid per bestelling; Staffelhoeveelheid 2; Staffelhoeveelheid 3; Geschatte jaarafname; Leverpatroon; Toegestane over- en onderlevering. Afmetingen staan in millimeter, grammatuur in g/m² en foliedikte in micron. Via de kolom Maatbasis geeft elke maatkolom aan of het om binnenmaat, buitenmaat of plat (uitgevouwen) formaat gaat.
Wat vragen de andere bladen?
Kolommen op het blad Drukbestand en bedrukking: SKU-code; Drukproces; Kleuren buitenzijde; Kleuren binnenzijde; Pantone-referenties; Kleurreferentie; Inktdekking buitenzijde; Inktdekking binnenzijde; Drukpositie; Methode kleurgoedkeuring; Status drukbestand; Bestandsformaat; Stanstekening van leverancier nodig.
Kolommen op het blad Conformiteit en documenten: SKU-code; Bestemmingsmarkt; Voedselcontact; Voedseltemperatuur; Contacttijd; Conformiteitsverklaring (DoC) voor voedselcontact (EU of VK); Verklaring US FDA; Migratietestrapport; Testrapport PFAS of totaal fluor; Technisch gegevensblad; PPWR-leveranciersinformatie (input voor technische documentatie); Verklaring zware metalen; Bewijs van recyclebaarheid; EPR-gegevens: gewicht per eenheid per materiaal; Te drukken claims of keurmerken; Bewijs voor claims beschikbaar; Markering “PRODUCT BEVAT PLASTIC” vereist.
Kolommen op het blad Logistiek: SKU-code; Stuks per bundel; Stuks per omdoos; Maximaal omdoosgewicht; Etikettering omdoos; Pallettype; Maximale pallethoogte incl. pallet; Maximaal palletgewicht; Rekfolie; Hoekbeschermers; ISPM 15 hittebehandelde pallet; Laadwijze; Incoterm (Incoterms 2020); Genoemde plaats; Bestemmingsland; Afleveradres en ontvangstbeperkingen; Gewenste leverdatum; Deelleveringen toegestaan; Importeur (importer of record); Valuta; Gevraagde betalingsvoorwaarden; Vereiste geldigheid offerte; Gereedschap apart geoffreerd. De kolom Incoterm accepteert alleen Incoterms 2020-regels en de kolom Genoemde plaats moet zijn ingevuld, omdat een offerte zonder genoemde plaats onvolledig is.
Welke keuzelijsten gebruikt de template?
Elk veld waarin vrije tekst tot onvergelijkbare offertes leidt, heeft een keuzelijst. Hieronder staan de lijsten waarover inkopers de meeste vragen hebben.
| Veld | Toegestane waarden |
|---|---|
| Maatbasis | Binnenmaat; Buitenmaat; Plat (uitgevouwen) |
| Basismateriaal | Bruin kraftpapier; Wit (gebleekt) kraftpapier; Gerecycled kraftpapier; MG-papier; Vetvrij papier; Vouwdooskarton (FBB); SBS-karton; Duplexkarton (WLC); Golfkarton E-golf; Golfkarton B-golf; Golfkarton microgolf; Bekerkarton; LDPE-folie; HDPE-folie; Laminaat (omschrijven in opmerkingen); Graag advies |
| Barrière | Geen; Vetbestendig; Vochtbestendig; PE-coating; Dispersielak; PLA-coating; Was; Functionele minerale-oliebarrière; Graag advies |
| Incoterm (Incoterms 2020) | EXW; FCA; FOB; CIF; CPT; CIP; DAP; DDP |
| Pallettype | EUR/EPAL 1 (1200 x 800 mm); EUR 2 / industrieel (1200 x 1000 mm); VK-standaard (1200 x 1000 mm); US GMA (48 x 40 in); Geen voorkeur |
| Leverpatroon | Eenmalige levering; Geplande afroepen; Leverancier houdt voorraad aan |
| Drukproces | Graag advies; Flexo; Offset; Digitaal; Diepdruk (rotogravure) |
De lijst met pallettypes volgt de gangbare standaarden: de europallet van 1.200 x 800 mm, de industriële pallet en VK-pallet van 1.200 x 1.000 mm en de US GMA-pallet van 48 x 40 inch (circa 1.219 x 1.016 mm). Kies “Geen voorkeur” alleen als uw magazijn elk van deze pallets kan verwerken.
Hoe werkt de voorbeeldrij?
Rij 3 van het blad Specificatie is ingevuld met een voorbeeld: een blokbodemzak (SOS-zak) met als SKU-code “VOORBEELD (verwijderen)”. De rij toont het verwachte formaat, zoals millimeters in de maatkolommen en een geheel aantal stuks in de hoeveelheidskolom. De waarden zijn illustratief en geen aanbeveling of typische specificatie. Verwijder de rij voordat u het bestand verstuurt.
| Kolom | Voorbeeldwaarde |
|---|---|
| Artikeltype | Blokbodemzak (SOS-zak) |
| Maatbasis | Binnenmaat |
| Lengte of breedte x zijvouw x hoogte | 260 x 150 x 350 mm |
| Tolerantie | 3 mm |
| Basismateriaal en grammatuur | Bruin kraftpapier, 80 g/m² |
| Barrière | Vetbestendig |
| Hoeveelheid per bestelling en staffels | 50.000 stuks; 25.000 en 100.000 |
| Leverpatroon | Geplande afroepen |
Hoe scoort het blad Leveranciersvergelijking offertes?
Het blad bevat een leeg raster voor vier leveranciers. U vult wegingen in die opgeteld 100 zijn en scores van 1 tot 5, waarna het blad een gewogen totaal berekent. De formule in woorden: vermenigvuldig per leverancier elke score met de bijbehorende weging, tel de uitkomsten op en deel door 100. Het resultaat ligt tussen 1 en 5.
Gewogen totaal = SUMPRODUCT(weights, scores) / 100
Prijzen en gereedschapskosten vult u in als bedragen; die krijgen geen score. Vergelijk ze daarom op basis van dezelfde Incoterm en genoemde plaats voordat u scores toekent. Een controlecel kleurt rood als de wegingen opgeteld niet 100 zijn. Het blad is bewust leeg: de wegingen hangen af van wat voor uw bedrijf belangrijk is.
Volgende stap: stuur hetzelfde bestand naar elke leverancier
Stuur elke leverancier dezelfde versie, zodat alle offertes op dezelfde specificatie antwoorden. Voeg samples of een foto van het artikel in gebruik toe, plus eventuele conceptdrukbestanden. Wordt de verpakking in de EU verkocht, noteer dan op het blad Conformiteit de documenten die u nodig hebt en raadpleeg de PPWR-checklist voor de bewijsstukken die u kunt opvragen. 9 Packaging is een in Istanbul gevestigde B2B-fabrikant en exporteur van bedrukte verpakkingen en offreert op basis van ingevulde specificaties; definitieve details worden bevestigd bij de technische beoordeling. Stuur uw offerteaanvraag naar ons team.